İÇİNDEKİLER Microsoft Project Görünümleri

İÇİNDEKİLER
Microsoft Project Görünümleri.............................................................................................................2
Aktivite Takvim (Calendar) Görünümü..............................................................................................2
Aktivite İş Akış Şemaları Görünümü (Network Diagram)...................................................................2
Aktivitelerde Kaynak Kullanım Görünümü (Task Usage) ...................................................................3
Aktivite İzleme Grafiği (Tracking Gantt) ...........................................................................................3
Kaynak Kullanım Grafiği (Resource Graph) ........................................................................................3
Kaynak Tanımlama Tablosu (Resource Sheet ) Görünümü .................................................................4
Kaynak Kullanımı Görünümü (Resource Usage) ...............................................................................4
Tekli ve Kombinasyon Görünümleri Kullanmak..................................................................................4
Kaynak Atama Görünümü (Resource Allocation).............................................................................5
Görev Giriş Görünümü (Task Entry) ..................................................................................................5
PROJEYİ BİÇİMLENDİRMEK...............................................................................................................6
Gantt Chart Wizardı Kullanarak Biçimlendirme Yapma......................................................................6
Görünüm ve Raporları Yazdırma..........................................................................................................7
PROJEYİ YAZDIRMADAN ÖNCE ÖNİZLEME ..............................................................................7
Baskı Önizleme Seçenekleri .................................................................................................................8
Bütün Görünümü Yazdırmak................................................................................................................8
Belirli Bir Bilgiyi Yazdırmak ...............................................................................................................9
Sayfa Yapısı Ayarları............................................................................................................................9
Sayfa Yapısını Yatay-Dikey yapma..................................................................................................9
Sayfayı Küçültme – Büyütme .........................................................................................................10
Sayfaları Sığdırma...........................................................................................................................10
Kâğıt Boyutunu ve Sayfa Başlangıç Numarasını Belirtme.............................................................10
Sayfa Kenar Boşluğu Ayarlama......................................................................................................10
Üst-Altbilgi, Açıklama Bilgileri Düzenleme ..................................................................................10
Üstbilgi –Altbilgi Araçları ..............................................................................................................11
Yazdırma Görünümü Ayarlama......................................................................................................11
Takvim Yazdırmak .............................................................................................................................12
RAPORLARLA ÇALIŞMAK ................................................................................................................13
Özel Görev Raporu Oluşturma ...........................................................................................................14
Kim, Ne Zaman, Ne Yapıyor? Raporu ...............................................................................................15
Her Hangi Bir Kaynak Görev Listesi Raporu.....................................................................................16
Proje Yönetim Sürecinin Gözden Geçirilmesi....................................................................................17
Özet Bilgi İstatistikleri ........................................................................................................................17
Proje Temelinin Kaydedilmesi............................................................................................................18
Temel İstatistiklerinin Görüntülenmesi ..............................................................................................19
Temel Raporun Ön İzlenmesi .............................................................................................................20
Temel´in Silinmesi..............................................................................................................................20
Bugünkü Tarihin Değiştirilmesi..........................................................................................................21
Takvime Göre Başlayan ve Biten Görevler ........................................................................................22
Birden Fazla Görevi İzlenmesi ...........................................................................................................22
Takvime Uygun Bitmeyen Görevlerin İzlenmesi ...............................................................................23
Gantt Chart´a Bir İzleme Çizgisi Eklemek .........................................................................................23
1
Microsoft Project Görünümleri
Microsoft Project’teki çalışma alanı View (Görünüm) olarak adlandırılır. Microsoft Project yüzlerce
görünüm içerir. Aynı anda bir ya da iki görünümle çalışılabilir. Proje bilgilerini girmek, düzenlemek,
incelemek, görüntülemek vs işlemleri için görünümler kullanılır. En çok kullanılan görünümü Gant
Şemaları (Gant Chart) görünümüdür. Genel olarak görünümler, görev ya da kaynak ayrıntılarına
yoğunlaşır. Örnek: Gant Chart görünümü, görünümün solunda bir tabloda görev ayrıntılarını listeler
ve görünümün sağındaki bir grafikte her görevi grafiksel biçimde bir çubuk olarak temsil eder. Gant
Chart görünümü, ince ayar yapılabilen, görev ayrıntılarını görüntüleyebilen ve bir proje planını
başkalarında sunarken kullanılan en bilinen yoldur.
Aktivite Takvim (Calendar) Görünümü
Calendar görünümü, diğer görünümlerdeki tablo yapısını, zaman çizelgesini ya da grafik öğelerini
göstermez. Görev adları, başlaması planlanan günlerin üzerinde durur. Bu görünüm görevlerin,
günlük, haftalık veya aylık olarak izlenmesini kolaylaştırır.
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
2. Görünümler penceresinden Calendar görünümü seçilir
3. Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
4. Calendar (takvim) görünümü ekrana gelir.
Aktivite İş Akış Şemaları Görünümü (Network Diagram)
Aktivite İş Akış Şemaları (Network Diagram) görünümü, görev ilişkilerine yoğunlaşır. Network
Diagram’daki her kutu ya da bağlantı bir görevle ilgili ayrıntıları görüntüler. Kutular arasındaki
çizgiler görev ilişkilerini belirtir. Network Diagram’da tüm görünüm grafiktir. Network diyagramda
devam eden görevler üzerinde bir çizgi, biten görevler üzerinde çarpı vardır. Görevler, kaynaklar,
başlangıç ve bitiş tarihleri bir kutu içerisinde görülmek istendiğinde kullanılır.
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
2. Görünümler penceresinden Network Diagram görünümü seçilir
3. Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
4. Network Diagram (Ağ) görünümü ekrana gelir.
Netvvork Diagram görünümünde karşımıza farktı şekillerde kutular çıkmaktadır. Bu kutuların
bazılarının anlamı aşağıdaki gibidir.
Aktivite Tipi
Normal - NonCritical
Kritik - Critical
Özet - Summary
Kritik Özet - Critical Summary
Kilometretaşı - Milestone
Kritik Kilometretaşı - Cr. Milestone
Dikdörtgen
Dikdörtgen
Yamuk
Yamuk
Altıgen
Altıgen
Şekli
Rengi
Mavi
Kırmızı Çerçeveli
Mavi
Kırmızı Çerçeveli
Mavi
Kırmızı Çerçeveli
Diğer özellikteki aktivitelerin renk ve şeklini görmek için Format menüsünden Box Styles seçeneğini
tıklayın.
2
Aktivitelerde Kaynak Kullanım Görünümü (Task Usage)
Kaynakların atandıkları işleri ve atama zamanlarını gösteren görüntüdür. Eğer çalışılan zamandan çok
maliyet ile ilgileniliyorsa çalışma zamanı yerine maliyette bu görünümde gösterilebilir. Mesela
gerçekleşen maliyetler ile planlanan maliyet ayrı ayrı gösterilebilir. Böylece detaylı olarak farkların
nereden kaynaklandığı gösterilebilir. Görünümün sayfa kısmı görevleri ve atanan kaynakları
gösterecektir. Zaman çizelgesi bölümünde ise kaynakların çalışma saatleri ve maliyetleri gibi bilgileri
bulundurur. Buradaki bilgileri görünüm menüsünden farklı tablolar kullanılarak değiştirilebilir.
Task Usage görünümünün kullanıldığı durumlar.
• Kaynakların görevlere göre organize edilmesi istendiğinde
• Görev başına düşen işi zaman olarak göstermek için
• Görev başına düşen maliyeti göstermek için
• Planlanan ve gerçekleşen iş ile ilgili bilgileri göstermek için
• Planlanan ve gerçekleşen maliyetleri göstermek için
1.
2.
3.
4.
View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
Görünümler penceresinden Task Usage görünümü seçilir
Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
Task Usage görünümü ekrana gelir.
Aktivite İzleme Grafiği (Tracking Gantt)
Projenin plan ve gerçekleşme bilgilerini aynı anda içeren görünümdür. Tracking Gantt her görev için
iki çubuk grafik gösterecektir. Alttaki çubuk temel proje başlangıç ve bitişlerini, üstteki de var olan
tarih bilgilerini gösterir. Tracking Gantt görünümü aşağıdaki amaçlar için kullanılır.
• Görevlerin zaman içindeki takibi varsa sapmalarını takip etmek için (sapmalar kaydedilen
temel ile takip edilirken elde edilen bilgilerin karşılaştırılmasından ortaya çıkacaktır)
• Görevlere grafik olarak bakarken, görevlerle ilgili ayrıntılı bilgilere ulaşmak için
• Projeye görev girmek, görevleri bağlamak ve kaynak atamak için kullanılır.
1.
2.
3.
4.
View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
Görünümler penceresinden Tracking Gant görünümü seçilir
Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
Tracking Gant görünümü ekrana gelir.
Kaynak Kullanım Grafiği (Resource Graph)
Seçili kaynağın iş yükü bilgilerini zaman üzerinde göstermek için kullanılır. Resource Graph
grafiklerle fazla yüklemeleri göstermeye yarar. Çift panelli görünümde kullanılırsa, “birden fazla
gruba ait” kaynaklarla ilgili bilgiler elde edilebilir. Resource Graph kullanım amaçları;
• Hangi kaynakta aşırı yükleme olduğuna bakılacağı zaman
• Çalışma her kaynağın kapasitesini ve kullanım oranının gösterilmesi istendiğinde
• Her kaynağın kaç saat çalışmaya planlandığının gösterilmesi istendiğinde
• İlave iş yüklemelerinde hangi kaynağın ne kadar zamanı olduğunu görmek için
• Kaynak maliyetlerine bakılacağında
1.
2.
3.
4.
View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
Görünümler penceresinden Resource Graph görünümü seçilir
Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
Resource Graph görünümü ekrana gelir.
3
Kaynak Tanımlama Tablosu (Resource Sheet ) Görünümü
Resource Sheet görünümü, her satır için bir kaynak olacak şekilde satır ve sütun biçimlendirmesiyle
kaynaklarla ilgili ayrıntıları görüntüler. Resource Sheet ayrıca, her donamı, malzeme ya da insan
kaynakları ilgili bütün bilgilerin girilebileceği ve değiştirilebileceği görünümdür. Resource Sheet şu
durumlarda kullanılır.
• Kaynak bilgileri girilmesi ya da değiştirilmesi istendiğinde
• Kaynakların planlanmış ve gerçekleşen maliyet işlerini görmek için
• Her kaynağa atanan iş yüklerinin gözlenmesinde
• Kaynak maliyetlerinin gözlenmesinde
• Bir kişinin projedeki verimliliğini görmede
• Her kaynağın kaç saat çalışmaya planlandığının gösterilmesi istendiğinde
• İlave iş yüklerinde hangi kaynağın ne kadar zamanı olduğunu görmek için
• Kaynak maliyetlerine bakılmak istendiğinde
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
2. Görünümler penceresinden Resource Sheet görünümü seçilir
Kaynak Kullanımı Görünümü (Resource Usage)
Projede kullanılan bir kaynakların atandıkları işleri ve atama zamanlarını gösteren görüntüdür.
İstenirse işle beraber maliyet bilgilerini de gösterir. Resource Usage şu amaçlar için kullanılır.
• Kaynak bilgilerinin girilmesi ve düzenlenmesinde
• Görevlerin kaynaklara atanmasında
• Hangi kaynağın ne kadar aşırı yüklendiğini göstermek gerektiğinde
• Her bir kaynağın bir günde ne kadar çalışmak üzere planlandığını göstermekte
• Her kaynağın kapasitesini göstermekte
• Her kaynağın ilave görev için ne kadar zamanının olduğunu göstermekte
• Her kaynağın günden daha büyük zaman dilimlerinde ne kadar çalışacağını ayrıntılı
görmek için
• Kaynak maliyetlerini gözetlemek için
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
2. Görünümler penceresinden Resource Usage görünümü seçilir
3. Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
4. Resource Usage görünümü ekrana gelir.
Tekli ve Kombinasyon Görünümleri Kullanmak
Microsoft Project ’te tekli ya da kombinasyon (ekranın ikiye bölünmesi) görünüm ile çalışılabilir.
Tekli görünümler, bütün çalışma ekranını kaplayan görünümlerdir. Kombinasyon görünümler ekranı
ikiye böler. Paylaşımlı bir görünümdür. Üst kısımda yer alan aktivite (görev) ya da kaynakla ilgili alt
kısımda detaylı bilgiler yer alır. Kombinasyon görüntü elde etmek ya da kaldırmak için,
1. Windows menüsünden Split seçeneği tıklanır. Ekran ikiye bölünür.
2. Kombinasyon görüntüyü kaldırmak için Windows menüsünden Remove Split seçeneği tıklanır
3. Aşağıda Bölünmüş ekran görülmektedir.
4
4. Alt ya da üst kısımdaki görünümü değiştirmek için, pencere üzerinde her hangi bir yere
tıklanıp, aktif yapılır. View menüsünden istenilen görümüm tıklanır.
Kaynak Atama Görünümü (Resource Allocation)
Projede kullanılan bir kaynakların atandıkları işleri ve atama zamanlarını gösteren görüntüdür.
Resource Allocation, Resource Usage ve Gantt Chart görünümlerini birlikte gösteren bir görünümdür.
Kaynakla ilgili bilgileri kolayca girebileceğiniz üst kısımda kaynaklar yaratılabilirken görevler de
aşağıda girilebilir. Resource Allocation görünümü şu durumlarda kullanılır.
• Her kaynak için maliyet ve iş atamalarını göstermekte
• Aşırı yüklenen kaynakları göstermekte
• Her kaynağın iş sürecini tablo ve grafik olarak göstermek istendiğinde kullanılır.
1.
2.
3.
4.
View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
Görünümler penceresinden Resource Allocation görünümü seçilir
Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
Resource Allocation görünümü ekrana gelir.
Görev Giriş Görünümü (Task Entry)
Task Entry görünümü, Gant Chart’ın üst kısımda yer aldığı, Task Form’un alt kısımda yer aldığı
birleşik bir görüntü olup, görev bilgilerini girmek için kullanılır. Gantt Chart’ta bir bilgi seçildiğinde
onunla ilgili bilgiler diğer görünümde gösterilmeye başlanır. Task Entry görünümü şu amaçlar için
kullanılır.
• Görevlerin detaylarına bakarken grafiklere bakabilmek için
• Görevlerin zaman içerisindeki sürecine bakabilmek için
• Zaman içinde görevlerin bir biri ile olan ilişkilerine bakabilmek için kullanılır.
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır.
2. Görünümler penceresinden Task Entry görünümü seçilir
3. Apply (Uygula) seçeneği tıklanır.
4. Task Entry görünümü ekrana gelir.
5
PROJEYİ BİÇİMLENDİRMEK
Proje içerisinde, aynı çalışma sayfasında olduğu gibi bazı görevleri diğerlerinden ayırmak için,
biçimlendirme yapılabilir.
• Metnin rengini, boyutunu, biçimini, yazı tipini değiştirmek için, Format menüsündeki Font
komutu tıklanır. Aşağıda görülen pencere kullanılarak biçimlendirme yapılır.
•
o Font kısmından istenilen yazı tipi seçilir.
o Font Style kısmından yazı tipi biçimi seçilir.
o Size kısmından yazı tipi boyutu seçilir.
o Underline seçeneği işaretlenirse, metinlerin altı çizilir.
o Color kısmından yaz tipi rengi seçilir.
o Sample kısmında uygulanan biçim görülür.
Aşağıda görülen Biçimlendirme araç çubukları kullanarak biçimlendirme yapılır.
Şekil 88 Biçimlendirme Araç Çubuğu
Araç Adı
Açıklama
Seçili metnin yazı tipini değiştirir
Seçili metnin yazı tipi boyutunu değiştirir
Seçili metni sırasıyla kalın, eğik, altı çizili yapar.
Seçili metni hücrenin soluna, ortasına, sağına hizalar.
Gantt Chart Wizardı Kullanarak Biçimlendirme Yapma
Gantt Chart Wizardı Kullanarak biçimlendirme yapılabilir.
1. Araç çubuğundan Gantt Chart Wizart aracını
2. Aşağıdaki pencerede Next düğmesini tıklayın
6
tıklayın
3. Gantt Chart üzerinde görüntülemek istediğiniz seçeneği tıklayın. Next düğmesini tıklayın
4. Gantt Chart üzerinde başka ne tür bilgiler görünmesi gerektiğine aşağıdaki pencerede karar
verilir. Örneğin Tarihler ve kaynak isimlerini görmek için Resource and Dates seçeneğini
seçip, Next düğmesini tıklayın
5. Yerleşik görünüm ve tabloları oldukları gibi kullanmanızın yanı sıra, onları özelleştirebilir ya
da kendinize özel oluşturabilirsiniz. Aşağıdaki pencerede görevler arasındaki bağlantıları
görüntülemek için Yes seçeneğini işaretleyip, Next düğmesini tıklayın.
6. Belirlenen biçimlendirmelerin uygulanması için aşağıdaki pencerede Format IT düğmesini
tıklayın. Exit Wizard düğmesini tıklayın.
Görünüm ve Raporları Yazdırma
Bir görünümü yazdırmak, ekranda gördüğünüzü olduğu gibi kâğıda almanızı sağlar. Bir görünüme
uyguladığınız farklı tablolar ya da gruplar gibi bir özelleştirmeyi de yazdırabilirsiniz. Birkaç istisna
dışında, Microsoft Project’te gördüğünü her hangi bir görünümü yazdırabilirsiniz.
İstisnalar şunlardır:
• Task Form ve Relationship Diagram gibi form görünümleri yazdırılamaz
• Birleşik görünümde görüntülenen iki görünümden yalnız etkin olan görünüm yazdırılabilir.
Ekranda bir seferde gördüğünüz proje planının küçük bir parçası olabileceği unutulmamalıdır.
Örneğin: 85 görevli bir Gantt Chart yazdırmak için 14 ya da daha fazla A4 kâğıt gerekebilir.
İster bir yazıcı, ister çizici olsun, yazdırmayı düşündüğünüz her hangi bir görünüme baskı in izleme
yapmak gerekir. Böylece yazdırılacak kısım denetlenebilir, üst-altbilgiler uygulanabilir.
PROJEYİ YAZDIRMADAN ÖNCE ÖNİZLEME
Bir projeyi yazdırmadan önce, sayfanın yazdırıldığı zaman nasıl görüneceğini görmek üzere ve olası
yazdırma hatalarını önlemek için Baskı Önizleme kullanılır. Baskı önizleme ekranı ile yazdırılmış
sayfada görülenler aynıdır. Projeyi baskı önizleme görmek için,
• Baskı önizleme de görülecek dosya açılır.
•
•
•
•
File menüsünden Print Preview seçeneği tıklanır veya
Print Preview aracı tıklanır.
Aşağıda görüldüğü gibi proje planı görülür.
Üst kısımda önizleme menü ve araçları, sağ alt köşede toplam sayfa sayısı ve üzerinde
bulunduğumuz sayfa numarası yazılır.
Baskı önizleme görünümünden çıkmak için klavyeden ESC tuşuna basılır veya Close menü
seçeneği tıklanır.
7
Baskı Önizleme Seçenekleri
Araç Adı
Açıklama
Üzerinde bulunduğumuz sayfa sağda ya da soldaki sayfaları görmek için bu
araçlara tıklanır.
Üzerinde bulunduğumuz sayfadan önceki ve sonraki sayfaları görüntülemek
için kullanılır.
Baskı önizlemede gördüğümüz sayfayı yakınlaştırmak (zoom) için kullanılır.
Aynı işlem fare ile sayfa üzerine tıklanarak ta yapılır.
Baskı önizlemede birden fazla sayfa görüntülenmişse, bir sayfa görüntülemek
için bu araca tıklanır.
Baskı önizlemede birden fazla sayfa görüntülemek için kullanır.
Sayfa yapısını değiştirmek için kullanılır.
Dosyayı yazdırmak için kullanılır.
Baskı Önizleme penceresini kapatmak için kullanılır.
Bütün Görünümü Yazdırmak
7. Ön izlemesi tamamlanan görünümü yazdırmak için bütün programlarda olduğu gibi File
menüsünden Print seçeneği tıklanır veya Ctrl+P tuşlarına basılır.
8. Aşağıdaki pencerede bazı ayarlamalar yapılır
8
•
•
•
Print Range kısmından All seçilirse bütün dosta yazdırılır. Dates From.. ve To alanlarına tarih
girilirse belirlenen tarihler arasındaki Proje bilgileri yazdırılır
Number of copies kısmına dosyanın kaç kez yazdırılacağı girilir. Örnek: Proje yöneticisi,
müşteri ve kendiniz için yazdırmak istiyorsanız, Number of copies kısmına 3 girmeniz gerekir.
Preview düğmesini tıklayıp, yazdırılacak kısmı ön izleme penceresinde görebilirsiniz.
Belirli Bir Bilgiyi Yazdırmak
Belirli bir tarih aralığını ya da kritik görevler gibi istenilen bir bilgiyi yazdırmak için;
1. Yazdırmak istediğiniz bilgileri yazdırmak için süzün. Fitler
aracını tıklayıp,
Örneğin Critical seçeneğini tıklayın
2. İstenilen iki tarih arasını yazdırmak için File menüsünden Print seçeneğini tıklayın veya Ctrl+P
tuşlarına basın.
3. Dates From. Kutusuna ilk tarihi To kutusuna son tarihi yazın ya da oku tıklayıp seçin.
4. Ok düğmesini tıklayıp yazdırın
Sayfa Yapısı Ayarları
Üzerinde çalışılan dosyanın kenar boşluklarını ayarlama, üst-alt bilgi düzenleme, sayfa yapısını yatay
ya da dikey yapma, sayfaları yazdırma, baskı ön izlemede görme vs gibi sayfa ile ilgili düzenlemeler.
Sayfa yapısı ayarları Page Setup içerisinden yapılabilir..
Sayfa yapısı ayarları için;
1. File menüsünden Page Setup tıklanır
2. Ekrana gelen Page Setup penceresinde sayfa yapısı ile ilgili ayarlamalar yapılır.
Sayfa Yapısını Yatay-Dikey yapma
Üzerinde çalıştığımız sayfa yapısını yatay ya da dikey yapmak için;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
2. Page sekmesini tıklayın
3. Portrait (dikey) ya da Landscape (yatay) seçeneklerinden istediğinizi işaretleyin Ok düğmesini
tıklayın.
9
Sayfayı Küçültme – Büyütme
Üzerinde çalıştığımız sayfayı istenilen oranda küçültmek ya da büyütmek için;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
2. Page sekmesini tıklayın
3. Adkust to .. kutusuna yüzde olarak istenilen küçültme-büyütme oranını girin. Örnek: %75
Normal boyut %100’dür
Sayfaları Sığdırma
Birden fazla sayfayı daha az sayfaya sığdırmak için;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
2. Page sekmesini tıklayın
3. Fit to .. seçeneğini işaretleyin
4. Önce toplam sayfa sayısı yazılır. Sonra sığdırılmak istenen sayfa sayısı yazılır. Örnek: 5 sayfa
3 sayfaya sığdırılacaksa önce 5 sonra 3 yazılır.
5. Ok, düğmesini tıklayın.
Kâğıt Boyutunu ve Sayfa Başlangıç Numarasını Belirtme
Kâğıt boyutunu ( A4, A3 gibi) ve sayfalara numara verilirken sayfa numarası 1 yerine herhangi bir
numaradan ( 5, 20 gibi) başlayacaksa;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
2. Page sekmesini tıklayın.
3. Page size kısmından kâğıt boyutu belirlenir.
4. First page number kutusuna sayfa numarası hangi rakamdan başlayacaksa girilir. .
Sayfa Kenar Boşluğu Ayarlama
Baskı yapılacak dosyanın kenar boşluklarını ayarlamak için;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
2. Margins sekmesini tıklayın.
3. Üst (top), alt (bottom), sağ(right), sol (left) kenar boşluklarını girin
Üst-Altbilgi, Açıklama Bilgileri Düzenleme
Üzerinde çalıştığımız dosyanın üst ya da alt kısmına adres, telefon, logo, faks, sayfa numarası, web
adresi, e-mail adresi vs gibi bilgi girmek için kullanılır. Girilen üst ve alt bilgiler tüm sayfalara
bilgisayar tarafından yazdırılır. Girilen üst ve alt bilgilere antet denir. Üst-Alt bilgi girmek için;
1. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
10
2. Üst bilgi girmek için Header sekmesini, alt bilgi girmek için Footer sekmesini tıklayın. Her
iki sekmede yer alan düğmeler be işlevleri aynı.
Üstbilgi –Altbilgi Araçları
Yazı tipi, boyutu aracı,
değiştirmek için kullanılır.
Girilen üst ya da alt bilgilerin yazı tipini, boyutunu, biçimini
Sayfa numarası aracı; Sayfa numarası vermek için bu araca tıklayın.
Toplam sayfa aracı, üzerinde çalıştığımız tablonun toplam kaç sayfadan oluştuğunu yazmak için
kullanılır.
Takvim aracı, Tarihi yazdırmak için bu araca tıklanır.
Saat aracı; Günün saatini yazdırmak bu araca tıklanır.
Dosya ismi aracı.. Dosya ismini eklemek için kullanılır.
Resim Ekle Aracı: Resim eklemek için kullanılır.
Yazdırma Görünümü Ayarlama
3. File menüsünden Page Setup seçeneğini tıklayın.
4. View sekmesini tıklayı. Bu görümüm bulunduğunuz ekran görünümüne göre değişir.
5. Notları yazdırmak için Print notes seçeneğini işaretleyin.
6. Boş Sayfaların yazdırılmasını istemiyorsanız Print blank pages seçeneğini temizleyin.
7. Her sayfada kaç sütun yer alacağını Print first .. Kutusuna girin.
11
Takvim Yazdırmak
Takvim yazdırmak için öncelikle Calendar görünümde olmak gerekir. Bir takvim yazdırırken istenilen
her hangi bir ay bir sayfada kaç ay veya hafta görüntüleneceği seçilebilir. Takvim görünümü
yazdırmak için aşağıdaki işlemler yapılır.
1. View menüsünden More Views seçeneğin tıklayın
2. Calendar görünümü seçip, Apply düğmesini tıklayın
3. Baskı ön izleme aracını
tıklayın
4. Page Setup düğmesini tıklayın
5. View sekmesini tıklayın. Weeky per page seçeneğini işaretleyip, kutuya her sayfada kaç hafta
görüntülenmek isteniyorsa azılır. Örnek 3 . Ok düğmesini tıklayın
6. Print düğmesini tıklayın. Yazdırma seçeneklerini ayarlayıp, Ok düğmesini tıklayın.
12
RAPORLARLA ÇALIŞMAK
Raporlar, Microsoft Project verisini yazdırmak için kullanılan önceden tanımlanmış biçimledir.
Yazdırılabilecek ya da çevrim içi çalışılabilecek görünümlerin tersine, raporlar yalnızca, Print Preview
penceresinde yazdırmak ya da bakmak için tasarlanır. Veriler bir rapor içerisine doğrudan girilemez.
Microsoft Project, istenilen bilgileri almak için düzenlenebilecek önceden tanımlanmış çok sayıda
görev, kaynak ve atama raporları içerir.
Print Peview penceresinde bir rapor görmek, ek bilgiler girmek için;
1. Görünüm (View) menüsünden Raporlar (Reports) seçeneği tıklanır. Microsoft Project Aşağıda
görülen Reports penceresini görüntülenir.
Genel
Görünüm
Şu anki
aktiviteler.
Maliyetler
Görev
ve işler
Özel.
İş yükü
2. Custom seçeneğini tıklayıp, Select düğmesini tıklayın. Microsoft Project önceden tanımlanmış
tüm raporları ve eklenen raporları gösteren Reporst penceresini görüntüler.
3. Task seçeneğini tıklayıp, Preview düğmesini tıklayın. Bu rapor, Gantt Chart görünümünün
Entry tablosunda gördüğümüze benzeyen proje görevlerinin (özet görevler dışında) tam bir
listesidir.
13
Özel Görev Raporu Oluşturma
1. Görünüm (View) menüsünden Raporlar (Reports) seçeneğini tıklayın Microsoft Project
Reports penceresini görüntüler.
2. Custom seçeneğini tıklayıp, Select düğmesini tıklayın. Microsoft Project önceden tanımlanmış
tüm raporları ve eklenen raporları gösteren Reporst penceresini görüntüler.
3. Task seçeneğini tıklayıp, Copy düğmesini tıklayın.
4. Aşağıdaki pencerede Name kutusuna, raporun adını yazın. Örnek: Özel Görev Raporu. Period
kutusundan Months seçeneğini tıklayın. Table kutusunu tıklayıp, Summary seçeneğin tıklayın.
Ok düğmesini tıklayın
14
5. Custom Reports penceresinde Preview düğmesini tıklayın. Aşağıdaki gibi aylara dağıtılmış
görev tablosu görülür.
6. Print düğmesini tıklayıp, raporu yazdırabilirsiniz. Baskı ön izleme ve raporlar penceresini
kapatmak için Close düğmesini tıklayın
1.
2.
3.
4.
Kim, Ne Zaman, Ne Yapıyor? Raporu
Görünüm (View) menüsünden Raporlar (Reports) seçeneği tıklanır.
Assignment seçeneği sonra Select düğmesi tıklanır.
Assignment Reports penceresinde, Who Does What When seçeneği sonra Select düğmesi
tıklanır
Aşağıda görülen Print Preview penceresinde Who Does What When raporunu görüntüler
15
1.
2.
3.
4.
Her Hangi Bir Kaynak Görev Listesi Raporu
Görünüm (View) menüsünden Raporlar (Reports) seçeneği tıklanır.
Assignment seçeneği sonra Select düğmesi tıklanır.
Assignment Reports penceresinde, To do List seçeneği sonra Select düğmesi tıklanır
Aşağıdaki pencereden görevleri listelenecek kaynak simi açılır liste oku tıklanıp seçilir.
5. OK düğmesi tıklandığında, Print Preview penceresinde To do List raporunu görüntüler
16
2 Bölüm
Proje Yönetim Sürecinin Gözden Geçirilmesi
Proje yönetimi 2 şamaya ayrılır.
1. Projenin planlanması
2. Başlangıcından sonra aktif projenin yönetimi
Proje planlanmasının yer aldığı 1.aşama, genelde proje başlamadan önce tamamlanmalıdır. Proje
süreci tamamlandığı halde, proje yönetim süreci bitmemiş olabilir. Projenin başlamasıyla beraber,
değişikliklerin veya önceden tahmin edilemeyen ayrıntıların yerleştirilmesi için planın değişmesi veya
ayarlanması gerekebilir. Orta düzeyde aktif proje yönetimi içeren 2. aşamayla çalışacaktır. Aktif proje
yönetim aşamaları;
1. Proje planının oluşturulması
2. Proje takviminin ayarlanması
3. Proje orijinal planı ile var olan planın karşılaştırılması
4. Geçici planların oluşturulması
5. Raporların bastırılması
Özet Bilgi İstatistikleri
Aktif proje yönetiminin bir parçası olarak; temel oluşturulması gerekebilir.
Temel; proje sürecin izlenmesi için kullanılan orijinal proje planı olarak tanımlanabilir. Görevleri,
kaynakları atama ve gider tahminlerini içerir.
Temel oluşturmadan önce, özet bilgi istatistiklerine bakmak yararlıdır.
1. Project menüsünden Project Information seçeneğini tıklayın
2. Project Information penceresinde, proje başlangıç tarihi, bitiş tarihi ve takvim gibi genel
bilgiler yer alır.
3. Statistics düğmesine tıklayarak projenin var olan istatistikleri (başlangıç, bitiş tarihi, süresi,
yapılan iş..) temel istatistiği, gerçekleşen istatistik, sonuç fark istatistiği ile karşılaştırılabilir.
Microsoft Project bu bilgiyi girilen proje bilgisinden hesaplar. Örneğin, Microsoft Project,
maliyet bilgilerini Resource Sheet görünümüne girilen maaş belgilerine göre oluşturur.
17
Proje Temelinin Kaydedilmesi
Bir proje yöneticisinin, proje planını oluşturduktan sonraki en önemli etkinliklerinden biri
gerçekleşenleri kaydetmek ve proje çalışmasını incelemektir. Proje performansına düzgün olarak karar
vermek için özgün planla karşılaştırmak gerekir. Bu özgün plan, proje temeli ya da yalnızca temel
olarak adlandırılır. Proje temeli, bir proje planındaki planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri ve görev,
kaynak atamalarının planlanan maliyetleri gibi önemli değerlerin bileşimidir. Bir proje planı
kaydedildiğinde, Microsoft Project var olan değerlerin fotoğrafını çeker ve gelecekte karşılaştırma için
Microsoft Project dosyasını kaydeder.
Proje devam ettikçe, görevlerin nasıl gerçekleştiğine dair veriler girilecek ve bunlarda var olan bilgiyi
değiştirecektir. Daha sonra projenin orijinal takvimlerinden ne kadar saptığını görmek için Temel ile
mevcut takvim karşılaştırılır. Temel kaydetmek için şu işlemler yapılır;
1. View menüsünden More Views seçeneği tıklanır
2. Task Sheet görünümü seçilir. Apply düğmesi tıklanır.
3. View menüsünden Table: Entry seçeneğini tıklayıp, Variance seçeneği tıklanır. Project Statics
pencersindeki rakamlar bu tablodaki bilgilere göre oluşturulmuştur. Her bir görev için Start ve
Finish değerlerine bakılır. Eğer Baseline ve Variance sütunlarında “NA” yazıyorsa, bunun
nedeni plan oluşturulmaması ve projenin başlamamış olmasıdır.
4. Temel kaydetmek için; Tools menüsü tıklanır
5. Tracking seçeneği tıklanır
6. Save Base Line seçeneği tıklanır
18
7. Entire Project seçeneği seçili olmalıdır.
8. Ok düğmesini tıklanır.
9. Start ve Finish alanlarını Baseline Start ve Baseline Finish alanlarıyla karşılaştırın. Microsoft
Project Start ve Finish alanlarından aldığı bilgiyi ayrı ayrı Baseline Start ve Baseline Finish
alanlarına kopyalar.
10. File menüsünden Save As seçeneğini tıklayın. Temel dosyasına bir isim verip, Save düğmesini
tıklayın.
UYARI
Tek bir proje planında en fazla 11 tane proje temeli kaydedilebilir. Baseline, Baseline1, … Baseline10
olarak adlandırılırlar. Çok sayıda proje temeli kaydetmek, uzun planlama evreleri olan, farklı proje
temeli değerlerini karşılaştırmak için yararlıdır. Örneğin, proje temeli planları, her ay planlama
ayrıntıları değiştiğinde kaydetmek ve karşılaştırmak istenilebilir.
Temel İstatistiklerinin Görüntülenmesi
Temel hazırlandığında, temel istatistikleri de Project Statistics penceresinde yer alır. Temel istatistiği,
fark istatistiğini oluşturur ve bir diyalog kutusunda görüntüler. Microsoft Project bir fark istatistiği
hesabını gerçekleşen istatistiklerden temel istatistiğini çıkararak yapar. Örneğin, Start Variance,
Planned Start ve Scheduled Start arasındaki farkı belirler.
Proje istatistiklerini görmek için; Project menüsünden Project Information tıklanır. Statics düğmesi
tıklanır.
19
Temel Raporun Ön İzlenmesi
Microsoft Project, bir projenin değişik aşamalarına bakılmasını sağlayan birçok biçimli raporlar
içermektedir. Proje için bir temel oluşturulduğunda, proje ilerledikçe karşılaştırma yapabilmek için
raporlar görüntülenebilir veya yazdırılabilir. Project Summary raporu bü tür raporlara örnektir. Bu
rapor, Project Statistics penceresindeki bilgilerle (curren, baseline, actual ve variance bilgileri) aynı
tipte bilgileri içermektedir. Bu tipteki proje bilgileri diğer görünümler ve raporların içerisinde de
görüntülenebilir. Üzerine Variance tablosu eklenmiş, Task Sheet görünümü projenin her hangi andaki
bilgileriyle Temel arasındaki farkları göstermektedir. Aranan bilgi Gantt Chart veya Who Does What
When raporlarından görüntülenebileceği gibi, istenilen bilgilere yonalı özelleştirmeler yapıldıktan
sonra da görüntülenebilir.
1. View menüsünden Reports seçeneğini tıklayın
2. Overniew seçeneğini tıklayıp, Select düğmesini tıklayın
3. Project Summary seçeneğini tıklayıp, Select düğmesini tıklayın.
4. Ön İzleme ve Raporlar pencerelerini kapatmak için Close düğmesini tıklayın.
Temel´in Silinmesi
Projenin bazı bölümlerinde; tahmini olarak ortasına ya da sonlarına doğru, Temel’in silinmesine
ihtiyaç duyulabilir. Belki o bilgiye artık ihtiyaç duyulmamaktadır ya da proje tamamlanmıştır ve dosya
başka Projeler için şablon olarak kullanılmak istenebilir. Clear Baseline penceresi, bir Temel ya da
Geçici Plan’ın silinmesi amacıyla kullanılır. Bir Temel’in temizlenmesi işlemi bütün bir proje ya da
20
seçili görevler için uygulanabilir. Eğer seçili görevler için Temel silmek gerekiyorsa, bir Task
görünümünde bulunmak gerekir.
Temel’i silmek için;
1. Toosl menüsünden Tracking seçeneğini tıklayın.
2. Clear Baseline seçeneğini tıklayın
3. Clear Baseline Plan ve Entire Project seçeneğini işaretleyin
4. Ok düğmesini tıklayın
5. Aşağıdaki Task Sheet görünümünde Baseline Start ve Baseline Finish seçeneklerinin
değerleri kaldırılır.
Bugünkü Tarihin Değiştirilmesi
Microsoft Project, bilgisayardaki sistem tarihini Current Date (Bugünkü Tarih) olarak kullanır.
Current Date çizgisini görebilmek mümkündür. Bu, Bugünkü Tarih yerleşimini belirten noktalı
dikey bir çizgidir. Bu çizgi, Gantt Chart, Resource Graph ve Resource Usage görünümlerinde de
belirtilmiştir. Bu durumlarda bu günkü tarihin Microsoft Project’te değiştirilmesi gerekebilir. Bu proje
bilgisinin değişik açılardan analiz edilmesine de imkân verir.
Bu günkü tarihi değiştirmek için;
1. Project mensüsünden Project Information seçeneğini tıklayın
2. Current Date kutusuna tarihi girin.
21
Takvime Göre Başlayan ve Biten Görevler
Her bir görev için bilgiler girildi ve bir temel oluşturuldu. Proje ilerledikçe, her görevin ne olduğunu
belirtmek için bilgiler girilir. Tamamlanmış görevler, %Complete değeri 100 olan görevlere denir.
Görevin başlangıç ve bitiş tarihleri takvime olabilir/olmayabilir veya süresi değişmiş olabilir.
Microsoft Project görevlerin güncelleştirilmesi için bir takım seçenekler sunmaktadır. Tracking araç
çubuğu veya Update Tasks penceresi, bu işlemler için kullanılır.
Görev zamanında tamamlanmışsa, Scheduled alanındaki veri, Actual alanına kopyalanır. Bunu
gerçekleştirmek için, Tracking araç çubuğundaki %100 Complete aracı veya Update Tasks
penceresindeki %Complete alanına “”100” değeri girilir.
Tamamlanmışlık oranı bir kere 100 olarak belirtilince, Actual değerlerinin değiştirilmesi, Microsoft
Project tarafından hesaplanmayacaktır. Girilen gerçekleşen değerlerle ilgili Current Start ve Finish
alanlarına kopyalanacktır.
Takvime göre başlayan ve biten tek bir görevi izlemek için,
Tracking araç çubuğunu görüntüleyin.
1. Tracking araç çubuğu kullanılır.
• View menüsünden, Toolbars seçeneği tıklanır.
• Tracking tıklanır.
• Aşağıda görülen araç çubuğu, bir görevin yüzde 25, 50, 75 ya da 100 tamamlandığını
kolayca kaydetmek için düğmeler içerir. Uygun düğme tıklanır.
2. Update Tasks iletişim kutusuna istenilen yüzde değeri girilir
• View menüsünden, Toolbars seçeneği tıklanır.
• Tracking tıklanır
• Update Tasks aracı
tıklanır.
• %Complete alanına “”100” değeri girilir.
3. Project Guide kullanılır
Birden Fazla Görevi İzlenmesi
Görev izlenceleri sırasında zaman kazanmak için her görevi seçerek Tracking araç çubuğundaki uygun
düğmeye tıklayarak, çoklu görevleri güncelleyebilirsiniz.
1. Aynı anda tamamlandı bilgisi girilecek görevleri seçiniz.
22
2. Tracking araç çubuğunda %100 aracını tıklayın veya Tracking araç çubuğunda Update Tasks
tıklanır. %Complete alanına “”100” değeri girilir.
aracı
3. Seçili bütün görevler tamamlandı olarak işaretlenir.
Takvime Uygun Bitmeyen Görevlerin İzlenmesi
Takvime uygun bitmeyen bir görev için, Update Tasks penceresinde, takvimden sapan gerçekleşen
tarihin girilmesi gerekmektedir.
• Erken ya da geç başlama durumunda, görevin Actual Start metin kutusundaki başlama tarihi
yazılır. Microsoft Project, fiili başlama tarihine göre işleme sokar. Daha sonra, görevin bittiğini
belirtmek için % Complete metin kutusuna “100” değeri girilir.
• Görevin erken ya da geç bitme durumunda, Actual Finish metin kutusuna görevin bitiş tarihi
girilir. Microsoft Project, Actual Finish tarihi %100 tamamlanmış olan görevleri otomatik olarak
işaretler ve Remaining Dur metin kutusunu sıfırlar.
• Eğer, Actual Start ve Finish tarihleri var olan takvimden sapma gösteriyorsa, ilk önce Actual
Start tarihi, sonra da Actual Finish tarihi yazılır.
Bir görev takvimin gerisindeyse, proje, görevin kalan süresi için yeniden takvimlendirilir. Kalan
sürenin takviminin, yeniden ayarlanması için en kolay yol Tracking araç çubuğundaki Reschedule
Work düğmesidir.
Bir görevin kalan süresinin yeniden takvimlendirilmesinin; başlayan veya başlamayan görevlere farklı
etkileri vardır.
• Yeniden takvimlendirmenin yapılacağı görev henüz başlamadıysa, Microsoft Project tüm görevi
aktif tarihten başlayacak şekilde ayarlayacaktır. Otomatik olarak Start No Earlier Than kısıtına
aktif tarih girilecektir.
• Yeniden takvimlendirmenin yapılacağı görev başlamışsa Microsoft Project görevin kalan süresini
aktif tarihten başlayacak şekilde ayarlar. Resume No Earlier Than şeklinde yeni bir kısıt girer ve
aktif tarih bu kısıta göre ayarlanır.
1. View menüsünden, Toolbars seçeneği tıklanır.
2. Tracking tıklanır.
3. Update Tasks aracı
tıklanır
4. Actual Start ve Actual Finish kutularına tarihi girilir..
Gantt Chart´a Bir İzleme Çizgisi Eklemek
Proje için bir temel kaydedildiyse, Gantt Chart’a bir izleme çizgisi eklenebilir. İzleme çizgisi,
sürmekte olan görevlerin birleştirilmesine ve gösterilmesine imkân sağlar. Microsoft Project sürmekte
olan görevlerin birleştirildiği bir izleme çizgisini grafik olarak oluşturur. Solda yer alan tepeler,
takvimin gerisinde kalan işleri gösterir.
1. Tools menüsünden Tracking seçeneği tıklayın
2. Progress Lines seçeneğini tıklayın
3. Aşağıdaki pencerede Dates and Intervals sekmesini tıklayın. Display Selected Progress Lines
seçeneğini işaretleyin
23
4. Tarih belirleyin. Aşağıdaki gibi izleme çizgileri eklenir
5. İzleme çizgilerini kaldırmak için, Tools menüsünden Tracking seçeneği tıklayın.Progress Lines
seçeneğini tıklayın. Dates and Intervals sekmesini tıklayın. Display Selected Progress Lines
seçeneğinin işaretini kaldırın.
24