Bilgi Yonetimi

Bilgi Yonetimi
Bilgi yonetimi, kayitli ya da kayitsiz organizasyon verilerini ve kisisel bilgi ve tecrubeye dayali birikimleri,
toplayip, duzenleyip, kayit altina alip yararli bilgi haline getirerek bunlari dogru zamanlarda , dogru kimselerin,
istenilen her yerden ulasilabilmesini saglayip, organizasyonun entelektuel mulkunu arttirmak, tekrarlanan
islemlerin tamaminin teknolojik araclarla yapilmasini saglamak ve bunun sonucunda pozitif is neticeleri elde
etmek amaciyla yapilan bir dizi teknolojik ve kulturel islemlerdir.
Gunumuz itibariyla organizasyonlar icin bilginin ve ogrenmenin onemi asikar.
Altavista'nin (www.altavista.com) web sitesinde "Knowledge Management" kelimelerini girerek web siteleri
arasinda basit bir tarama yaptigimizda konu hakkinda binlerce online yayina ulasabiliyoruz ancak "Bilgi
Yonetimi" kelimelerini girerek ayni taramayi yaptigimizda karsimiza cikan seceneklerin cok az olmasi,
ulkemizdeki isletmecilerin ve yatirimcilarin konuya ne kadar uzak oldugunu gosteriyor. Gercekten de
1990'dan bu yana bilgi yonetimi uzerine Turkiye'de yayinlanan yayin sayisi bir elin parmaklarini gecmeyecek
kadar az. ABD'de bilgi yonetimi alaninda, universiteler, ticari danismanlik firmalari ve ozellikle Fortune 1000
sirketlerinin yayinladigi yayinlara ve verilere baktigimizda bilgi yonetiminin 1990'larin basindan itibaren
gundemlerini olusturan onemi stratejik konularin birisi oldugunu goruyoruz. Bu calismalar neticesinde
dunyanin onde gelen en buyuk firmalarinin tamamina yakini "Bilgi" ye, sirketlerinin oz kaynaklarindan birisi
olarak bakmaya basladi. Dolayisiyla "Bilgi Yonetimi" bu sirketlerin yonetin anlayisinin bir parcasi haline geldi.
Bilgi ve ogrenmenin onemi hakkinda dilimizde yazilmis bircok kitap ve makale mevcut. Ancak kurumsal
uygulamalarda, mevcut bulunan ve/veya uzerinde calisilan ogrenme ve bilgi tabanli sistemlerin, sofistike bir
anlayisla dizayni yonunde gozle gorulur bir sekilde ulkemizde sektorel olarak buyuk bir bosluk soz konusu.
"Bilgi Yonetimi" konusunda uzmanlasmis, konunun hem teknolojik hem de politik yonunde hizmet veren
profesyonel hicbir firmanin olmamasi ulkemiz acisindan aci bir durum olmakla beraber, bu alanda hizmet
vermeyi planlayan girisimciler acisindan da heyecan vericidir. Bir "Bilgi Yonetim Sisteminin" bilesenlerini
olusturan elektronik haberlesme, kaynak planlama ve is akisi gibi bilgisayar tabanli teknolojik uygulamalarin
her birisi hakkinda uzmanlasmis bircok firma olsa da bu uygulamalarin bir bilgi yonetimi sisteminden ziyade
birtakim bilgi teknolojileri araclari olarak kurulup calisir hale getirilmektedir. Bununla beraber, sofistike bir "bilgi
yonetimi" amaci ya da yaklasimi olmadigindan ve butun sistemlerin merkezinde yer alan insan faktoru goz
ardi edilmekte ve bunun sonucunda, ulasilabilecek bir cok pozitif is neticelerinin cok gerisinde kalinmaktadir.
Ayni sekilde, sektorde kurumlarin ogrenen ve bilgi tabanli kurumlar olmasi amaci ile hizmet veren danismanlik
firmalarinda da konunun teknolojik boyutunun goz ardi edildigini ya da bu alanda teknolojik gerecler ile
yapilabilecekler konusunda verdikleri danismanlik hizmetleri hakkinda yetersiz kaldiklarini goruyoruz.
Sadece "bilgiyi yonetmek" amaci ile ozellikle ABD'deki bircok basarili yazilim firmasinin ve urunlerinin,
ulkemizin bu alanda cok buyuk ve ac bir pazar olmasina ragmen, ne yazik ki taninmadiklarini hatta bu yazilim
firmalarinin bircogunun Turkiye temsilciliklerinin bile olmadigini goruyoruz. Bu eksiklik bize, pazarin bilgiyi
yonetmenin onemi kavramis girisimciler acisindan ne kadar cazip oldugunu gosteriyor. Bilgi yonetiminin
teknolojik boyutu elbette bu yazilimlarin kullanilmasindan ibaret degil. Gunumuzde bir cok kurumda kullanilan
kaynak planlamasi, is akisi ya da insan kaynaklari uygulamalari gibi uygulamalarin bir butunluk icinde
birbirleriyle haberlesir hale getirilmesi ve bilgiyi en iyi sekilde yonetebilmek icin gerekli olan bazi yeni
modullerin mevcut uygulamalara eklenmesi neticesinde de oldukca pozitif neticeler elde etmek mumkun.
Butun bunlara ragmen ulkemizde "bilgi yonetilmiyor" da diyemeyiz. Ozellikle ABD ve Avrupa merkezli cok
uluslu firmalarin Turkiye subelerinde gercek anlamda profesyonel "Bilgi Yonetimi" ornekleri ile karsilasmak
1/8
mumkun. Ayrica bir bilgi yonetim sistemini olusturan parcalarin cogunun parcalar halinde yaklasik olarak her
firmada kullanildigini da biliyoruz. Ornegin internet ya da bilgisayar temelli finans programlari kullanmayan
sirket neredeyse kalmamistir. Ancak veri madenciligi, elektronik dokuman yonetimi ya da isletmeler arasinda
elektronik ticaret gibi bir cok konuda da cok buyuk bir bosluk soz konusudur. Ustelik parcalar halindeki bu
bilesenler belli bir "Bilgi Yonetimi" disiplini icinde de dizayn edilip kullanilmadigindan cok da faydali
olamamaktadirlar.
Bilgi yonetimini birbiri ile butunlesik 3 alanda degerlendirmek mumkun:
1. Kurum ile tedarikci firmalar, is ortaklari, bayi ve dagitim zincirleri arasinda (B2B)
2. Kurum ile musteri arasinda(B2C)
3. Kurum ile calisanlari arasinda (B2E)
Simdi bu 3 alanin her birisi icin herkesin anlayabilecegi duzeyde tamamen teknik terimlerinden arindirilmis
basit uygulama orneklerinden de bahsederek konuyu acalim :
1. Kurum ile tedarikci firmalar, is ortaklari, bayi ve dagitim zincirleri arasinda (B2B-Business to Business)
Kurum ile tedarikci firmalar, is ortaklari bayi ve dagitim zincirleri arasinda uygulanabilecek bir bilgi yonetim
sistemi diger 2 alana nazaran daha basittir, daha kolay hayata gecirilebilir ve sonuclarinin gozlenmesi
kolaydir. General Electric sadece satin alma departmaninin faaliyetlerini %100 internete gore uyarladi ve
bunun sonucunda yillik 5 milyar$ sadece kirtasiye tasarrufu saglamistir.
Ornek olarak Turkiye'deki bir zeytinyagi firmasini ele alalim ve tedarikci firmalari, is ortaklari, bayi ve dagitim
zincirleri arasinda iyi dizayn edilmis bir bilgi yonetim sistemi ile neler yapilabilecegini tasavvur edelim.
Boylesi bir sistemin pozitif getirilerini, bir zeytinyagi fabrikasinda planlama yoneticiligi yapan bir isletmeciden
daha iyi belki de hic kimse anlayamaz. Ancak biz ornegimizi satis bolumunu dikkate alarak hazirladik.
Bir zeytinyagi firmasinin satis bolumu, Ingiltere'deki bir super market zincirinin satin alma bolumu ile bir takim
satis gorusmeleri yapmakta... Super marketin satin alma bolumu belirtilen ozelliklerde, ileriki tarihteki 1 hafta
icinde 100 ton rafine edilmis zeytinyagi siparisi verilmesi durumunda ne kadar surede teslim alabileceklerini
soruyor. Bu tur satis-satin alma gorusmelerinin tamaminda sorulan bu ve benzeri bir sorunun cevabini isabetli
olarak verebilmek icin bazen haftalar gerekebilmektedir. Ancak iyi dizayn edilmis bir "Bilgi Yonetim Sistemi"
ile boylesi cok parametreye bagli sorulara bile 20 dakika icinde gayet isabetli cevap verebilmek mumkun.
Nasil mi ?
Satis temsilcimiz siparis sanki verilmis gibi bir internet cafe'den ya da dizustu bilgisayarindan sisteme girer.
Bu bilgi, zeytinyagi firmasinin kaynak planlama programina ulasir. Kaynak planlama programi fabrikanin ileriki
tarihlere dair girilmis uretim planina gore boyle bir uretimin ilk olarak ne zaman uretime gececegini soyler.
Fabrikanin uretim kapasitesi de belli olduguna gore bu uretimin ne kadar surede tamamlanacagi bellidir.
Fabrikanin uretiminin baslangic ve bitis tarihleri sadece bunlara bagli degildir. Sise fabrikasindan yaglari
doldurmak icin satin alinacak siselerin teslim tarihi, bu siseleri paketlemek icin satin alinmasi gereken kolilerin
teslimi vs.... Z.Yagi firmasinin bilgisayar sisteminde calisan programlar, stoklardaki siseleri ve kolileri de
dikkate alip gerekirse sise ve kagit fabrikalari ile haberleserek istenilen tarihler arasinda hangi sise veya kagit
fabrikasinin istenilen miktarlardaki siparisleri teslim edebilecegini hatta alternatif secenekler ile (1 gun , 1
hafta sonra ya da once siparise ve/veya teslimata bagli) ogrenebilir. Bunlara ek olarak yasal kontroller ve
islemler, cikabilecek teknik sorunlarin cozum surelerini ve daha baska da faktorleri goz onunde bulundurarak
uretimin teslimata hazir olabilecegi bir zaman araligi size verilir .
Daha sonra istege bagli olarak deniz, hava ya da kara uzerinden bu urunun nakliyesi ile ilgili olarak sistem,
nakliye firmalarinin sistemleri ile de haberlesir. Istenilen ya da en uygun olan tarihte istenilen noktaya olan
deniz ya da hava seferlerinin olup olmadigini vb. arastirmalari yapar. Butun bunlarin neticesinde zeytinyagi
firmasinin satis temsilcisine istege bagli detaylarla donatilmis bir rapor sunulur.
2/8
Elbette sadece birkac paragrafta ozet olarak anlattigimiz boylesine bir sistemin dizayni, kurulumu ve hayata
gecirilmesi aylar alacaktir. Sistemin basarisi sadece firmaya da bagli olmayip is ortaklarina, dagitim
zincirlerine ve tedarikci firmalarin da kullanmakta oldugu bilgisayar sistemlerine baglidir. Sadece bunlar da
degil, ornegin tedarikci firmalarinizin sizinle bu tur bir yapiyi beraberce kullanmak isteyip istememeleri de
onemli bir faktordur.
Boylesine karmasik ve cok asamali sistemlerin guvenligi de basli basina ele alinmasi gereken bir baska
konudur. Bir firma kendi faaliyet alanindaki bir baska firma ile bir cok planini ya da bilgisini paylasmak
istemeyecektir ki bunlarin tamamini cesitli guvenlik mekanizmalari ile kontrol altinda tutmak teknik ve pratik
olarak mumkundur.
Diyelim ki ABD'deki Kennebuck isimli bir sehirde sirketinizin faaliyet alaniyla ilgili bir fuar oldugunu duydunuz
ve o fuara 3 kisi ziyaretci olarak katilmak istiyorsunuz. Bu noktada seyahatinizle ilgili size gerekli olan bilgileri
hatirlayalim :
Kennebuck ABD'nin neresindedir ?
Kennebuck'a en yakin hava alani hangisidir ? Direkt ucus var midir ?
Hangi havayolu sirketlerinin o hava alanina direkt ucusu var hangilerinin yok ?
Istediginiz tarihler arasinda direkt ya da aktarmali olarak ucacaginiz seferde 3 kisilik yer var mi ?
Ayni ya da benzer hizmet veren havayolu sirketlerinin fiyat tarifeleri nedir ?
Kennebuck'daki fuar yerine en yakin oteller hangileri ?
Hangi otel kac yildizli, fiyatlar ne, fuar alanina uzakligi ne, istediginiz tarihler arasinda bos odalari var mi ?
Gittiginizde otomobil kiralamak istiyorsunuz . Istediginiz tarihler arasinda havalimanina en yakin hangi
otomobil kiralama sirketleri hangileri ? Hangi otomobil kiralama sirketlerinin elinde ne tur otomobiller var,
fiyatlari ne, istediginiz tarihler arasinda rezervasyon yapabileceginiz istediginiz turde otomobilleri var mi ?
Aslinda kalacaginiz otelden fuar bolgesine gitmek icin size yol haritasi da lazim, oradaki hava sicakligini da
bilemek istiyorsunuz ancak bu kadar detay olmasa da olur diye mi dusunuyorsunuz ? Yaniliyorsunuz !
Butun bu bilgileri sizin ya da asistaninizin edinmesi icin ne kadar sure gereklidir? Bir seyahat acentesinden bu
yonde hizmet alabilirsiniz ancak kac defa telefon gorusmesi ve ne kadar ucret odeyeceksiniz ?
Peki, butun bunlari kendi basiniza sadece 15 dakikanizi harcayarak yapmak ister miydiniz ? Elbette isterdiniz
, istediginiz hatta istediklerinizden de fazla butun bilgiye www.expedia.com da sitesinden ulasabilir, ucak, otel
ve otomobil rezervasyonu hatta o gece icin Atlas Okyanusu manzarali bir balik lokantasinda yemek yemek
icin rezervasyon bile yaptirabilirsiniz.
www.expedia.com sizin gibi musterilerin uyesi olan otel, otomobil kiralama, havayolu vb. sirketlerden
komisyon almaktadir. Secim alternatifinin fazla olmasi www.expedia.com u cazip kilmaktadir. Minimum araci
kurum uzerinden personel, iletisim, vergi vb. masraflarin en alt seviyeye cekildigi; ofis, arac vb. giderlerinden
muaf boylesi satislarda fiyatlarini daha alt seviyelere cekerek piyasada rekabet avantaji saglanmaktadir.
2. Kurum ile musteri arasinda(B2C-Business to Customer)
Kurum olarak ticari bir sirketi dusunursek, sirket acisindan musteriler ya da hedef alinan tuketim kitlesi
hakkinda edinilen bilgilerin miktari, sirketin gelecek adina alacagi kararlarin hakli cikma olasiligi ile dogru
orantilidir. Kurum ile musteriler arasinda olusturulacak bir bilgi sistemi kullanimi her gecen yil katlanarak artan
internet sayesinde olacaktir. Bunu da 2 acidan ele almak gerekir :
· Elektronik ticaret , elektronik perakendecilik:
Buna en iyi ornek internetin kitapcisi olarak adlandirilan Amazon dur (www.amazon.com). Dagitim, ofis ve
vergi maliyetlerinin dusuruldugu araci sirketlerden uzak direkt olarak musterisine kitap satan bir firma...
Bir internet kullanicisi bu web sitesine kaydoldugunda bir kullanici ismine ve sifreye sahip oluyor. Kayit
esnasinda size sorulan yasiniz, nerede yasadiginiz, mesleginiz vb. kisisel bilgiler ise daha ileriki asamalarda
kullanilmak uzere aliniyor. Bu web sitesine kullanici ismi ve sifresi kullanarak giren butun kullanicilar izleniyor.
Ne tur kitaplarin link lerine tiklandigi, site icinde ne tur aramalar yaptigi, hangi sayfada ne kadar zaman
3/8
harcadigi ya da sitenin ne tur sayfalarinda ziyaretcilerin bu siteyi terk ettigi gibi butun istatistiksel bilgiler her
bir kullanici hakkinda aliniyor. Yine bu dogrultuda baska bir zaman ayni kullanici bu web sitesini ziyaret
ettiginde bu kullanici hakkinda daha onceden tutulmus olan verilere gore site kullanicinin ilgisi dogrultusunda
reklamlari ekrana getiriyor, kullanicinin en fazla ilgilendigi konularda yeni yayinlarin listesini sunuyor. Butun bu
veriler baska bilgisayar programlari ile tekrar degerlendirilip firmaya hangi yazarlara, kitap turlerine,
yayinevlerine daha fazla ilgi duyuluyor, hangi yas grubunun ne tur yazarlara, kitaplara veya yayinevlerine ilgi
gosterdigi gibi sonsuz baslik altinda veriler veriliyor.
Teknoloji ile toplanan bu veriler ihtiyaclar dogrultusunda sirket yoneticilerine ya da satis, pazarlama,
muhasebe, finans departmanlarina birtakim matematiksel islemlerden gecirilip anlamlandirilarak, ister
grafiksel isterlerse de detayli olarak, rapora ulasilmak istenilen andaki en son verilerle 1-2 saniye icerisinde
bilgisayar tarafindan olusturulup sunuluyor. Dolayisiyla kurumun gelecege dair yaptigi planlarda da daha
isabetli kararlar alinip, daha kisa zamanda, daha fazla parasal ya da hizmetsel hedefe ulasmak mumkun
oluyor.
Internet uzerinden yapilabilecek perakendecilik faaliyetleri her ne kadar cazip gorunse de butun dunyadaki
internet kullanicilarina acik bir ortamda kredi karti kullanimi ile yapilan bu alisverislerde asiri derecede
guvenlik gereksinimleri ortaya cikmaktadir . Bu guvenligi mumkun kilmak icin gerekli olan alt yapi maliyetleri
cok yuksektir. Ozellikle Turkiye'deki elektronik ticaret hacminin cok dusuk olmasi (yillik ~100.000$) bu tur
yatirimlari engellemektedir.
· Internet uzerinden tanitim , destek:
Bundan 6 sene once bir internet sitesi sahibi olmak ayricalikken bugun bir internet sitesi sahibi olmamak bir
ayricalik haline gelmistir. Ancak sirketlerin internet sitelerini ne derecede verimli kullandigi tartismalidir. Bir
cok sirketin web sitesinde , o sirketin telefon numaralarina bile ulasmak icin 10 dakikanizi harcamaniz
gerekmektedir.
Web yayini yapan bilgisayarlar uzerindeki yazilimlar araciligiyla siteyi ziyaret edenler hakkinda toplanan
bilgilerin ne derece degerli oldugunu her halde bize en iyi anlatacak olanlar satis ve pazarlama uzmanlari olsa
gerek.
Hizmet ya da endustriyel uretime dayali bir sirketin butun urunleri ve/veya hizmetleri hakkinda hazirlamis
oldugu bir web sitesi ile o sirket, hangi urununun ya da hizmetinin daha cok ilgi cektigini, hangilerinin ilgi
cekmedigini ogrenebilmek mumkun olmaktadir. Elektronik ortamdaki bir form ile ziyaretcilerin urun ve/veya
hizmetler hakkindaki fikirlerini ogrenebilir, sadece 1 dakikada online olarak doldurulabilen benzeri formlar ile
site ziyaretcilerinizin beklentilerine ulasabilirsiniz.
Ozellikle elektronik cihaz ve bilgisayar programi ureticilerinin uyguladigina benzer sekilde online destek
dokumanlari ile hem musterilerinize daha iyi hizmet verir, hem de en cok destege ihtiyac duyulan hususlar
konusunda bilgilenerek gelecekteki urun dizaynlarinda kullanilmak uzere bilgiler edinilebilir.
Benzer mantikla hazirlanmis olan bir sigorta sirketinin web sitesine kullanici girip, ne tur bir sigorta istedigine
dair parametreleri girerek (prim taksitleri miktari, suresi, toplam sure, sigorta turu, sigorta kapsami vb.)
kendisine ozel bir odeme planina ulasmasi sadece 1-2 dakikasini alacaktir. Bunun neticesinde bir musterinin
sigortalanmasi oncesindeki ozelikle zamandan yapilacak tasarrufta ve masraflardaki dusme dikkat cekecek
boyutlarda azalacaktir. Kullanicinin bu girdigi veriler sigorta sirketi tarafindan degerlendirilip ne tur
parametrelere daha cok basvuruldugu ya da ilgi gosterilmedigi bilgileri dogrultusunda hizmet planinda
degisikler ya da yeni kampanyalar duzenlenebilir.
Bu yondeki ornekleri cogaltmak mumkun. Yapilabilecekler, sadece verilerin islenmesi ile yapilabilecek seyleri
hayal edebilmemizle sinirli.
Elbette bu kisimda anlatilanlar ulkedeki internet kullanimi ile direkt alakalidir. Turkiye'deki internet kullanimi
bircok kimseye gore cok dusuk gorunebilir ancak gunumuzdeki internet kullanimini bundan 3 yil oncesi ile
karsilastirdigimizda da 3 yil sonraki internet kullaniminin ne boyutlarda olacagina dair bir fikir sahibi oluruz.
Cok hizli artan internet kullanimi, internet teknolojileri uzerinde hizmet ureten firmalari tesvik edici onemli bir
unsurdur.
4/8
3. Kurum ile calisanlari arasinda bilgi yonetimi (B2E - Business to Employee):
Bir bilgi yonetim sisteminin en karmasik ve sofistike kismini olusturan boyutudur. Sirket icindeki bilgi
yonetimini en karmasik kilan temel neden butun bu sistemlerin merkezinde insan faktorunun yer almasidir.
"Insan faktoru" de bilgi yonetim sisteminin bir parcasi olarak ele alinmalidir. Insan faktorunun yaninda sirket ici
bilgi yonetimindeki teknolojik sistemleri asagidaki temel basliklar altinda toplayabiliriz :
· ERP (Organizasyon Kaynak Planlamasi) Sistemleri,
· MRP (Materyal Kaynak Planlamasi) Sistemleri,
· Is akisi sistemleri,
· Veri madenciligi,
· Dokuman yonetimi,
· Karar destek mekanizmalari,
· Forum, haberci, elektronik posta, chat, online video uygulamalari gibi haberlesme araclari,
· Bilgisayar destekli egitim,
· Veri dagitim teknolojileri,
· ...ve digerleri..
· Bir Bilgi Yonetim Sistemi bilesenlerinin mantiksak yapisi.
Yukaridaki basliklari detayli olarak anlatmayacagiz. Ancak bunlarin tamaminin birlikte birbirleri ile uyumlu
olarak uygulanmasinin sirket sahipleri, sirket yoneticileri ve calisanlari acisindan ne anlama geldiklerinden
kisaca bahsedecegiz
Yukaridaki basliklarda adi gecen "Bilgi Yonetim" bilesenleri sadece ve sadece sirket ici kullanim icin degildir.
Bu sistemleri birbirlerinden kesin sinirlarlarla ayirmak da mumkun degildir. Iyi bir bilgi yonetim sistemi
organizasyonun musterileri, is ortaklari, tedarikcileri, bayileri ve calisanlarinin beraberce butunlesik olarak
dizayni ile en verimli olacaktir.
Olcebildiginizi yonetebilirsiniz !
Bu sistemlerin kullanimini temel olarak 3 ana hedefe ayirabiliriz:
A) Olcebilmek,
B) Cok daha hizli is surecleri (tasarruf),
C) Calisanlar arasinda bir sinerji olusturmak, sakli kalan birikimleri ve bilgileri sirket karliligi icin ortaya
cikarmak, yapilabileceklerin tamamini sirketin parasal odaklarina ulasmak icin harekete gecirmek, kurumun
entelektuel mulkunu arttirmak.
Sirketi icindeki islemlerin elektronik ortama aktarilmasi, bize is sureclerinde yapilmasi muhtemel hatalarin
dusmesi ve daha da onemlisi zamandan tasarruf olarak geri donmektedir. Zaten elektronik ortama aktarilmis
olan ve bilgisayar ortaminda kayit altinda tutulan verilerin bilgisayar tarafindan bir takim matematiksel
islemlerden gecirilerek bugune kadar olcmeyi aklimiza bile getirmedigimiz kadar cok olcum basliklarina
ulasabiliriz.
Sadece izin istek formlarinin elektronik ortama tasinmasi ile en cok hangi donemlerde izin talebinde
bulunulduguna, en cok hangi departmanin izin istedigine, en cok hangi departman yoneticisinin ret cevabi
verdigine en cok kimin izin kullandigina, kalan izin miktarlarina ve daha bir cok farkli baslik altinda olcumsel
verilere ulasmak bilgisayar acisindan sadece milisaniyeler boyutunda bir sureyi kapsayacaktir.
Ancak sofistike dusunulerek hazirlanmis bir bilgi yonetim sistemi bunlarin otesinde de amaclar tasir. Sirketin
elektronik ortamindaki forum sayfalari sayesinde gizli kalan cok onemli fikirlere ulasilabilir. Yuzlerce calisani
olan bir firmanin organizasyon grafigini dusundugumuzde uzak bolgedeki fabrikanizda en alt kademede
calisan bir memurun sayet katma deger uretecek cok iyi bir fikri ya da projesi varsa bunun ust yonetime
5/8
ulasmasi neredeyse imkansizdir. Cunku o memur fikrini ya da projesini oncelikle kendi personel mudurune
kabul ettirmesi , personel muduru fabrika mudurunu ikna etmesi , fabrika muduru Istanbul'daki patronunu ikna
etmesi gerekebilir ki bu zincir cok daha uzun olabilir. Bu zincirin halkalarinin birinde bu fikrin takilmasi ya da
anlasilamamasi belki de yuz binlerce ya da milyonlarca dolarlik bir tasarrufun engellenmesi anlamina
gelmektedir. Ancak elektronik ortamdaki bir foruma birakilmis bir projeye ya da fikre organizasyon icindeki
butun bilgisayar kullanicilari -karar mekanizmasini olusturan kimseler de - ulasabilir ve konu diger
katilimcilarin da fikirlerini biraktigi bir platform sayesinde enine boyuna tartisilarak dogru karara ulasilabilir.
Hatta odullu proje ve bilgi paylasma yarismalari duzenlenip, insanlari deger uretmeye yoneltebilirsiniz.
Bazi haberlesme yazilimlari ile kimin o an bilgisayarinin karsisinda oldugunu bilip, dunyanin obur ucundaki bir
kimseye sadece bir cumleden olusan sorunuzu sorup cevabinizi alabilirsiniz. Bu sayede uzun telefon
gorusmelerinden de tasarruf etmis olursunuz.
Isi yapanlar tarafindan hazirlanmis el kitapcigina benzer cok detayli yazilar ile isi yapana bagli kalmadan (o
kimsenin izinde olmasi, isten cikmasi, raporlu olmasi vs.) gerektiginde -yaklasik- her is her bir birey tarafindan
isin ustasi kadar kisa surede olmasa da yapilabilir hale gelecektir. Elektronik ortamdaki butun bu bilgi
kaynaklari otomatik olarak, bunlari harf harf endeksleyen yazilimlar ile cok daha hizli ulasilabilir hale
gelecektir. Dolayisiyla bu sistemleri kullananlar aradiklari bilginin dokuman yiginlari icinde nerede oldugunu
bilmelerine gerek kalmadan bilgiye hizlica ulasabilmelerine olanak saglanmis olur.
Internet ortamindan bir ornek olarak sunu verebiliriz: 1985'de "En iyi film" dalinda Oscar odulu almis filmin
ismini merak ettigimde bu bilginin hangi web sitesinde yer aldigini bilmiyorum. Bu bilgiye ulasabilmek icin film
sitelerini mi yoksa Oscar Odulleri uzerine hazirlanan sitelere mi ya da 1985 yilinda dagitilan oduller uzerine
hazirlanmis bir siteyi mi ziyaret etmem gerekir ? Boylesine uzun ve zahmetli arama islemlerine gerek
kalmadan www.altavista.com sitesine gidip dogru anahtar kelimeleri ( 1985 the best film oscar ) verdigimde
karsima cikan listedeki web sitelerini kullanarak bu bilgiye ulasmam 1 dakikayi gecmeyecektir.
Gelismis arama mekanizmalarinin ve elektronik dokuman yonetim sistemlerinin onemi buyuktur. Cunku
yapilan bir arastirmada calisanlarin is suresi icinde vakitlerinin %85'i dokuman aramakla gecmektedir .
Bill Gates'in "Dijital Sinir Sistemleri ile Dusunce Hizinda Calismak" isimli kitabinda vermis oldugu ornek bir
hayli guzeldir. Microsoft'un Yonetim Kurulu Baskani Steve Balmer 'in restoran faturalarini onaylama yetkisi
-dogal olarak- sadece Bill Gates 'dedir. Ancak her gun yuz milyonlarca dolarlik anlasmalarla ugrasan bir
kimse icin lokanta faturasi onaylama islemi kadar sinir bozucu bir baska is daha olmasa gerek. Burada soyle
bir soru dogmaktadir : Steve Balmer'in her restoran faturasi direkt olarak sirket tarafindan kabul mu edilmelidir
yoksa Bill Gates yuz milyonlarca dolarlik anlasmalarinin arasinda bu faturalari mi kontrol etmelidir ? Bu ve
benzeri yonetim sorunlarina elektronik sistemler ile cozum bulmak kolaydir. Bilgisayar programlarina girilmis
sabit degerler vasitasiyla belli bir meblagi gecen faturalar onay almak icin otomatik olarak Bill Gates'e
elektronik posta seklinde gidebilir. Digerlerinin kontrol edilmesine gerek yoktur. Bu ornegi daha da
genisletirsek, politika sahibi kurumsal bir sirketin parametrelerine bagli daha yuzlerce basliktaki islemi
elektronik ortama aktarmak mumkundur.
Genellikle cok subeli ve uluslu firmalarda, calisanlarin egitimleri icin ayrilan butceler oldukca yuksektir. Egitim
amacli uluslar arasi ulasim, otel, harcirah ve benzeri harcamalar oldukca buyuk meblaglar tutmaktadir. Bu
egitimler bir video ile kaydedilip bilgisayar ortamina kaydedilerek inanilmaz boyutlarda tasarruflara gidilebilir.
Bu egitimler CD'lere kopyalanip egitim almak isteyenlere gonderilebilir ya da bir ana bilgisayara kaydedilip
uzak ofislerden online olarak izlenmesi saglanabilir . Benzeri uygulamalara genelde tanitim amacli olarak
siklikla rastliyoruz. 1$'a 5 tane bos CD satin alabildiginizi, bir CD kayit cihazinin da 150-200$ civarinda
olduguna dusunursek maliyetlerdeki dusme daha fark edilebilir olacaktir . Maliyetlerin dusmesinin yaninda bu
egitimlerin kayit altinda olmasi ayni zamanda gelecekte tekrar tekrar ister evinizde isterseniz bir internet
kafede kullanilmalarina da olanak saglamaktadir. Bilgi kaybolmamaktadir, yok olmamaktadir! Bilgisayar
ortamindaki bu egitimler sikca sorulan sorulardan olusan dokumanlar ile de desteklenebilir. Ayrica bu egitimi
veren kimseler ile elektronik posta ile haberlesilebildiginden elektronik egitimler oldukca verimli bir hal
alabilmektedir. Yukarida bahsettigimizde daha farkli egitim teknolojileri de mevcuttur.
6/8
Gectigimiz haftalarin birinde kirada oturdugum evimi degistirdim. ISKI ile aramdaki sozlesmenin iptali icin
Kartal ISKI Mudurlugu'ne gitmem gerekti. Gecmiste yapilmis olan sozlesmeyi, en son su faturasini ve bu
faturalari odedigime dair makbuzlari beraberimde goturdum. Kartal ISKI Mudurlugundeki "Sozlesmemi iptali
icin gelmistim" dedigim ilk gorevli memur ile "tesekkur ederim , iyi gunler" dedigim memur arasinda yaklasik 1
saatimi harcadim. Oysa oldukca sakin ve kalabalik olmayan bir is gunuydu. Bu sure zarfinda sozlesmemin
iptali icin 7-8 ayri memur ile muhatap olup, toplam 6 farkli veznede toplam 10 civari farkli islem yapildi. Ancak
bu islemlerin yapilmasi esnasinda su saatindeki en son yazan degeri soylemek disindaki hicbir seye benim bir
katkim olmadi. Islemlerin ne oldugu bir tarafa , memurlarin calistigi camekanli bolumlerdeki her bir memur ayri
ayri birtakim dokumanlar, evraklar hazirladilar. Ben de surekli o evraklari camekanli kismin arkasindaki
memurlar arasinda gezdirdim, onaylattim, fotokopilerini cektirdim vs.. Bircok kuyruga girdim. Butun islemler
camekanli kismin arkasinda olmaktaydi ancak ben nicin bu evraklari yine ayni camekanli kismin arakasindaki
memurlar arasinda gezdirmek icin 1 saatimi harcamistim? Bir departmana 2 milyon lira damga pulu parasi
odedim, diger departmandan 20 kusur milyon depozito bana geri odendi. Her sey yolunda gitmisti, ne eksik
bir evrak ne de baska bir sorun vardi ama bu kadar basit bir islem icin 1 saat gerekiyordu !..
Butun islemler camekanli bolumun arkasinda yapiliyorsa eger ve hakkimdaki butun bilgiler de bu camekanli
bolumun arkasindaysa, bu islemlerin tamami sadece 1 dakika icinde elektronik araclar kullanilarak yapilabilir.
1 saatte 7 memurun yaptigi bu isi 1 dakikada 1 memur ile yapabilmek, camekanli bolumun arkasindaki bilgiyi
yonetebilmektir!
Yukaridaki ornekleri siz de kendi hayal gucunuze bagli olarak daha da genisletebilir cok daha kisaltilmis is
surecleri uretebilirsiniz. Ancak butun bu fikirlerin hayata gecirilmesi yonundeki "teknik" asamalar verimli bir
bilgi yonetim sisteminin kurulmasi acisindan cozumu kolay olan kisimlardir. Teknik olarak dunyanin en guzel
bilgi yonetim sistemini dahi kursaniz butun bu karmasik sistemlerin en merkezinde "insan" in yer almasi bu
projeyi de "insan" merkezli bir proje haline getirmektedir.
Yeni sorular akliniza gelmeye baslamistir eminim:
"Acaba sirket calisanlari foruma fikirlerini yazarlar mi ?"
"Acaba bir isi yapmasi icin bu sirkette var olan bir kimse, kendisinin burada olmasina sebep olan teknik
bilgileri diger insanlarla paylasir mi?"
"Sirket yoneticisi siradan bir memurdan elektronik posta alirsa buna nasil tepki verir?"
"Insanlar basariyi ne kadar paylasmak isteyecektir?"
"Insanlar baskasinin basarisizligini paylasmayi neden istesinler?"
"Bilgi gucse, insanlar nicin bilgilerini ya da iyi projeler uretmelerini saglayacak verileri baskalariyla
paylassinlar?" ...
Kurum ile calisanlari arasindaki bir bilgi yonetim sisteminin en karmasik ve sofistike kismi iste budur. Iyi
tasarlanmis bir bilgi yonetim sistemi ile bilgisini paylasan, isbirligi kuran calisanlarin izlenip
degerlendirilebilmesi mumkun hale gelir. Zaten sistem de insanlari isbirligi kurmak ve bilgilerini paylasmak
uzerine kurulmustur. Paylasmayi, is birligi kurmayi ve deger uretmeyi odullendiren kulturel degisikler de bu
sistemin hem gerekliligidir hem de sonucudur. Bilgi paylasmayi ya da beraber calisma ortamini bu sistemler
ile olcmeniz de mumkundur.
Sirket yoneticilerini de kapsayacak sekilde, gorev tanimlarinda herkese elektronik postalarini okunup en gec 1
saat icinde cevap verilmesi zorunlulugunun getirilmesi -ki bunun kontrolu cok kolaydir- yonunde yapilacak bir
degisiklik buna bir ornek olarak verilebilir. Buna benzer sebeplerle sirket kulturunde ya da organizasyon
semasinda cok ciddi degisikliler yapilmasi gerekebilir.
Gectigimiz yuzyilin basindaki Avrupa'da is yonetimi hakkinda fikirler ureten arastirmalar yapan Taylor ve
Webler 'in savundugu yondeki fikirler gunumuzde hicbir Avrupa ve Kuzey Amerika ulkesindeki
organizasyonlar tarafindan kabul gormemektedir. Uzak dogu ulkeleri bu fikirlere ne tarihte ne de gunumuzde
hicbir zaman itibar etmemistir. Ancak ne yazik ki biz Turkiye'deki genel is anlayisina baktigimizda artik Avrupa
ya da Kuzey Amerika ulkeleri tarafindan kabul gormeyen bu fikirlere yakin fikirlerle kurumlarin yonetilmeye
7/8
calisildigini gormekteyiz. Katilimciliktan eksik, alt kademe calisanlarina asla guvenmeyen bu yonetim anlayisi
butun dunyada cokmustur.
Bu noktada dusundugumuz zaman gunumuz Turkiye sirketlerinde verimli Bilgi Yonetim Sistemi projelerinin
hayata gecirilebilmesi icin "insan" , uzerinde calisilmasi gereken en hassas, onemli ve zor faktoru
olusturmaktadir. Kurum kulturu , calisana verilen deger, calisanlarin paylasma sevkleri ve onlarin
motivasyonlari icin gerek gelismis ulkelerdeki en iyi uygulama ornekleri gerekse gucunu tarihten alan
dogrulugu kanitlanmis uygulamalar acisindan oldukca buyuk danismanlik pazari da bu noktada dikkatimizi
cekmektedir.
Sonuc:
"Bilgi Yonetimi" her bir asamasi itina ile dizayn edilmis yuksek IQ urunu kurulumlar ile kurumlara cok kisa
surelerde cok buyuk pazar avantajlari saglayip parasal ya da hizmetsel (genellikle kamu kurumlari icin)
hedeflere daha cabuk ulasilmasini saglamaktadir. Bilgiyi yonetmek zordur, karmasiktir ve oldukca da politiktir.
Iyi sonuclar icin dunya uzerindeki basarili bilgi yonetimi uygulamalarini, bu yonde arastirmalar yapan bilimsel
kurumlarin arastirma sonuclarini incelemek gerekir. Bunlara ek olarak bilgisayar, internet teknolojilerini ve
programlarini sonuna kadar kullanarak, Turkiye'deki is gereksinimlerine gore dizaynlar yapilmasi sarttir.
Ulkemizde bu alanda oldukca buyuk bir pazar mevcut olup bu alanda hizmet veren konunun tamamina vakif
profesyonel firmalar -henuz- yoktur. "Bilgi"'nin onemi her ne kadar biliniyor olsa da bircok sirket acisindan
"bilgi" henuz bir "kurumun oz kaynagi" olarak degerlendirilmeye baslamadigindan bu yondeki yatirimlar
oldukca gec kalmistir. ABD'nin en buyuk 1000 ticari organizasyonunun %96 sinda sofistike bir anlayisla ele
alinan ve uygulanan "Bilgi Yonetimi" ulkemizde tanitilmasi gereken bir konu olarak da karsimiza cikmaktadir.
(http://www.bilgiyonetimi.org/)
Kaynak Site: EKONT Endüstriyel Kontrol PLC Otomasyon ve Bilisim Sistemleri http://www.ekont.com
Belge Adresi: www.kirbas.com/index.php?id=61
8/8