Microsoft SharePoint ve Microsoft Office ile işbirliğini

Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
Microsoft SharePoint ve Microsoft Office ile
işbirliğini geliştirmek için Adobe® Acrobat® X
kullanma
PDF tabanlı iş akışlarını SharePoint ve Office platformlarına entegre
ederek proje inceleme döngülerini hızlandırın.
İçindekiler
1:Yönetim özeti
1:İşbirliği zorlukları
2:İnceleme ve
işaretleme iş
akışlarını hızlandırma
4:Adobe Acrobat X
çözümü
6:Özet
7:Daha fazla bilgi
Bu rapor Adobe Acrobat X yazılımını Microsoft SharePoint ve Microsoft Office ile beraber kullanarak ekipler
arası işbirliğini geliştirmek ve proje incelemeleri döngüsünü hızlandırmak için öne sürülen yaklaşımlara genel
bir bakış sunmaktadır. Acrobat X yazılımı, SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 ve Office
2010'u desteklemektedir. Acrobat X yazılımında bulunan yeni, yerleşik SharePoint desteğinin ekipler arası
işbirliğini nasıl arttırdığını keşfedin.
Yönetim özeti
Bugünkü rekabetçi ve küresel pazarda ekipler genellikle kurumsal ve coğrafi sınırları aşarak çalışıyor. Proje
dahilindeki öğeler için çeşitli formatlarda ve farklı konumlarda bulunan çeşitli kaynaklardan görüş ve onay
alınması gerekir.
Elektronik işbirliği farklı yerlerdeki çalışanların proje materyallerine hemen ulaşmalarını sağlayarak, bir yandan
karar verme ve onay döngülerini hızlandırırken bir yandan da projelerin kar sağlaması gereken süreyi azaltır ve
ekip verimliliğini arttırır. Dijital işbirliğinin avantajlarını anlamak için pek çok BT departmanı Office ile birlikte
SharePoint yazılımını uygulayarak çalışanlar, müşteriler, ortaklar ve taşeronlardan oluşan proje ekiplerinin de
belgeler üzerinde işbirliği yapmalarına olanak sağlıyor. Fakat PDF gibi diğer standart formatlardaki belgeler
üzerinde işbirliği yapma olanağı kısıtlanmıştır. PDF güvenli belge alış verişi konusunda kanıtlanmış bir
standarttır. PDF belgeleri çeşitli içerik türleri içerebilir, asıllarına uygun şekilde görüntülenebilir ve her zaman,
her yerde ulaşılabilen ücretsiz Adobe Reader® yazılımını kullanan herkes tarafından erişilebilir.
Acrobat X ile tanışan proje ekipleri, Office belgeleriyle kolaylıkla çalıştıkları gibi, artık SharePoint sitelerinde
PDF belgeleriyle de kolayca ve işbirliği içinde çalışabiliyor. Acrobat X yazılımının SharePoint ve Office ile
kombinasyonu belge işbirliğini geliştirmek için şirket seviyesinde çözümler sunar.
İşbirliği zorlukları
Forrester Consulting tarafından hazırlanan “Building the Future of Collaboration,” (İşbirliğinin Geleceğini
Oluşturma) * adlı çalışmaya göre, ABD ve Avrupa'daki bilişim çalışanlarının üçte ikisinden fazlası farklı
konumlarda ve zaman dilimlerinde bulunan insanlarla düzenli olarak işbirliğinde bulunuyorlar. Yüz yüze
görüşmeler ya da telefon konuşmaları tercih edilse de programlardaki çakışmalardan dolayı e-posta
aracılığıyla iletişim kuruluyor. Ancak, e-postanın bir işbirliği aracı olarak kullanılması pek çok zorluğu
beraberinde getiriyor:
• Dosya Formatı—Belgelerin e-posta eki olarak sunulması her alıcının çeşitli işletim sistemlerinde pek çok
dosya formatını açabilmesini, düzenleyebilmesini ve bu dosyaların üzerine yorum yazabilmesini gerektirir.
• Dağıtım—Harici kullanıcı desteği dahil birden fazla uygulama için masaüstü desteği ve bakımı devam eden
faktörler haline gelmiştir. Çeşitli yerinde içerik yönetimi sistemlerine erişim sağlanmalıdır. Ayrıca, büyük
dosyaların kopyaları e-posta sunucusunda kullanılabilir alanı kısa sürede tükettiği için e-posta eklerinin
boyutları genellikle sınırlandırılır.
*“İşbirliğinin Geleceğini Oluşturma,” Forrester Consulting. Temmuz 2009, www.futureofcollaboration.com
• Güvenlik—Özellikle dosyalar şirketin güvenlik duvarı dışına gönderilirken, e-posta ile gönderme güvenli
bir yöntem değildir. Dosyanın ne kadar hassas bilgileri içerdiğine bağlı olarak şifreleme çözümü gerekebilir.
• Geribildirim İzleme—Birden fazla yorum kaynağı manuel olarak izlenmeli, yönetilmeli ve toplanmalıdır.
Ayrıca, e-posta ile işbirliği yapılırken sürüm denetimi yapılamaz.
İnceleme ve işaretleme iş akışlarını hızlandırma
Acrobat X pek çok masaüstü uygulamasıyla oluşturulabilen ve Acrobat ya da ücretsiz Adobe Reader ile
görüntülenebilen ve yorum yazılabilen kanıtlanmış bir dosya formatı sunarak, Office ve Sharepoint'in işbirliği
hizmetlerini genişletir.
Sıkı SharePoint entegrasyonu
Acrobat X, SharePoint ile gerçekleştirilen inceleme ve işaretleme iş akışlarına mükemmel uyum sağlayan pek
çok yeni özellik sunar. Artık SharePoint belge kitaplığında bulunan PDF dosyalarına tıpkı yerel bir
bilgisayardaki dosyalar gibi, Aç ve Kaydet iletişim kutuları aracılığıyla doğrudan Acrobat üzerinden erişilebilir.
SharePoint belge kitaplığında bulunan bir PDF dosyasını açarken, kullanıcı PDF dosyasını teslim alabilir ve tıpkı
Office belgelerinde olduğu gibi, PDF dosyasını Acrobat ile doğrudan SharePoint'e teslim edebilir. Teslim alma
ve teslim etme olanaklarının yanı sıra, Acrobat, kullanıcıların SharePoint belge kitaplığı sürümü ve meta veri
bilgilerini eklemelerine ve düzenlemelerine olanak sağlar.
Şekil 1 Acrobat X sayesinde SharePoint belge kitaplığındaki PDF dosyalarına Acrobat ile doğrudan erişilebilir.
Office'ten kullanışlı, tek tıklatmayla erişim
Acrobat X, PDFMakers eklentileri dahil edilerek Office uygulamalarıyla sorunsuz biçimde entegre olur.
Kullanıcılar, Office uygulamasından çıkmadan, tek bir tıklatmayla, gezinmeyle ilgili bağlantılar içeren yüksek
kaliteli, standartlara uygun PDF dosyalarını hızla oluşturabilir ve Acrobat tabanlı inceleme iş akışları
başlatabilir. Örneğin, Microsoft Word uygulamasının PDFMaker eklentisi, kullanıcıların dijital işbirliğine ilişkin
aşağıdaki işlevleri gerçekleştirmesine olanak sağlar.
• Güvenlik, optimizasyon ve erişebilirlik için etiketleme ayarlarına ve PDF/A arşivleme standardına ya da
PDF/X baskı öncesi yazdırma standardına uyan bir Word belgesinden PDF dosyası oluşturun. Bu özellikler
kullanıcı tarafından ayarlanabilir ya da BT ilkelerini desteklemeleri için BT tarafından önceden yapılandırılabilir.
• Bir PDF belgesi oluşturun ve e-postaya ekleyin.
• Bir PDF belgesi oluşturun ve incelemeye gönderin.
• PDF dosyasındaki yorumları, Word belgesinde metin düzeltmelerini tekrar yazmaya gerek kalmadan, Word
kaynak belgesine içe aktarın.
Şekil 2 Office uygulamalarının Acrobat PDFMaker eklentisi, kullanıcıların tek bir tıklatmayla ortak bir inceleme oluşturmalarını sağlar.
Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
2
Kolay ve hızlı geribildirim yönetimi
Acrobat X kullanıcıların şu işlemleri yapmasına olanak sağlayarak ekip işbirliğini arttırır ve elektronik
incelemeleri hızlandırır:
• SharePoint sunucusuyla yorumları alarak ortak incelemeler başlatma
• Belgeye otomatik olarak bir bağlantı ekleyen PDF dosyasını incelemek için davetiye gönderme
• Tüm inceleyicilerden yorumları otomatik olarak alma ve hepsini tek bir belgede toplama
• İnceleyicilerin birbirlerinin belgelerini görüntülemesine ve tamamlamasına olanak sağlama
• İncelemeler için teslim tarihi ayarlama
• Kimlerin yanıt verdiğini görme ve yanıt vermeyenlere hatırlatma
Adobe Acrobat X çözümü
Şirket düzeyindeki yaklaşımı dijital işbirliğine çıkaran Acrobat X, sorunsuz ve verimli bir dijital işbirliği çözümü
oluşturmak için SharePoint ve Office platformlarını tamamlar.
Yüksek seviyedeki bir iş akışında iki ana süreç vardır. Önce, belge sahibi bir PDF dosyası oluşturur ve dosyayı
inceleme için hazırlar. Sonra, belge sahibi inceleyicilerden yorumlar alır ve bu yorumları düzenler. Aşağıda her
sürecin ayrıntılı bir açıklamasını bulabilirsiniz.
Ortak bir inceleme başlatma
Ortak bir inceleme için PDF belgesi bir Office uygulamasında oluşturulur, SharePoint sunucusuna yüklenir ve
belge üzerinde yorum yapmaları için inceleyiciler davet edilir.
1.
Kullanıcı bir kaynak dosyası oluşturur ya da edinir. Aşağıda Word'de geliştirilen pazarlama gereksinimleri belgesinin bir örneği verilmiştir.
2.
Kullanıcı Word'deki Acrobat X PDFMaker araç çubuğunda bulunan "Oluştur ve İnceleme için Gönder"
düğmesini tıklatır. Aşağıdaki eylemler gerçekleşir:
• Word belgesi PDF'ye dönüştürülür.
• PDF dosyası doğrudan Acrobat X yazılımından SharePoint belge kitaplığına yüklenir.
Şekil 3 Acrobat, SharePoint için tamamen entegre edilmiş ortak inceleme olanakları sunar.
• Kullanıcı inceleyiciler için belgeye erişebilecekleri bağlantıyı da içeren bir e-posta bildirimi hazırlamak istiyor.
Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
3
Şekil 4 Acrobat ortak incelemeleri ayarlama sürecini kolaylaştırarak kullanıcılara yol gösterir.
İnceleyici geribildirimlerini yönetme
Bir sonraki adım belge incelemesini içerir.
1.
İnceleyiciler Acrobat ya da ücretsiz Adobe Reader (SharePoint tabanlı ortak incelemeler için 8 ya da
sonraki bir sürüm) yazılımlarını kullanarak, PDF belgelerine işaret ve yorumları uygular.
2.
İnceleyiciler yorumlarını belgede yayınlar. Yorumlar otomatik olarak toplanır ve SharePoint belge
kitaplığında depolanır.
3.
İnceleyiciler başkalarının yorumlarını görüntüleyebilir ve bu yorumlara cevap verebilir, böylece gereksiz
tekrarlardan kaçınılır ve inceleme için daha az zaman harcanır.
Şekil 5 Tüm inceleyicilerin geribildirimleri belgede bulunur ve Yorumlar bölümünden kolayca görüntülenebilir.
Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
4
Şekil 6 Acrobat'ta bulunan İzleyici aracı, hangi inceleyicilerin yanıt verip hangilerinin vermediği bilgisinin yanı sıra, inceleme durumunu da
görüntüler.
4.
İncelemeyi başlatan kişi, Acrobat'ın İzleyici aracını kullanarak:
• İzleyicilere e-posta gönderebilir.
• Mevcut ortak incelemeye yeni inceleyiciler ekleyebilir.
• Aynı inceleyicilerle yeni bir dosyada ya da var olan dosyanın başka bir kopyasında yeni bir inceleme
başlatabilir.
• İnceleme teslim tarihini değiştirebilir.
• En son yorumları görüntülemek için PDF dosyasını ortak incelemenin altında açabilir.
• İncelemeyi sonlandırabilir, böylece inceleyiciler başka yorum ekleyemez.
5.
İnceleme süreci sona erdiğinde, incelemeyi başlatan kişi incelenen PDF dosyasındaki yorumların
bazılarını ya da tamamını içe aktarmak için Word'teki PDFMaker aracını kullanabilir.
6.
Her inceleyicinin zaman damgalı yorumlarını içeren PDF dosyası kayıt tutma ya da uyumluluk amacıyla
arşivlenebilir.
7.
En son Word belgesi PDF dosyasına dönüştürülebilir ve düzeltmeleri engellemek için parolayla
korunabilir. Daha fazla içerik sağlamak için dosyanın yanında başka dosyalar da gerektiğinde, kullanıcı
bilgileri onaylayacak kişilere ya da taraflara göndermeden bu dosyaları tek bir PDF Portföyünde
birleştirebilir.
8.
En son PDF belgesi ya da PDF Portföyü daha sonra başvurmak üzere SharePoint'te de arşivlenebilir.
SharePoint'te depolanan PDF dosyalarında metin arayabilmek için SharePoint yöneticisi şu adresten
indirilebilecek ücretsiz Adobe PDF iFilter uygulamasını yükleyebilir: www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=1&platform=Windows.
Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
5
Şekil 7 Alıcılar, PDF Portföyüyle içeriği daha iyi anlayabilir ve birbiriyle ilgili birden fazla belgede kolaylıkla gezinebilir.
Özet
SharePoint ve Office yapısını tamamlayan Acrobat X, kuruluşların esnek ve daha güvenli dijital işbirliği
çözümlerini hızlı ve verimli biçimde uygulamalarını sağlar.
1. Dosya Formatı—Acrobat, PDF belgelerini çok çeşitli uygulamalarda oluşturabilmek için en güvenli
yoldur. PDF, yazılım ve donanım platformuna bakılmaksızın, dijital içeriklerin, geliştiricinin hedeflediği
biçimde ve hemen herkes tarafından görüntülenmesine olanak sağlayan evrensel bir formattır.
Kullanıcılar, Acrobat sayesinde, Acrobat ya da ücretsiz Adobe Reader kullanan hemen herkes tarafından
çevrimiçi ya da çevrimdışı görüntülenmek üzere, PDF dosyalarına sesler, Adobe Flash® Player ile uyumlu
videolar ve etkileşimli ortamlar ekleyebilir.
2. Dağıtım—Acrobat'taki ortak inceleme süreci, birden çok uygulama için harici ve dahili masaüstü
desteğini ve bakımını azaltır. Ortak inceleme süreci SharePoint'te depolanan belgelere bağlandığı için
ağ bant genişliği ve e-posta sunucusu deposu en iyileştirilmiştir.
3. Güvenlik—SharePoint dosyalara erişim güvenliği sağlarken, Acrobat SharePoint deposundan ayrıldıklarında dosyaların korunmasına yardımcı olur. Acrobat, parola koruması ve güçlü 256 bit AES şifreleme
teknolojisiyle, erişimin denetlenmesine yardımcı olur ve içeriğin yetki alanı dışındakiler tarafından
düzenlenmesini, yazdırılmasını ve kopyalanmasını engeller. Ayrıca, Acrobat X belgeler başkalarıyla
paylaşılmadan önce, gizli meta veriler, ek açıklamalar, ekler, form alanları, katmanlar ve yer işaretleri
gibi hassas bilgilerin belgelerden silinmesi için gereken geliştirilmiş temizleme ve redaksiyon araçlarını
içerir.
4. Geribildirim İzleme—Acrobat X, incelemeyi başlatan kişilere her inceleyicinin yanıtlarını izleme ve
kaydetme olanağı sunar. Böylece son belgenin içeriği hakkında bir sorun ortaya çıktığında başvurulabilecek bir denetim yolu oluşturulur. İnceleme boyunca her bir yoruma bir durum atanarak, inceleyicilere
gerçek zamanlı geribildirimler sunulabilir.
Acrobat X, SharePoint ve Office ile birlikte belge dönüştürme, inceleyici bildirimleri, yanıt izleme, yorumları
toplama ve arşivleme olanaklarıyla tamamladığı, verimli, kolayca dağıtılabilen, daha güvenli dijital işbirliği
çözümleri sunar.
Adobe Acrobat X İnceleme Raporu
6
Daha fazla bilgi için
www.adobe.com/go/acrobat_tr
Adobe Systems Incorporated
Büyükdere Caddesi
Apa Giz Plaza No:191, Kat:16
Levent 34394 İstanbul, Turkey
www.adobe.com,
www.adobe.com/tr
Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other
trademarks are the property of their respective owners.
© 2010 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Turkey.
91048725 10/10
7