Pravilnik o delovanju Službe za notranjo revizijo MOL

Pravilnik o delovanju Službe za notranjo revizijo MOL

Na podlagi 100.6lena Zakona o javnih financah (Uradni list RS,5t.79199, 124100,79101,
30102, 56102 ZJU in 110102
ZDT-B, 127106 - ZJZP, 14107 ZSPDPO, 109/08 in
49/09), 2. in 11. 6lena Pravilnika o usmeritvah za usklajeno delovanje sistema notranjega
nadzora javnih financ (Uradni list RS, 5t.72102),51. in 89.6lena Statuta Mestne obdine
Ljubljana (Uradni list RS, 5t. 66/07 uradno predi5deno besedilo) ter 26. in 26a. 6lena
Odloka o organizaciji in delovnem podrodju Mestne uprave Mestne obdine Ljubljana
(Uradni list RS, 5t. 51/07, 57108,53/09 in 89/09) Zupan Mestne obdine Ljubljana izdla
-
-
-
-
PRAVILNIK
O DELOVANJU SLUZBE ZA NOTRANJO REVIZTJO
I. UVODNE DOLOEBE
1. 6len
(vsebina pravilnika)
S tem pravilnikom se opredeljuje namen delovanja SluZbe za notranjo revizijo (v
nadaljevanju: SNR), njeno organiziranost in poloZaj, podrodje in na6in njenega dela ter
poro6anja, pristojnosti in odgovornosti ter strokovne in poklicno etidne zahteve.
2. dlen
(prirodnik)
Potek notranjega revidiranja je podrobneje opredeljen in doloden v prirodniku SNR.
Prirodnik pripravi in vzdrZuje vodja SNR skladno z Usmeritvami za ddavno notranje
revidiranje, ki jih izdaja Ministrstvo za finance, Urad Republike Sloventle za nadzor
proraduna.
II. POLOZAJ, NAMEN DELOVANJA IN ORGANIZIRANOST SNR
3.6len
(poloiaj SNR)
SNR deluje kot sluZba v okviru Mestne obdine Ljubljana (v nadaljevanju: MOL), lahko pa
tudi kot skupna sluZba za MOL in proradunske uporabnike, katerih ustanoviteljica je MOL
in katerih pristojni organi, kot so direktor, ravnatelj ali svet detrtne skupnosti MOL, (v
nadaljevanju: poslovodni organi) podpi5ejo z 2upanom dogovor o pristopu k SNR.
4.6len
(namen delovanja)
Namen delovanja SNR je dajanje priporo6il in svetovanj za izbolj5anje sistema finandnega
poslovodenja in notranjih kontrol, na podlagi neodvisnega in nepristranskega ocenjevanja
njihove ustreznosti in uspe5nosti.
Notranje revidiranje SNR je namenjeno Zupanu in poslovodnim organom, ki so podpisali
dogovor iz 3. 6lena tega pravilnika.
5.6len
(organiziranost)
SNR je samostojna, neodvisna in funkcionalno ter organizacijsko lodena enota Mestne
uprave MOL. Neposredno je podrejena in odgovorna Zupanu, v skladu z dolodili dogovora
iz 3. 6lena tega pravilnika, pa tudi poslovodnim organom.
ut. poDRoc.le lru
nlcttt
DELA TER
A. PoDRoe.le
PoRoeRruu
oelR
6.6len
(podro6je)
Podrodje dela notranjega revidiranja so vsi sistemi, postopki, dogodki in dejavnosti.
Notranje revidiranje zagotavlja neodvisno preverjanje sistemov finandnega poslovodenja
in kontrol ter svetovanje MOL in neposrednim ter posrednim uporabnikom proraduna.
Predvsem pa preverja:
ali so ciljijasno dolo6eni, da se ustrezno spremlja njihovo uresnidevanje, zagotavlja
odgovornost in ohranja premoZenje,
ali so tveganja ustrezno ugotovljena in obvladovana,
alije delovanje zaposlenih skladno s predpisi, usmeritvami, standardi, notranjimi akti
ter etidnimi nadeli,
ali so viri pridobljeni gospodarno in so u6inkovito uporabljeni,
ali so programi, na6rti in cilji doseZeni,
ali so radunovodske, poslovodne in poslovne informacije to6ne, zanesljive in
pravodasne,
alije zagotovljeno varovanje premolenia,
ali se varuje okolje,
ali se zagotavlja kakovost in stalno izbolj5evanje,
ali se izvajajo drugi postopki, ki so potrebniza doseganje ciljev.
-
Podrodje dela notranjega revidiranja je tudi neodvisno in nepristransko svetovanje vodstvu
za boljie obvladovanje tveganj, izvajarye notranjih kontrol in postopkov poslovodenja,
zlasti pri razvoju novih sistemov in postopkov.
B. NAEIN DELA
1. Vrste
notranjih revizij in svetovanje
7.6len
(redne, izredne in naknadne)
Notranji revizor izvaja redne, izredne in naknadne notranje revizijske preglede.
Redni notranji revizijski pregledi se opravljajo v skladu z letnim na6rtom.
lzredni notranji revizijski pregled je tisti, ki ni opredeljen v letnem nadrtu in se opravi na
zahtevo Zupana. lzredne revizije lahko predlagajo podZupani, direktor mestne uprave,
vodja SNR in predstojniki organov mestne uprave, vendar mora tak predlog odobriti
2upan.
Zahtevo za izredni notranji revizijski pregled lahko podajo tudi poslovodni organi, ki so
podpisali dogovor iz 3. dlena tega pravilnika.
Naknadni revizijski pregled je namenjen preverjanju, ali so bili izvedeni ukrepi za odpravo
nepravilnosti in ali so primerno upo5tevana priporo6ila SNR pri rednih ali izrednih
revizijah.
8. dlen
(celovite in delne)
po obsegu je revizijski pregled lahko celovit ali delen. Celoviti revizijski pregled zalema
celotno postbvanie organizacrlske enote s posebnim poudarkom na preverjanju delovanja
sistema notranjih kontrol.
Delni revizijski pregled zajema pregled poslovanja posameznega dela organizacijske
enote ali posameznihtaz poslovnih dogodkov v eni ali ve6 organizacijskih enotah.
9.6len
(svetovanje)
Sestavni del funkcije notranjega revidiranja je tudi svetovanje, ki je vkljudeno v strate5ki in
letni na6rt revidiranja. Svetovanje se mora nana5ati na obvladovanje tveganj, notranje
kontrole in postopke poslovodenja. Svetovalne storitve so:
pomod vodstvu v prizadevanjih za smotrno poslovanje,
svetovanje vodstvu o izvajanju in razvoju poslovodnih postopkov,
pomod pri pripravi predpisov, navodil in pravilnikov v delu,
obvladovanje tveganj, notranje in zunanje kontrole.
-
ki se nana5a na
Notranji revizor opravi svetovanje s potrebno poklicno vestnostjo, upo5tevajod potrebe in
pridakovanja vodstva. Pri tem upo5teva vrsto svetovanja, roke o poro6anju rezultatov,
zahtevnost in obseg potrebnega svetovalnega dela ter stro5ke svetovanja v primerjavi s
pridakovanimi koristm i.
Pomembnej5a svetovanja morajo biti dokumentirana ter sporodena Zupanu oziroma
poslovodnemu organu PU, kije podpisal dogovor iz 3. 6lena tega pravilnika.
2. Nadrtovanje dela
10. 6len
(ocena tveganj)
Vodja SNR dolodi prednostne naloge revidiranja na podlagi revizijske ocene tveganj vseh
enot revizijskega okolja, v skladu z metodologijo ocenjevanja revizijskega tveganja.
Ko se dolo6i predmet revidiranja in se ocenijo s tem povezana tveganja, vodja SNR
ugotovi potrebe po revidiranju, dolodi prednostne naloge ter pripravi dasovni razpored
izv $arya notranj h revizij.
i
11. 6len
(strate5ki nadrt)
Vodja SNR pripravi strate5ki nadrt revidiranja za obdobje Stirih let. Strate5ki na6rt se
pripravi skupaj z letnim na6rtom revidiranja in ga vsako leto, ob pripravi letnega nadrta
revidiranja za naslednje leto, pregleda in dopolni.
Temelj strateSkega nadrta revidiranja je zagotavljanje izvedbe prednostnih nalog,
dolo6enih pri revizijski oceni tveganj ter ugotavljanje potrebnega Stevila notranjih
revizorjev, ki bi lahko zagotovili kvalitetno izvedbo vseh potrebnih aktivnosti v celotnem
revizijskem okolju.
Zupan in poslovodni organi, ki so podpisali dogovor iz3.6lena tega pravilnika praviloma
potrdijo strate5ki nadrt revidiranja za naslednje Stiriletno obdobje do 20. decembra
tekodega leta.
{2. dlen
(letni nadrt)
Letni na6rt revidiranja pripravi vodja SNR na podlagi opravljene analize tveganj. Pri
pripravi upo5teva revizijske naloge, ki so za dano leto predvidene v strate5kem na6rtu.
Letni na6rt nalog, ki so v strateSkem nadrtu predvidene za naslednje revizijsko leto,
vsebuje seznam revidiranih enot, revizijske cilje ter predvideno trajanje nalog in roke za
kon6no porodilo.
Zupan in poslovodni organi, ki so podpisali dogovor iz 3.6lena tega pravilnika praviloma
potrdijo letni nadrt revidiranja, ki vklju6uje nadrt izvajanja revizij v naslednjem letu, do 20.
decembra tekodega leta.
3
V skladu s
13. dlen
(izvedbeni na6rt)
sprejetim letnim nadrtom dela vodja SNR odredi revizijski pregled za
posamezno nalogo in dolo6i notranjega revizorja, ki bo pregled opravil.
Notranji revizorji morajo pripraviti nadrt izvajanja vsake revizijske naloge. Na6rt potrdi
vodja SNR. Pri pripravi nadrta izvajanja revizijske naloge se upo5tevajo dejavniki, ki so
navedeni v prirodniku iz 2. 6lena tega pravilnika. Nadrt izvlafia revizijske naloge mora
vklju6evatitudi pregled in nadziranje kakovosti revizijskega dela.
Postopek za potrditev nadrta izvlarya revizije in za odobritev sprememb
prirodnikom iz 2. 6lena tega pravilnika.
je doloden
s
3. Nadzor kakovosti
14.6len
(nadzor nad delom)
Vodja SNR zagotavlja ustrezno nadziranje nad delom notranjih revizofiev med postopkom
izv ai1arya notranje revizijskih nalog.
Vodja SNR dolodi ustrezna merila in kazalnike, po katerih ocenjuje opravljeno delo
notranjih revizorjev, ter pripravi in vzdrZuje ustrezna merila in kazalnike, ki sluZijo kot
pripomodek za ocenjevanje uspe5nosti in vrednotenja dela SNR s strani zunanjega
nadzora.
4. Sodelovanje med notranjim revizorjem in revidirano enoto
15. 6len
(najava)
revidirani enoti najavi najmanj
Notranja revizija se
Najavo podpiSe vodja SNR.
5 dni pred uvodnim
razgovorom.
16.6len
(obveznost revid i rane enote)
Predstojnik oziroma poslovodni organ revidirane enote (v nadaljevanju: predstojnik
revidirane enote) je dolZan doloditi eno ali ved oseb, ki sodelujejo z notranjimi revizorji,
zagotoviti primerne delovne pogoje za uresniditev revizijske naloge, omogo6iti notranjim
revizorjem nemoten vpogled v vsa potrebna dokazila (tudi tista na elektronskih medijih),
razgovore z vsemi, po revizorjevem mnenju za predmet revidiranja pomembnimi
zaposlenimi, kakor tudi dostop do vseh lokacij, katerih ogled bi po revizorjevem mnenju
lahko razkril za predmet revidiranja pomembna dejstva.
5. Revizijska dokumentacija
17.6len
(revizijsko gradivo)
Notranji revizorji so dolZni skrbno dokumentirati potek, ugotovitve in dokazila posamezne
revizijske naloge v obliki urejenega revizijskega gradiva.
Med uresnidevanjem revizijske naloge je za revizijsko gradivo odgovoren notranji revizor,
po njenem zakljudku pa ta odgovornost preide na vodjo SNR. Notranji revizorji morajo
vodji SNR v hrambo predati vso dokumentacijo v zvezi s posamezno revizijsko nalogo.
Pripravo, vsebino in nadin hranjenja revizijske dokumentacije podrobneje ureja priro6nik iz
2. 6lena tega pravilnika.
4
18.6len
(varsfuo in zaupnost dokumentov)
Vse informacije, ki so bile pridobljene med pregledom, morajo ostati zaupne. Podatke
smejo zahtevati le osebe po uradni dolznosti v skladu z veljavnimi predpisi.
Notranji revizor je osebno odgovoren za varstvo in zaupnost podatkov, ki jih je pridobil ali
izdelal med izvajanjem pregleda, skladu
predpisi za ravnanje
dokumenti
prora6unskega uporabnika.
v
s
z
C. POROEANJE
19. 6len
(osnutek porodila)
Po opravljenih vseh postopkih notranjega revidiranja pripravi notranji revizor osnutek
porodila o notranji reviziji in ga po5lje predstojniku revidirane enote. Predstojnik revidirane
enote lahko najkasneje v petnajstih delovnih dneh po prejemu osnutka sporodi SNR
pojasnila oziroma pripombe na ugotovitve in priporodila notranjega revizorja.
Notranji revizorji SNR in predstojnik revidirane enote lahko ugotovitve iz osnutka poro6ila
o notranji reviziji in pojasnila oziroma pripombe revidirane enote, obravnavajo na skupnem
usklajevalnem sestanku. Notranji revizor in vodja SNR pri svojih ugotovitvah nista vezana
na stali5da revidirane enote, morata pa jih vkljuditi v kondno revizijsko porodilo.
20. dlen
(kondno porodilo)
Po prejemu in uskladitvi ugotovitev, pojasnil in pripomb revidirane enote na osnutek
porocila o notranji reviziji pripravi notranji revizor kon6no porodilo o notranji reviziji, ki ga
izda vodja SNR. Kon6no porodilo o notranji reviziji vsebuje:
1. Uvod
2. Predmet, obseg in revizijske metode
3. Podrodje in cilje notranje revizije
4. Revizijska razkritja
5. Povzetek ugotovitev in priporodil
6. Ukrepivodstva revidirane enote
21. 6len
(po5iljanje kondnega porodila)
SNR po5lje kon6no porodilo o notranji reviziji organov mestne uprave Zupanu, direktorju
mestne uprave in predstojniku revidirane enote. Porodilo se ne sme dati drugim osebam
brez vednosti in dovoljenja Zupana.
V primeru, da je bila notranja revizija opravljena na podlagi dogovora iz 3. 6lena tega
pravilnika, se kondno porodilo o notranji reviziji po5lje predstojniku revidirane enote, v
kateri je bil opravljen revizijski pregled. lzvod kon6nega porodila prejme v vednost tudi
Zupan.
Predstojnik revidirane enote je odgovoren za vzpostavitev sistema notranjega nadzora
javnih financ, zato mora naloZiti nosilcu naloge, odgovornemu za posamezno priporodilo
iz kon6nega poro6ila, odpravo pomanjkljivosti oziroma izbolj5anje poslovanja v roku, ki ni
dalj5i od 90 dni.
22. Elen
(odzivno porodilo)
Predstojnik revidirane enote o izvedbi priporodil poroda SNR z odzivnim porodilom, v
katerem predstavi sprejeti program ukrepov za obvladovanje tveganj in dokazila o
izvr5evanju priporo6il iz kondnega porodila o notranji reviziji.
23. dlen
Iffi::irl:fiffi[]a
ee revidirana enota ne upostev.
porocita o notranji reviziji, vodja
SNR o tem, s posebnim porodilom obvesti Zupana ali poslovodni organ, ki je podpisal
dogovor iz 3. 6lena tega pravilnika.
lzvod posebnega porodila, izdanega po notranji reviziji na podlagi dogovora iz 3. 6lena
tega pravilnika, se po5lje Uradu RS za nadzor proraduna in Zupanu.
24.6len
l;3T:illlu"tllll^r usotovi, da obstaja sum
goljufije ali nevarnost za povzro6itev vedje Skode za premoZenje ali ugled, mora takoj
ukrepati tako, da pripravi poro6ilo o nepravilnostih in ga po5lje vodji SNR in predstojniku
ee pri revidiranju ari izvajanjiTlT:'".:
revidirane enote.
Zupan oziroma poslovodni organ mora sprejeti ustrezne ukrepe za prepre6itev Skode ali
nepravilnosti in po potrebi obvestiti organe odkrivanja in pregona.
Vodja SNR mora za porodanje o nepravilnostih iz tega 6lena izbrati pravilno raven, ki je
lahko tudi izven proradunskega uporabnika in se lahko na porodilo ustrezno odzove. lzvod
porodila o nepravilnostih se po5lje tudi Uradu RS za nadzor proraduna.
Za vse razkrite nepravilnosti pri procesiranju ali uporabi sredstev EU in domadega
sofinanciranja, mora notranji revizor takoj izpolniti predpisani obrazec Evropske komisije
za porodanje o nepravilnostih in ga poslati na Urad RS za nadzor proraduna.
25.6len
(letno porodilo SNR)
Vodja SNR mora do konca januarja tekodega leta pripraviti konsolidirano Letno porodilo o
delu SNR za preteklo leto in ga predloZiti Zupanu in vsem poslovodnim organom, ki so
vkljudeni v skupno SNR.
V
letnem porodilu so predstavljene sploSne ugotovitve o obvladovanju tveganj in
delovanju notranjih kontrol, povzetki pomembnej5ih ugotovitev in danih priporodil vseh
opravljenih revizij v obravnavanem letu, primerjava dejansko opravljenega dela z
nadrtovanim in razlogi za odstopanje, ter druge sestavine v skladu z Usmeritvami za
drZavno notranje revid ranje.
i
lzvod letnega porodila se po5lje tudi Uradu RS za nadzor proraduna.
IV. PRISTOJNOSTI IN ODGOVORNOSTI
26.6len
(pristojnosti notranjih revizorjev)
Notranji revizorji so pri svojem delu samostojni in neodvisni. Samostojni so predvsem
pri
pripravi predlogov revizijskih na6rtov, izbiri revizijskih metod, porodanju, dajanju priporodil
ter spremljanju njihovega izvajanja.
Notranji revizorji, ki so bili v SNR prerazporejeni iz drugih organizacijskih enot, ne smejo
revidirati organizacijske enote, iz katere so bili prerazporejeni, najmanj eno leto od dne, ko
so zadeli delati kot notranji revizorji.
Notranji revizorji ne smejo sodelovati pri izvajanju funkcij, ki niso del notranjega
revidiranja, ne smejo sodelovati pri poslovodenju in izvajanju kontrolnih postopkov.
Njihova vloga pri tem je svetovanje pri izvajanju in razvoju poslovodnih postopkov.
Notranji revizorji ne morejo biti odgovorni za izvr5ilne funkcije, za razvoj ali vzpostavitev
sistemov kontrol.
Notranji revizor ima pravico in dolZnost, da nenehno dopolnjuje svoje znanje in izkuSnje
ter druge sposobnosti s strokovnim izpopolnjevanjem s podrodja notranjega revidiranja in
s podrodij funkcionalnega poslovanja lokalne samouprave.
Vodja SNR mora v nadrtih predvideti potrebni delovni 6as za lasten strokovni razvoj in
strokovni razvoj zaposlenih v sluZbi.
Notranji revizor SNR se izkaie z enotno identifikacijsko priponko ali tablico, ki obsega
navedbo osebnega imena ter naziva. Morebitni zunanji izvajalec notranjega revidiranja se
izkale z nfavo notranje revizije, ki jo skladno s 15. dlenom tega pravilnika izda vodja
SNR.
27. Elen
(odgovornost vodje SNR)
Vodja SNR je odgovoren za:
-
pripravo ocene potreb revidiranja, upo5tevajo6 podro6ja in tveganja, ki jih bo
revidiranje zajemalo ter prednostne naloge in pogostost revizij,
pripravo in posprotenje sistema za spremljanje ukrepov revidiranih enot na podlagi
revizijskih porodil,
pripravo in posprotenje priro6nikaiz2.6lena tega pravilnika,
pripravo strateSkih in letnih nadrtov revidiranja,
priporodanje ustrezne strukture in Stevila zaposlenih v SNR ter njihove razporeditve na
posamezna revizijska mesta v posvetovanju s kadrovsko sluZbo,
skrb za ustrezno dodatno izobralevanje zaposlenih v SNR,
prevzemanje zapletenih ali obdutljivih revizijskih nalog v skladu z na6rti revidiranja,
izdajanje revizijskih porodil, opravljanje razgovorov s predstojniki revidiranih enot o
revizijskih priporo6ilih in potrebnih ukrepih za njihovo izvedbo,
izdelavo in po5iljanje letnih porodil,
vodenje rednih sestankov
zaposlenimi zaradi zagotavljanja uspe5nega
komuniciranja in posvetovanja,
sodelovanlez revizorji Radunskega sodi56a RS in Nadzornim odborom MOL.
z
Vodja SNR je odgovoren tudi za vkljudevanje zunanjih strokovnjakov in za organizacijo
sodelovanjazrevizorji Radunskega sodi5da in revizorji Urada RS za nadzor proraduna.
Najem zunanjih strokovnjakov za izvajanje storitev notranjega revidiranja je dopusten 6e:
znotraj SNR ni na voljo ustreznega strokovnegaznanja,
SNR ne razpolaga z zadostnim Stevilom kadrov, ki bi lahko zadovoljivo pokrili potrebe
revizijskega okolja z notranjim revidiranjem.
-
V primerih iz prej5njega odstavka je vodja SNR odgovoren za nadziranje kakovosti dela
zunanjih izvajalcev.
28.6len
(odgovornosti notranjih revizorjev)
Vsak zaposleni v SNR mora svoje delovanje uskladiti z zahtevami iz tega pravilnika,
prirodnika iz 2. 6lena tega pravilnika, kodeksa poklicne etike notranjih revizorjev in
standardi notranjega revidiranja.
Notranji revizorji so odgovorni za:
7
-
seznanjarye z organizacijsko strukturo, poslovnimi na6rti in programi, datotekami,
stopnjami aktivnosti, navodili, prirodniki, predpisi in zakoni,
pridobivanje in preizku5anje podatkov,
ocenjevanje ustreznosti sistemov notranjih kontrol,
porodanje vodji SNR ali predstojniku revidirane enote o prednostih in slabostih
sistemov notranjih kontrol,
sodelovanje na razgovorih s predstojnikom revidirane enote o revizijskih ugotovitvah in
porodilih,
stalno strokovno usposabljanje,
V. STROKOVNE IN POKLICNO ETIENE ZAHTEVE
29.6len
(strokovna usposobljenost)
Notranjo revizijo lahko opravlja notranji revizor, kije pridobil naziv drZavni notranji revizor
ali preizku5eni d#avni notranji revizor v skladu z veljavnimi predpisi.
30.6len
(poklicno eti6ne zahteve)
Notranji revizorji morajo biti pri opravljanju svojih nalog nepristranski, pravi6ni, brez
vnaprej5njih sodb in se morajo izogibati navzkriZjem interesov.
VI. KONENI DOLOEBI
31. 6len
Z uveljavitvijo tega pravilnika preneha veljati Pravilnik o notranjem revidiranju v
Mestni
obdini Ljubljana Stevilka 007-2212007-3 z dne 5.2.2007.
32.6len
Ta pravilnik zatne veljati naslednji dan po objavi na oglasnih deskah MOL.
Stevilka: 01 0-3/2009-1
Datum:
2 3 _1X_ til0g
I