tc maliye b - Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü

T.C.
MALİYE BAKANLIĞI
Başhukuk Müşavirliği ve Muhakemat Genel Müdürlüğü
Sayı :
Konu :
26660611-640-[15189]-4721
Yazışma Usul ve Esasları ve
Dosyalama İşlemleri
16/03/2015
İÇ GENELGE
(2015/2)
I - YAZIŞMALARDA DİKKAT EDİLECEK HUSUSLAR
1) Doğrudan Yazışma Yetkisi
659 sayılı Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri ve Özel Bütçeli İdarelerde
Hukuk Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Kanun Hükmünde Kararnamede, muhakemat
müdürleri ile defterdar ve malmüdürlerine doğrudan yazışma yetkisi veren herhangi bir
hüküm bulunmadığından, yapılacak yazışmaların Muhakemat müdürlüğü ve müdürlük
olmayan yerlerde Hazine avukatlıkları tarafından 5442 sayılı İl İdaresi Kanununa göre
yapılması esastır.
Bununla birlikte, dava ve icra işlerinin yoğunluğu ve süreli işlerde zaman kaybının
önlenmesi açısından, dava ve icra işlerine ilişkin olmak üzere, imza yetkisinin Valilik ve
Kaymakamlık makamından Muhakemat müdürlerine ve Hazine avukatlarına devrinin
sağlanması halinde, yazışmalar Muhakemat müdürleri ve Hazine avukatları tarafından da
yapılabilecektir.
2) Başbakanlıkla Yapılacak Yazışmalar
Başbakanlıkla Yapılacak Yazışma Esaslarına ilişkin 23/05/2003 tarih ve 2003/32
sayılı Başbakanlık Genelgesinde; Başbakanlığa gönderilecek yazıların bizzat Bakanlar
tarafından imzalanması, herhangi bir teklif içermeyen bilgi niteliğindeki yazıların ise
Müsteşar tarafından imzalanabileceği öngörülmüştür.
Bu nedenle, Başbakanlık ile hiçbir şekil ve surette doğrudan yazışma yapılmaması,
gerekli durumlarda Bakanlığımıza konu intikal ettirilerek Bakanlığımızdan alınacak talimata
göre işlem yapılması gerekmektedir.
3) Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe
Uyulması
Resmi yazışmalarda, 02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ayrıntılı bilgi için irtibat:A.DADALI TOPÇU
Telefon: 4151324 Faks: 4175915
e-posta: Elektronik Ağ: www.maliye.gov.tr
“Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” hükümlerine
titizlikle uyulması zorunludur.
4) Yazışmalarda İlgi Gösterilmesi
Bakanlık veya ilgili birimlere yazılan yazılarda daha önce yazışma yapılmış ise tarih ve
sayıları mutlaka belirtilecektir.
5) Her İş ve Dosya İçin Ayrı Yazışma Yapılması
Bakanlık ile yapılacak yazışmalarda konular aynı olsa bile takip edilen her iş ve dosya
için ayrı yazı yazılacaktır.
II - DOSYALAMA İŞLEMLERİ
1) Dava ve icra takip dosyaları, mahkeme ve icra takip dosyalarında bulunan belge ve
duruşma zabıt örneklerini kapsayacaktır.
2) Dava ve icra takip muamelelerine ilişkin işler (dava, cevap, bilirkişi raporuna itiraz
ve temyiz dilekçelerinin verilmesi, gerekli masrafların yapılması vb.), görevli memura
(muakkibe), muakkip (takip memuru) fişi ile verilmeli, işin yapılmasını takiben fişin bir
nüshası ilgili kısma muakkip tarafından tarih konulup imza atıldıktan sonra Hazine avukatına
iade edilerek, muakkip fişi dosyasına konulacaktır.
3) Dosya gömleğinin sağ tarafına METOP numarası, METOP kullanılmayan yerlerde
dava ve icra kayıt defterindeki sıra numarası yazılacaktır.
4) Dosya gömleğine yukarıdaki kayıtlardan başka, davacı, davalı, üçüncü şahıs,
davanın konusu, mahkemesi, mahkeme dosya numarası, davanın açıldığı tarih, davayı takip
eden Hazine avukatı ve duruşma günleri yazılacaktır.
5) Bozma nedeni ile değişen esas numarası ve bu dosya ile ilgisi olan diğer dosya
numaraları "not" şeklinde belirtilecektir.
6) Dava sonunda icra takibinde bulunulduğu zaman dosya gömleğine; alacaklı, borçlu,
alacak miktarı, icra müdürlüğü ve icra dosya numarası ile icraya başlandığı tarih yazılacaktır.
7) Dava ve
gösterilmeyecektir.
icra
takip
dosyaları,
yetkili
ve
görevli
olmayan
şahıslara
8) Dosyalar kilitli dolaplarda muhafaza edilmeli, mesai saatinin sonunda çalışma
masasının üstünde bırakılmayacaktır.
9) Dosyalar kirlendiğinde, yıprandığında yenileri ile değiştirilmeli ve değiştirilen
dosyadaki kayıtlar yeni dosya gömleğine aynen işlenecektir.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ayrıntılı bilgi için irtibat:A.DADALI TOPÇU
Telefon: 4151324 Faks: 4175915
e-posta: Elektronik Ağ: www.maliye.gov.tr
10) Bakanlığımıza görüş istemi ile gönderilen dosyalar düzgün, temiz ve mahkeme
dosyasında bulunan bilgi ve belgeleri içerir şekilde gönderilecektir.
11) Sonuçlanan dava ve icra takibi hakkında ilgili idaresine ve Bakanlığımıza bilgi
verilecek, Bakanlığımıza bilgi verilirken ilgili idaresine de bilgi verildiği özellikle belirtilecek
ya da bilgi yazıları dağıtımlı yazılacaktır.
12) Dava ve icra takibi sonuçlanıp Bakanlığımıza (intikali gerekli olanlar için) ve ilgili
İdareye bilgi verildikten sonra dosyalar; METOP kullanılan yerlerde METOP
üzerinden, arşive kaldırılacak ve METOP arşiv numarası dosya kapağına yazılacaktır.
METOP kullanılmayan yerlerde; yapılacak işlemi kalmayan dosyalar, arşiv defterine
işlenerek, dosya kapağına arşiv defter numarası, arşiv işlemini yapan avukatın ad ve soyadı
yazılıp imzalandıktan sonra saklıya kaldırılacaktır.
İlçe Hazine avukatlıklarınca saklıya kaldırılan dosyaların bir listesi her üç ayda bir
bağlı bulundukları İl Muhakemat Müdürlüğüne gönderilecektir.
13) Dava ve icra takip dosyaları imha edilmeyecek, arşivde aidiyet numaralarına göre
sıralanarak muhafaza edilecektir.
III- DEFTERLERİN TUTULMASI
1) Bakanlığımız veya 659 sayılı KHK kapsamındaki diğer idareler adına takip edilen
dava ve icra takipleri METOP üzerinden kayıt altına alınması zorunludur.
2) METOP olmayan yerlerde aşağıda yer alan defterlerin tutulmasına devam
edilecektir.
a- Dava Kayıt (Sicil) Defteri
Hazine adına veya aleyhine açılan davaların işlendiği bu deftere dava takibinin bu
defterde alacağı sıra numarası, mahkemesi, mahkeme esas numarası, dava tarihi, davacı,
davalı, dava konusu ve müddeabihi, mahkeme kararının özeti, temyiz sonucu, tashihi karar
sonucu ve kararın kesinleşme tarihi, davayı takip eden Hazine avukatının ismi ve dava
sonunda kararın infazı için icra takibinde bulunulmuş ise icra defterinin numarası ile davanın
takibi sırasında özellik gösteren (takipten vazgeçme, temyizden vazgeçme gibi) hususlar
yazılacaktır.
Dava kayıt defterindeki numara yıl sonunda kapatılmayacak, numaralama işlemi
zincirleme devam ettirilecektir.
b- İcra Kayıt Defteri
Hazine adına veya aleyhine yapılan icra takiplerinin kaydedildiği bu deftere; icra
takibinin bu defterde alacağı sıra numarası, icra dairesinin adı, icra dosya numarası, icra
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ayrıntılı bilgi için irtibat:A.DADALI TOPÇU
Telefon: 4151324 Faks: 4175915
e-posta: Elektronik Ağ: www.maliye.gov.tr
takibine başlandığı tarih, alacaklı, borçlu, takibin mahiyeti (ilamlı, ilamsız haciz ve iflas
yolları), takip konusu yapılan alacak veya borç miktarı, tahsilât miktarı, makbuz tarih ve
numarası, takip ilama dayalı ise, dava kayıt defterindeki sıra numarası, aciz vesikasının
(alınmışsa) tarih ve numarası, icra takibini yapan Hazine avukatının adı yazılacaktır.
Ayrıca, takibin sonuçlanması, düşmesi, vazgeçme alınmış olması gibi hususlara da yer
verilecektir.
c- Masraf Kayıt Defteri
Mahkeme ve İcra Dairelerinde yapılan masrafların kaydına ilişkin bu deftere; Hazine
tarafından masraf yapılan dosyalar yazılacak, defterin sayfaları numaralandırılacaktır.
ç- Fihrist Defteri
Bu defter; Hazine adına veya aleyhine hangi davaların açılmış olduğu hususundaki
bilgilerin kolayca edinilmesini sağlamak üzere, davacı veya davalıların soyadı alfabetik sıraya
göre tutulacaktır. Aynı taşınmaz mal hakkında farklı tarihlerde değişik kişiler tarafından
açılmış davaların saptanmasında alfabetik fihristler yeterli olamayacağından, davaların
kaydedildiği dava kayıt defterinin "davanın konusu" bölümünde yer alan; "tapu iptali-tescil",
"men’i müdahale", "kadastro tespitine itiraz" gibi ayna ilişkin davalara konu taşınmazın köyü
ve parsel numarası ayrı ayrı ve özellikle belirtilecektir.
d- Zimmet Defteri
Dosya veya belgenin hangi Hazine avukatı veya memura verildiğine ilişkin bilgiler
yazılacaktır.
e- Posta Defteri
Bu defterde; posta ile gönderilen dosya ve belgelerin postaya verildiği tarih, gideceği
yer ve yazı eklerine yer verilecektir.
f- Gelen Evrak Defteri
Gelen evrakın geldiği yer, tarih ve sayısı ile varsa ekleri yazılacaktır.
g- Giden Evrak Kayıt Defteri
Giden evraka ilişkin bilgiler yazılacaktır.
ğ- Arşiv Defteri
İşi biten ve saklıya kaldırılacak dosyalar arşiv defterine işlenerek dosya kapağına arşiv
numarası yazılmak suretiyle arşive kaldırılacaktır.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ayrıntılı bilgi için irtibat:A.DADALI TOPÇU
Telefon: 4151324 Faks: 4175915
e-posta: Elektronik Ağ: www.maliye.gov.tr
3) Birden fazla avukatın görev yaptığı yerlerde her avukata ait dava ve icra işlerinin
kaydedildiği bir dava kayıt defteri tutulacaktır.
Hazine avukatı tarafından bizzat tutulan bu deftere, kendisine tevdi olunan dava ve
icra işleri bir sıra numarası dairesinde ve geciktirilmeksizin kaydedilecek, avukata ait dosya
numarası dosya gömleğindeki ilgili bölüme işlenecektir.
III-BAKANLIĞA BİLDİRİLECEK İŞLER
Bakanlığımız merkez ve taşra birimleri ile 659 sayılı KHK kapsamındaki diğer idareler
adına takip edilen ve tutarı 100.000,00- TL’nin üzerinde olan dava ve icra takipleri, tapu
iptali ve tescil davaları ile Bakanlığımız tarafından bilinmesinde fayda olduğu düşünülen veya
sonuçları itibarıyla genel ve birden fazla süreci başlatabilme ihtimali olan davalar
Bakanlığımıza bildirilecektir.
İlçe Hazine Avukatlıklarınca takip edilen bütün dava ve icra işleri, bağlı bulundukları İl
Muhakemat Müdürlüklerine bildirilecektir.
IV- YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILAN GENELGELER
27/12/2004 tarih ve 2004/6 sayılı, 29/04/2009 tarih ve 002 sayılı İç Genelgeler
yürürlükten kaldırılmıştır.
Bilgi edinilmesini ve gereğinin buna göre ifasını rica ederim.
Arslan NARİN
Bakan a.
Başhukuk Müşaviri ve
Muhakemat Genel Müdürü
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ayrıntılı bilgi için irtibat:A.DADALI TOPÇU
Telefon: 4151324 Faks: 4175915
e-posta: Elektronik Ağ: www.maliye.gov.tr