Lojmanda yer sağlanamayan öğretim üyeleri için

AĞ HESAPLARI YÖNETİM
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 18.05.2011
: 01
: CIT
:1/5
1. AMAÇ:
Bu prosedür, ağ hesaplarının yönetimiyle ilgili izlenen yöntem ve bilgileri içerir.
2. KAPSAM:
Bu prosedür, Koç Üniversitesi’ne bağlı tüm çalışanları kapsar.
3. REFERANSLAR:
4. SORUMLULUKLAR:
4.1.
Bu prosedürün uygulatılmasından Rektör sorumludur.
4.2.
Bu prosedürün hazırlanmasından ve/veya güncellenmesinden Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü
sorumludur.
4.3.
Yöntemin uygulanmasından Koç Üniversitesi Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü sorumludur.
5. TANIMLAR
5.1.
Ağ kullanıcı adları
Kayıt Kabul Müdürlüğünce onaylanmış ve bildirilmiş KU öğrencileri, Koç Üniversitesi “ağ kullanıcı
adı” almaya hak kazanmıştır.
Fakülte dekanlıkları tarafından bildirilen fakülte üyelerine ve İnsan Kaynakları bölümü tarafından
bildirilen personeller, Koç Üniversitesi “ağ kullanıcı adı” almaya hak kazanmıştır.
5.2.
Ağ kullanıcı adı kullanımı
“Kullanıcı adı” kişiye özeldir, sadece o kişi tarafından kullanılabilinir.
“Kullanıcı adı”, Üniversite’nin finansal hesapları için imza yetkisi olan kişi tarafından kullanılabilinir.
“Kullanıcı adı” , Üniversite’nin eğitim, öğretim, araştırma ve diğer servislerinde ve Üniversite’nin
bilgisayar kullanımı yetkileri dâhilinde kullanılabilinir.
5.3.
Ağ şifreleri
“P03-BI-001_Kullanici_Sifre_Proseduru” dokümanında detaylı içerik sağlanmıştır.
Şifre hiçbir 3. şahısla paylaşılmamalıdır.
Ortak paylaşım bilgisayarlarında kullanım bittiğinde, sistemden çıkılmalıdır. Aksi takdirde açık kalan ağ
hesabından diğer kişiler bilgilere erişebilir ve istenmeyen durumlar oluşabilir.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır.
AĞ HESAPLARI YÖNETİM
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 18.05.2011
: 01
: CIT
:2/5
6. YÖNTEM:
6.1 Ağ hesaplarının açılması/kapatılması

Fakülte ve Personel Ağ Hesapları
Fakülte üyeleri için ağ ve gmail hesapları isteği fakülte sekreterleri tarafından Manageengine web ara
yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu doldurarak yapılır. Hesaplar, sistem yöneticisi tarafından
açıldıktan sonra fakülte sekreterine bildirilir. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı
erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Ayrılan
fakülte üyelerinin ağ hesaplarının kapatılması için fakülte sekreteri Bilgi Teknolojileri Merkezi’ne bilgi
verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır. İstenirse üniversiteye gelen mailler, fakülte üyesinin istediği
e-mail hesabına bir süreliğine yönlendirilir.
Personel için ağ hesapları isteği İnsan Kaynakları bölümü tarafından Manageengine web ara yüzünden
Ağ ve Mail Hesap İstek Formu linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. Ağ ve exchange mail hesabı, sistem
yöneticisi tarafından açıldıktan sonra İnsan Kaynakları bölümüne bildirilir. Ortak dosya erişimleri,
kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap
açıldığı sırada tanımlanır. Ayrılan personelin ağ hesaplarının kapatılması için İnsan Kaynakları bölümü
sekreteri Bilgi Teknolojileri Merkezi’ne bilgi verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır.
Açılan her fakülte üyesi hesabı ALLFACULTY mail grubuna, her idari personel hesabı ALLSTAFF mail
grubuna üye yapılır.

Öğrenci Hesapları
Kayıt Kabul Müdürlüğü her dönem başı Bilgi Teknolojileri Merkezi’ne öğrenci listesini gönderir. Bu
listeye göre öğrenci ağ ve gmail hesapları oluşturulur. Ortak dosya erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ
yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır.
Açılan her öğrenci hesabı ALLSTUDENTS mail grubuna üye yapılır.

Mezun Hesapları
Kayıt Kabul Müdürlüğü her dönem sonu Bilgi Teknolojileri Merkezi’ne öğrenci listesini gönderir. Bu
listeye göre öğrenci mezun gmail hesapları açılır. Öğrenci hesabı 1 sene daha açık tutulur.
Açılan her mezun hesabı ALLALUMNI mail grubuna üye yapılır.

Lojman eş RES hesapları
Fakülte eşleri gmail hesapları isteği fakülte sekreterleri tarafından Manageengine web ara yüzünden Ağ
ve Mail Hesap İstek Formu doldurarak yapılır. Hesaplar, sistem yöneticisi tarafından açıldıktan sonra
fakülte sekreterine bildirilir. Ayrılan fakülte üyelerinin ağ hesaplarının kapatılması için fakülte sekreteri
Bilgi Teknolojileri Merkezi’ne bilgi verir. Ağ hesapları bu isteğe göre kapatılır.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır.
AĞ HESAPLARI YÖNETİM
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 18.05.2011
: 01
: CIT
:3/5
Açılan her eş hesabı ALLSPOUSE mail grubuna üye yapılır.

Seminer / Kulüp e-mail ve web hesapları
Seminer / Kulüp için ağ hesapları isteği fakülte üyesi veya Öğrenci Dekanlığı tarafından Manageengine
web ara yüzünden Ağ ve Mail Hesap İstek Formu linkindeki bilgileri doldurarak yapılır. Ortak dosya
erişimleri, kullanılabilir disk kotası, ağ yazıcı erişimleri ve ağ üzerinde çalışabilecekleri özel home
dizinleri hesap açıldığı sırada tanımlanır. Her kullanıcı hesabındaki home dizininde yayınlayabileceği bir
web sitesi oluşturabilir.
6.2 Ağ hesaplarının kontrolü
Ağ hesaplarının kontrolünde hesaplarda dosya erişim haklarının kontrolü, yazıcı erişim ve kotaları, disk
kotalarının kontrolleri ve virüs taraması yapılmaktadır.
Dosya paylaşım ve yazıcı erişim hakları fakülte, personel ve öğrenci olma durumuna göre ayarlanır. Eğer
öğrenci/asistan sistem üzerinde ek bir erişim hakkı isterse, bunu hocasına bildirebilir. Manageengine iş
takip programı web ara yüzünden iş açılarak sistem üzerinde ek erişim hakları verilir.
Tüm öğrencilere ve asistanlara her dönem başı 500 sayfalık ücretsiz yazıcı kotası verilmektedir. Bunun
dışında ek kota gerekirse Servis Masası aracılığıyla hesaplara yazıcı kotası yüklenebilir. Özel olarak
üniversiteye bağlı çalışan asistanlar için hocalarının talebiyle, fakülte sekreterinin Manageengine web ara
yüzünden iş açmasıyla ek yazıcı kotası verilebilir.
Disk kotaları sunucu kapasitelerine göre verilmektedir. Tüm fakülte ve personelin sistem üzerinde 2GB
disk kotaları bulunmaktadır, Öğrencilerin 350mb disk kotaları bulunmaktadır. Ayrıca fakülte ve
personel’in diğer sistemler üzerinde ek kotaları bulunmaktadır. Eğer ana sistem üzerinde yetersiz kotanız
kaldığı için hesap kitlenirse, Manageengine web ara yüzünden iş açabilir veya 1111’den servis masası
aranabilir. Ek olarak verilen kotayla kullanıcı gerekli olamayan dosyalarını silip, sistem üzerinde yer
açabilir. Daha sonra işlemi bittiğinde kota eski haline getirilir.
Virüs kontrolleri sırasında bulunan virüsler anında temizlenir. Gerektiği takdirde çabuk yayılan virüslerin
olduğu durumda kişinin hesabı kapatılır ve kendisine telefon veya maille durum hakkında bilgi verilir. Ağ
hesabı kapatılsa da e-maillerine halen ulaşabilir. Kişi, Bilgi Teknolojileri Merkezi’ni arayıncaya kadar
hesabı kapalı kalır. Virüsler çoğunlukla kişilerin kendi özel bilgisayarlarından yayıldığı için bu
bilgisayarlarda virüs tarama programının bulunması, güncellemelerinin yapılması ve kontrol edilmesi
zorunludur.
6.3 Ağ’daki Paylaşım Dosyaları’na Erişim ve Kullanım Kuralları
Her dönem başında Kayıt Kabul Müdürlüğü’nden ders listeleri alınır. Bu listeye göre her derse F:\Courses
dizini altında dosyalar açılır. Kurs dosya isimleri KUAIS’de bildirilen ders kodlarına göre belirlenir. Her
dersin hocasına dersinin dizini üzerinde gerekli erişim hakları verilir. Her ders dizini altına “Homework”
ödevlerin toplanabileceği dosya ve “Share” ders notlarının paylaşılabileceği birer dizin açılır. Öğrenci
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır.
AĞ HESAPLARI YÖNETİM
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 18.05.2011
: 01
: CIT
:4/5
ödevini kayıtlı olduğu dersin ödev dizinine “Homework” kopyalayabilir ve yine dersinin paylaşım
dizinindeki “Share” dosyaları okuyabilir. Dersin hocası “Share” dizinine koyduğu dosyalardan, öğrenciler
de “Homework” dizinine koyduğu dosyalardan sorumludur.
Ağ’daki ders dizinleri fakülte üyelerinin öğrencilerle dosya paylaşabilmesi ve ödevleri toplaması için
oluşturulmuştur. Bilgi Teknolojileri Merkezi ödevlerin toplanmasında ve dosyaların öğrencilerle
paylaşımında bu yöntemi önermektedir. E-mail’le toplanan ödevlerin herhangi bir garantisi yoktur.
Her idari bölüm ve her fakülte için oluşturulmuş ortak paylaşım dosyaları mevcuttur.
Üniversite içi kullanım için yazılımlarda paylaşılmıştır. Lisansla ilgili gereksinimlerde [email protected]
adresinden bilgi alınabilir.
Paylaşım dosyalarına erişim:
FTP, Novell Client veya Netstorage ile web üzerinden sisteme login ettikten sonra F:\ dizininden
erişilebilinir. (Courses, Software ve Share gibi)
6.4 Web üzerinden Ders web sitelerine, mail gruplarına, takvimlere ve dosyalara erişim
Her dönem başı KUAIS sisteminden ders listeleri alınarak, her ders için http://my.ku.edu.tr adresinde web
sitesi, mail grubu ve takvim oluşturulur. Dersin hocasına kullanabilmesi için tam yetki verilir. Mail
gruplarına dersin öğrencileri üye yapılır. Dolayısıyla her hocanın,
http://courses.ku.edu.tr/course-code şeklinde bir web sitesi,
[email protected] şeklinde mail grubu ve http://my.ku.edu.tr adresinden erişebileceği ders takvimi
ve dokümanları olur.
6.5 Destek
Konularla ilgili problem veya sorunlar için 1111 Servis Masası’ndan veya Manageengine web ara
yüzünden http://cit.ku.edu.tr iş açılarak yardım alınır.
7. KAYITLAR
Yoktur.
8. GÖZDEN GEÇİRME
Bu yönergeyi gözden geçirme ve güncelleştirme sorumluluğu Bilgi Teknolojileri Direktörlüğü’ne aittir. Gözden
geçirme her yıl Nisan ayında yapılır.
NOT:
Baskı alındığında, özel olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır.
AĞ HESAPLARI YÖNETİM
PROSEDÜRÜ
P03-BI-007
Tarih
Güncelleme No.
Sorumlu Birim
Sayfa
: 18.05.2011
: 01
: CIT
:5/5
DEĞİŞİKLİK/ DAĞITIM/ ONAY TABLOSU:
Değişen sayfa
Tarih
Değişiklik
Değişikliği yapan
Dağıtım (İlgili Bölümler)
Tüm Akademik ve İdari çalışanlar
Uygunluk Onayı (İnsan Kaynakları Direktörü):
NOT:
Yürürlük Onayı (Rektör) :
Baskı alındığında, özel olarak İnsan Kaynakları Direktörlüğü tarafından işaretlenmemiş kopyalar “Kontrolsüz kopya” dır.