IMPORT EXPRESS ONLINE KULLANICI KILAVUZU

IMPORT EXPRESS ONLINE KULLANICI KILAVUZU

Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
IMPORT EXPRESS ONLINE
KULLANICI KILAVUZU
importexpressonline.dhl.com
IMPORT EXPRESS ONLINE'I KULLANARAK GÜVENLİ
HESAP BİLGİLERİ VE GÖNDERİ GÖRÜNÜRLÜĞÜ SAYESİNDE
GÖNDERİLERİNİZİ HIZLI VE DOĞRU BİR ŞEKİLDE
HAZIRLAYABİLİR VE YÖNETEBİLİRSİNİZ.
Import Express Online, İthalatçılar ve Göndericiler—
arasında hangi konumda olursanız olun, İnternet üzerinden
doğrudan etkili iletişim koordinasyonu sağlamanız için
tasarlanmıştır. Bir yandan Göndericilere, gönderilerini
hazırlama ve yönetme olanağı sunarken, diğer yandan
İthalatçılara ithalatlarını eksiksiz biçimde kontrol edebilme
imkanı tanır.
Avantajları:
•Gönderici için e-posta talimatları, konşimentolar, faturalar ve teslimat
ayarlamaları dahil İthalat gönderilerinizi çevrimiçi olarak birkaç tıkla
hazırlayabilirsiniz.
•Gönderi talimatları tedarikçilerinize gönderilirken hesap bilgileriniz güvenli
biçimde korunduğundan, Import Express hesap numaranızı tamamen gizli
tutabilirsiniz.
•İlgili tüm taraflar, tüm konşimento numaralarına ve ilgili gönderi verilerine
kolayca erişebildiğinden, iletişimleri ve görünürlüğü optimize edebilirsiniz.
•İthalat süreci sırasında, istediğiniz zaman gönderilerin teslimat durumunu
kontrol edebilirsiniz.
•Tamamen otomatikleştirilmiş süreç sayesinde, evrak işlerini azaltabilirsiniz.
•Gönderileri çevrimiçi olarak 7 gün 24 saat hazırlayabilir ve yönetebilirsiniz.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
ERİŞİM VE KAYIT
Import Express Online ile herhangi bir yazılım kurulmasına
gerek yoktur. Bu gönderi aracını kullanmak ücretsizdir.
DHL’in Import Express Online işlevi yalnızca İthalatçıların
bir Import Express hesabının olmasını gerektirir;
Göndericinin uygulamayı kaydetmek ve kullanmak için
hesaba ihtiyacı yoktur.
DHL Global Web Sitesi (ülkenizi seçin)
DHL Import Express Online’a, doğrudan şu adresteki
bağlantıdan
importexpressonline.dhl.com
VEYA
www.dhl.com adresinden ülkenizin DHL Web sitesi yoluyla
erişin.
Önceden kayıtlıysanız, e-posta adresinizi ve parolanızı girin.
İpucu
Sistemin size ait e-posta kimliğini hatırlaması için oturum açma alanlarının aşağısındaki
kutuyu işaretleyin.
BAŞLARKEN
Oturum Açma
İthalatçıysanız ve bu aracı ilk defa kullanıyorsanız, erişim için
kaydolmanız gerekir.
“Register Now” düğmesinin altındaki “Login” seçeneğini
tıklayın. Import Express hesap numaralarınızın kullanılabilir
olduğundan emin olunuz.
Kayıt
İpucu
İthalatçı olarak, kaydınız sırasında birden çok Import Express hesap numarası ekleyebilir
veya kullanıcı profilinizi düzenleyerek daha sonra bu hesap numaralarını ekleyebilirsiniz.
Göndericiyseniz, Import Express Online’da bir kullanıcı
profili kaydedip saklayabilirsiniz, herhangi bir DHL hesap
numarası girmenize gerek yoktur.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
İTHALATÇILAR
GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: ADRES AYRINTILARI
Adres Ayrıntıları
İthalatçılar, gönderi talimatlarını hazırlayıp Göndericilerine
iletebilir
Veya
Göndericileri adına gönderileri tamamlayabilir.
İthalatçılar, Göndericilerin İthalatçıya ait Import Express
hesabını kullanarak bir defalık gönderi yapmasına olanak
sağlayan tek gönderi talimatı ile Göndericileri yetkilendirebilir
veya İthalatçılar, Göndericilerin İthalatçıya ait Import Express
hesabını kullanarak Alıcıya istediği zaman gönderi yapmasına
olanak sağlayan bir daimi yetki oluşturabilir.
Gönderi talimatları oluşturmak, girilen bilgileri gözden geçirmek
ve gönderileri izlemek için Gönderici ve Alıcı adres bilgilerini girip
kaydedin ve önemli gönderi ayrıntılarını sağlayın.
Göndericiyi veya Alıcıyı Bulma
Adım 1A:
Gönderi talimatlarını hızlı şekilde ayarlamak için, “Gönderen/
Alıcı” açılan menülerinden uygun Gönderici ve Alıcıyı seçerek
son kullanılan Gönderici ve Alıcı bilgilerini uygulayın ve devam
etmek için “Sonraki” öğesini tıklayın.
VEYA
Gönderici veya Alıcınız son zamanlarda kullanılmadıysa veya
yeni adres bilgileri girmeniz gerekiyorsa, “Gönderen” alanının
aşağısında “Adres defterini aç” ya da “Yeni gönderici oluştur”
bağlantılarını tıklayın.
Kullanıcı Dostu Belgeler Oluşturma
Adım 1B:
Kullanıcı dostu belgeler oluşturmak için, açılan menüden
Göndericinin dilini seçin ve Göndericiye teslimat adresi
bilgilerini güncelleme yetkisi verin. Bu yeni bir adresse, Adres
Defteri'ne kaydolmasını sağlamak için kutuyu tıklayın.
Not
Göndericiye teslimat bilgilerini değiştirme yetkisi veren kutu işaretlenmemişse, ilgili alanlar
Göndericiler için düzenlenebilir olmayacaktır.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: GÖNDERİ AYRINTILARI
Gönderi Ayrıntıları
Adım 2A:
“Gönderi Detayları” ekranı, İthalatçıların şunları yapmasına
olanak sağlar:
•Sipariş edilecek öğeler, sipariş numaraları ve taşıma
talimatları gibi, Göndericiye yönelik bir mesaj girmesine.
•İsteğe bağlı olarak, satın alma siparişi veya ilgili belge
olabilecek bir dosya ekleyin.
•Gerekirse, navlun ve gümrük giderlerini ayrı hesaplara
faturalamayı seçin. Faturalanacak uygun Import Express
hesabını seçmek için açılan menüyü kullanın.
•Gönderinin ardından e-posta bildirimleri gönderilmesini
isteyip istemediğinizi ve ne sıklıkla gönderilmesini
istediğinizi belirtin veya Göndericinin belirli bir süre
boyunca gönderi talimatıyla ilgili eylem uygulamaması
durumunda takip e-postası alma tercihlerini
ayarlayabilirsiniz.
Gönderi Ayrıntıları (Göndericinin adına gönderi hazırlama)
Adım 2B:
Yukarıda listelenen 2A adım bilgilerine ek olarak, İthalatçı
Göndericinin adına bir gönderi hazırlıyorsa, İthalatçı
şunları yapabilir:
•Bir ambalaj türü seçin, içeriklerin açıklamasına ek olarak
parçaları ve ağırlığı girin, gümrüğe tabi olma durumunu
girin (gümrüğe tabi olanlar için “paket” ve gümrüğe
tabi olmayanlar için “Döküman”) ve çevrimiçi ticari bir
fatura oluşturup oluşturmamaya karar verin.
•Görüntülenen seçeneklerden bir ürün seçin; uygulama
yalnızca İthalatçı tarafından girilen gönderi verilerine
göre kullanılabilir olan ürünleri gösterir.
•Seçilen ürün, gönderi sırasında kullanılabilir değilse, en
hızlı veya en ucuz seçenek için tercihinizi belirtin.
Not
Tahmini teslim tarihi, anında işlenen gönderiyi temel alır. Teslim tarihi, gönderinin işlendiği
zamana bağlı olarak değişebilir.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
GÖNDERİ TALİMATLARI HAZIRLAMA: TALİMATLARI GÖZDEN GEÇİRME VE İLETME
Gönderi Ayrıntılarını Gözden Geçirme
Adım 3A:
Import Express Online, İthalatçıya, girilen tüm bilgileri
Göndericiye göndermeden önce gözden geçirme fırsatı sunar.
•Göndericiye tek bir talimat işleme yetkisi vermeyi
veya düzenli gönderiler için Import Express hesap
numaranızı kullanması için Göndericiye daimi yetki
oluşturmayı seçin.
•Göndericinin fiyatları görmesine izin vermek için
kutuyu işaretleyin.
İpucu
YETKİLERİ YÖNETME
Değişiklik yapmak için, sayfanın altındaki “Geri” veya “Iptal” düğmelerini tıklayın.
Gönderi talimatlarını, atanan Göndericiye e-posta yoluyla göndermek için “Talimatı İlet”
düğmesini tıklayın.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
YETKİLERİ YÖNETME
Adım 3B:
Göndericileriniz için daimi yetki oluşturun ve “Manage
Authorizations” işleviyle bunların kaydını tutun.
•Kullanılan en son kişilerin ilgili açılan menülerinden
seçim yaparak Gönderici (Kimden) ve Alıcı (Kime)
ayrıntılarını girin veya önceden Adres Defterinize
kaydedilen başka bir Göndericiyi aramak için “Adres
defterini aç” bağlantısını kullanın ya da yeni Gönderici/
Alıcı ayrıntılarını girmek için “Gönderici/Alıcı oluştur”
bağlantılarını tıklayın.
• Faturalanacak hesap numarasını tıklayın.
•Adres ayrıntılarını kontrol edin ve navlun ve vergiler için
faturalanacak hesaptaki seçeneklerin hesap ayrıntılarını
gözden geçirin.
•Sayfanın altındaki “Daimi yetki ver” düğmesini tıklayın.
öndericinin Import Express Online’a doğrudan erişmesi
G
için bir bağlantı sağlanır.
İpucu
Gönderici, İthalatçı tarafından verilen daimi yetkilendirmeyi belirten bir e-posta alır.
E-postada, İthalatçının e-posta adresi ve Göndericinin kullanılacak parola ve uygulamaya
erişmesi için doğrudan bir bağlantı yer alır.
GÖNDERİ GEÇMİŞİ VE İZLEME
Geçmişi Görüntüleme ve Gönderileri İzleme
Adım 4:
Gönderilerinizi görüntülemek ve izlemek için “Geçmiş/İzleme
takip” sekmesini tıklayın.
Kimlik numarası, son güncelleme zamanı, gönderici adı, ülke
e-posta kimliği, irsaliye numarası ve durum gibi seçeneklere
göre sıralamak için bir sütun üstbilgisini tıklayın.
VEYA
“Durum” sütununda “İzle” bağlantısını tıklayarak tamamlanmış
bir gönderiyi izleyin.
Ayrıca gerektiğinde gönderi talimatlarını güncelleyebilir/
yetkilendirebilir, iptal edebilir veya hazırlayabilirsiniz.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
DİĞER İTHALATÇI BAĞLANTILARI VE EKRANLARI
Profilim
“Profilim” ekranında, kayıt sırasında girdiğiniz bilgiler yer alır.
İstediğiniz zaman gözden geçirilebilir veya güncellenebilir.
Gezinti çubuğundaki “Yardım” bağlantısı veya form
alanlarının yakınında bulunan “Yardım” bağlantılarından biri
tıklanarak, belirli bir ekranın nasıl kullanılabileceğiyle ilgili
sorular yanıtlanabilir.
“Adres Defteri” ekranı, tüm Gönderici ve Alıcı kişi bilgilerini
kaydetmenin mükemmel bir yoludur.
Yeni Gönderici ve Alıcı girişleri oluşturmak için, ilgili gelen
düğmeyi tıklayın ve gerekli bilgileri doldurun.
Adres Defteri
Adres defterlerini İçe aktarmak/Dışa aktarmak için, ekranın
altındaki ilgili düğmeleri kullanın.
• Kimin adres defterini İçe aktarmak/Dışa aktarmak
istediğinizi seçin (Göndericinin veya Alıcının).
• İçe Dışa aktarılacak dosyanın üstbilgi içerip içermediğini
belirtin, dosya ekleyin ve “Yüklemeye başla” seçeneğini
tıklayın.
• Import Express Online alan adlarını, İçe aktarılacak/Dışa
aktarılacak CSV dosyasının alan adlarıyla eşleştirin.
• “Import/Export” düğmesini tıklayın.
• Bir onay e-postası alırsınız.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
GÖNDERİCİLER
Gönderi talimatları oluşturmak, girilen bilgileri gözden
geçirmek ve gönderileri izlemek için Gönderici ve Alıcı
adres bilgilerini girip kaydedin ve önemli gönderi
ayrıntılarını sağlayın.
Göndericiler Import Express Online’a
• İthalatçılar tarafından gönderilen proaktif e-posta
bildirimleri yoluyla veya
• Uygulamaya kaydolduktan sonra
importexpressonline.dhl.com doğrudan bağlantısını ve
ilgili oturum açma kimlik bilgilerini kullanarak erişebilir.
URL Bağlantı Sayfası
Adım 1:
Göndericiler, aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak
Import Express Online’a erişir:
• İthalatçı tarafından gönderilen bir proaktif e-posta
bildirimindeki URL bağlantısını tıklayın.
VEYA
• importexpressonline.dhl.com adresindeki doğrudan
bağlantı yoluyla uygulamaya erişin
Not
İlk defa proaktif e-posta bildiriminde sağlanan URL bağlantısını ve geçici parolayı kullanarak
Import Express Online‘da oturum açtığınızda, Göndericinin gelecek gönderiler için geçerli
olacak yeni bir parola seçmesi gerekir.
Doğrudan Bağlantı Sayfası
Önceden kayıtlı Göndericiler, iki bölüme ayrılmış bir
sayfada gösterilir.
•Yeni Gönderiler Hazırlayın (ters gönderiler):
Göndericilerin bir DHL hesap sahibine gönderi isteği
hazırlaması içindir; gönderi ücretleri, hesap sahibi isteği
onayladıktan sonra DHL hesap sahibine faturalanır.
•Gönderileri Yönetin: İthalatçıların gönderi yönergelerini
gösterir.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ ÖZETİ
Gönderi Özeti
Adım 2:
E-posta ile gönderilen URL bağlantısı programa erişmek için
kullanıldığında, Gönderici, İthalatçının gönderi talimatlarının
özetini görür.
İthalatçının gönderi istediğini yazıldığı haliyle kabul etmek için
“Kabul et” düğmesini tıklayın.
VEYA
Gönderi isteğini kabul etmek istiyorsanız, ancak teslimat adres
bilgileri değiştiyse ve güncellenmesi gerekiyorsa, “Toplama adresini
değiştir ve kabul et” düğmesini tıklayın.
VEYA
Herhangi bir nedenle gönderiyi reddetmek için “Ret nedeni” alanına
bir mesaj yazın. “Ret” seçeneğini tıklayın.
Not
“Toplama adresini değiştir” düğmesi yalnızca İthalatçı, Göndericinin bilgileri güncelleme yetkisine
sahip olduğunu belirttiyse Göndericinin kullanımına sunulur.
GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ SEÇENEKLERİ
Gönderi Ayrıntıları
Adım 3A:
Bir istek kabul edildikten sonra, paket türü, parça sayısı, toplam
ağırlık, içerik açıklaması ve paketse tabiyse, bildirilen değer gibi
ek bilgileri girin.
İthalatçı, Göndericinin adına gönderi ayrıntılarını hazırladıysa,
Göndericinin yalnızca gerekirse doğrulama ve güncelleme
yapması gerekir.
Adım 3B:
İstenen eylemi belirtmek için “Kurye talebi” açılan menüsünü
kullanın.
“Özel talimatlar” alanına ek yönergeler yazılabilir.
Teslimat zamanları, ülkeye bağlı olarak önceden ayarlanabilir.
İpuçları
Import Express Online, Göndericinin gönderisinin paket dışı olarak mı yoksa döküman olarak mı
değerlendirileceğine karar vermesine de yardımcı olur. “Gönderi durumu” alanının sağında bulunan
“Karar vermeme yardım et” bağlantısını tıklayın.
Paket gönderilere sahip ABD Göndericilerinin, açılan menüden geçerli bir ITN veya FTR muafiyeti
girmesi de gerekir.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
Gümrük Bilgileri
Adım 4:
Hangi tür malın gönderildiğine bağlı olarak, “Fatura tipi” açılan
ekranından “Ticari Fatura” veya “Proforma Fatura” seçeneğini
belirleyin.
Açılan menüden ihracat türünü belirtin.
Form alanlarını doldurarak mal bilgilerini girin ve “Ekle”
seçeneğini tıklayın. Tüm mal bilgileri girilinceye kadar bu
işlemi yineleyin.
İpuçları
Fatura ekranında zorunlu olmayan isteğe bağlı bilgiler arasında fatura numarasının, ticari
koşulların, “Diğer notlar” ve “Diğer ücretler” bilgilerinin girilmesi yer alır.
Birden çok mal bilgileri listelemesi girilebilir. Tek yapmanız gereken, gönderi açıklamasını
yazmak, ihracatçı ülkeyi, miktarı, ölçü birimini ve birim fiyatı belirtmektir. Her bir listeyi
eklemek için “Ekle” seçeneğini tıklayın.
Fatura bilgilerini tamamlamanızın ardından, alttaki kutuyu tıklayıp yeni fatura şablonu için
dosya adını yazarak fatura şablonlarınıza bu faturayı ekleyebilirsiniz.
Hizmet Seçenekleri
Adım 5:
“Hizmet Seçenekleri” ekranında, girilen üretim yeri, hedefi ve
gönderi ayrıntılarına göre tüm kullanılabilir ürün ve hizmetler
görüntülenir. Göndericinin ülkesi için en son olası teslimat
zamanını gösterir.
İthalatçı, Göndericiye fiyatları görme yetkisi vermeyi seçerse,
bunlar her bir ürünün yanında gösterilir.
Gönderi gereksinimlerinize en uygun DHL ürününü seçin.
İthalatçı önceden ürünü seçtiyse bunun kullanılabilirliğini
kontrol edin ve “Gönderiyi Onayla” ekranına ilerleyin.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
GÖNDERİ İSTEKLERİ: GÖNDERİ ONAYI
Gönderiyi Onaylama
Adım 6:
“Gönderiyi Onayla” ekranından, “Geri” düğmesini tıklayarak
önceden girilen verileri değiştirin.
Ayrıntılar doğrulandıktan sonra, “Terimler ve Şartlar” öğesini
kabul edin.
Devam etmek için “Gönderiyi Onayla” düğmesini tıklayın.
FPO
İpucu
Herhangi bir anda “İptal” düğmesi tıklanılarak gönderi talimatı ertelenebilir.
GÖNDERİ İSTEKLERİ: EVRAK İŞİNİ YAZDIRMA
Evrak İşini Yazdırma
Adım 7:
Yazdırma seçeneğini ve yazdırılacak kopya sayısını seçin.
Yazdırılacak belgeleri (gönderi özeti, konşimento, fatura)
gözden geçirmek için “Önizlemeyi yazdır” düğmesini ve
“Yazdır” seçeneğini tıklayın.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
TERS GÖNDERİLER
Göndericiler, İthalatçıya gönderi isteği hazırlayabilir ve
gönderebilir. İthalatçının, Göndericinin işlemesi için isteği
yetkilendirmesi gerekir. Gönderi ücretleri, İthalatçının
hesabına ücretlendirilir.
Gönderi Yönergeleri
Adım 1A - Gönderici:
Gönderici, Import Express Online’da oturum açar.
• Adres Defterinden bir Alıcı seçin.
• Gönderi ayrıntılarını girin ve açılan listeden bir İthalatçı
seçin (önceden bir İthalatçı-Gönderici ilişkisi kurulmadıysa,
Göndericinin İthalatçının e-posta adresini girmesi gerekir).
• Bir ürün seçin.
• Onay isteyin.
• İthalatçıyı uyarmak için bir e-posta gönderilir.
Gönderici/Alıcı Ayrıntıları
Adım 1B - İthalatçı:
İthalatçı bir e-posta bildirimi alır ve Import Express Online’da
oturum açar.
• Gönderi isteğini görüntüleyin. Gerekirse Göndericiye
gönderilen mesajı ve faturalama bilgilerini güncelleyin.
• Gönderi isteğini onaylayın veya reddedin.
• Göndericiyi uyarmak için bir e-posta gönderilir.
Adım 1C - Gönderici:
Gönderici bir e-posta bildirimi alır ve Import Express
Online’da oturum açar.
• İthalatçının güncelleme mesajı için gönderi isteğini
görüntüleyin.
• Gönderi evrak işini yazdırın ve teslimat ayarlayın.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
Teslimatı Zamanlama
Normal şekilde belirli bir günde zamanlanmış bir teslimat
yoksa, “Kurye çağır” sekmesini kullanarak kolayca bir teslim
alma isteğinde bulunabilirsiniz. Aynı anda birden çok gönderi
teslim alınabilir.
Yetkilendirme İsteme/Gözden Geçirme
İthalatçılar tarafından size verilen tüm daimi yetkilerin
kaydını tutun.
Daimi Yetki
Düzenli olarak gönderileri göndermesine izin verilmesi için bir
İthalatçıdan Daimi Yetki isteğinde bulunun
• İthalatçının e-posta kimliğini girin
• Bir Alıcı seçin
• Ve bir defalık ters gönderiler için aynı işlemi izleyin.
Çevrimiçi Gönderi
Gönderi Yönetimi
Entegrasyon Çözümleri
DİĞER GÖNDERİCİ BAĞLANTILARI VE EKRANLAR
Profilim
“Profilim” ekranı, İthalatçının girdiği bilgileri içerir. İstendiği
zaman Gönderici tarafından gözden geçirilebilir veya
güncellenebilir. Bunu yapmak için, yeni veya değiştirilen
bilgileri girin ve “Gönder” düğmesini tıklayın.
Belirli bir ekranın nasıl kullanılacağıyla ilgili sorular, gezinti
çubuğundaki “Yardım” bağlantısı tıklanarak yanıtlanabilir.
İpucu
Form alanlarının sağında bulunan çeşitli yardım bağlantıları tıklanarak gönderi
formlarında ek yardım bulunabilir.
Ticari/Pro Forma Fatura Şablonları
Fatura bilgilerini tamamlamanızın ardından, alttaki kutuyu
tıklayıp yeni fatura şablonu için dosya adını yazarak fatura
şablonlarınıza bu faturayı ekleyebilirsiniz.
Adres Defteri
Adres Defterinde alıcılarınızın tüm bilgileri depolanır ve bu,
aynı kişi bilgilerini art arda girmeden gönderiler hazırlamanıza
olanak sağlar.
Ada göre aramak için “Ara” alanını kullanın veya “Bulunduğu
sütun” açılan listesinde kullanılabilir olan çeşitli sıralama
seçeneklerini kullanarak kişilerinizi görüntüleyin.
DHL Express
www.dhl.com
3/11