sergi standı açma başvuru formu - Soroptimist 20th International

sergi standı açma başvuru formu - Soroptimist 20th International

SERGİ STANDI AÇMA BAŞVURU FORMU
Soroptimists Educate to Lead
Fresh Ideas Empowering Women
“Kadınları Güçlendiren Yeni Fikirler”
HILTON ISTANBUL BOSPHORUS CONVENTION &
EXHIBITION CENTER, İSTANBUL, TÜRKİYE
www.si-istanbul2015.org
SERGİ STANDI AÇMA BAŞVURU FORMU
20th SI Convention 2015, ISTANBUL
HILTON ISTANBUL BOSPHORUS CONVENTION & EXHIBITION CENTER
LÜTFEN BÜYÜK HARFLERLE DOLDURUNUZ
Şirket Ticari Unvanı : . ...................................................................................................................................................................
Stant Alınlığında Yer Alacak Metin : . ...................................................................................................................................................................
Vergi Dairesi
: . ...................................................................................................................................................................
Vergi No
: . ...................................................................................................................................................................
Yetkili Kişi : . ...................................................................................................................................................................
Stantta Bulunacak Temsilci(ler)in İsmi
Katılımcı 1
: . ...................................................................................................................................................................
Katılımcı 2
: . ...................................................................................................................................................................
Adres : . ...................................................................................................................................................................
Mahalle / Şehir : . ...................................................................................................................................................................
Posta Kodu : . ...................................................................................................................................................................
Ülke : . ...................................................................................................................................................................
Telefon : . ...................................................................................................................................................................
Faks : . ...................................................................................................................................................................
E-mail : . ...................................................................................................................................................................
Web sitesi : . ...................................................................................................................................................................
Stant Paketi:
Stant No:
INFO stanT 6 m2 (3 m x 2 m)

BEDEL: € 1.500 + KDV
• Stant bedeli
• 2 adet spot aydınlatma
• Stant çerçevesi ve beyaz alüminyum paneller
• 1 adet üçlü priz
• Şirket adı
• 1 adet plastik çöp kutusu
• 1 adet danışma masası
• 1 adet masa
• 1 defaya mahsus temizlik hizmeti
• 4 adet sandalye
• 2 kişi için sadece sergi alanı giriş hakkı
NOT: Ek masraflar bireysel olarak karşılanacaktır. Lütfen, ayrıntılı bilgi için [email protected] adresi ile irtibat kurunuz.
ÖDEME SEÇENEKLERİ
 Visa Card
 Master Card
 Havale ile Ödeme
Kart Numarası: ...............................................................................................
NOT: Yapılan ödemeye ait Banka Dekontu form
ile birlikte ekte sunulacaktır.
Kartın Son Kullanma Tarihi: ............................................................................
Güvenlik Kodu (Kartın arkasındaki numaranın son 3 hanesi): .......................
Kart Sahibinin Adı: ..........................................................................................
Kart Sahibinin İmzası:
TOPLAM TUTAR: €
Lütfen bu bölümü kaşeleyiniz ve imzalayınız.
TARİH:
İş bu başvuru formu tarafımızca onaylanmıştır;
Bu bölüm ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı’nca doldurulacaktır.
STANT PLANI
HILTON ISTANBUL BOSPHORUS CONVENTION & EXHIBITION CENTER
ALT KAT
Masa 15 Masa16
Masa17
Kahve Arası & Büfe
Masa 18 Masa19 Masa 20
Masa 21 Masa 22 Masa 23 Masa 24
Masa
14
Info 1
Masa
13
Info 2
Masa
12
Bronz
Sponsor
1
Gümüş
Sponsor
Altın
Sponsor
Gümüş
Sponsor
1
1
2
Info 3
Bronz
Sponsor
2
Info 4
Kahve
Arası
&
Büfe
Masa
11
Masa
Masa
25
10
Info 12 Info 11
9
Altın
Sponsor
Masa
2
Masa
Info 10 Info 9
8
Masa
26
Ana
Sponsor
Kahve Arası & Öğle Yemeği Arası
Masa
27
Masa
Masa
Masa
Masa
Masa
Masa
28
7
29
6
5
Info 8
Masa
4
Info 7
Bronz
Sponsor
4
Gümüş
Sponsor
Altın
Sponsor
Gümüş
Sponsor
4
3
3
Bronz
Sponsor
3
Info 5
30
Masa
Info 6
31
Masa
Masa
32
3
Masa
2
Kahve Arası
& Büfe
Masa
1
GİRİŞ
Lütfen bu bölümü kaşeleyiniz ve imzalayınız.
Kahve Arası & Büfe
Soroptimist
SI Türkiye
International Federasyonu
GİRİŞ
GİRİŞ
Bu bölüm ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı’nca doldurulacaktır.
HÜKÜM VE ŞARTLAR
Sponsor ve sergicilerin Rezervasyon Formu’nu göndermeden önce bu hüküm ve şartları dikkatli bir şekilde okumaları önemle tavsiye edilir. Elle ya da elektronik ortamda yazılmış ve imzalanmış bir form göndererek etkinliğe
katılacağınızı ve ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı’nın Hüküm ve Şartları ile bunlara ek tüm koşul ve talimatları kabul ettiğinizi belirten bağlayıcı bir anlaşma altına girmiş olursunuz.
1. Sergiciler ve Ürünler
8. Hasar ve Sigorta
Etkinlikte belirtilen ürün gruplarına ait mal ve hizmetlerin üreticileri, geliştiricileri, satıcıları ya da yetkili
temsilcilerinin yanı sıra sektördeki organizasyon ve yayıncılar etkinliğe sergici olarak katılabilir. Yalnızca ZED
Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı (bundan böyle “Organizatör” olarak anılacaktır) tarafından onaylanan
ürünler sergilenebilir. Organizatör, bunların dışındaki ürünler ile diğer sergicilere veya halka karşı bir tehlike
arz edebilecek ya da huzursuzluğa sebep olabilecek mal ve hizmetleri sergiden kaldırma hakkını saklı tutar.
Sergici, kendi standında bulunan yapılara, ekipmana, sergilen ögelere ve diğer eşyalara gelebilecek her
türlü hasardan (kırılma, çalınma vb.) sorumlu tutulacaktır. Stant yapıları, ekipmanı, sergilenen ögeleri
veya sergicinin ya da taşeronunun eylemleri sebebiyle üçüncü şahıslara (ziyaretçiler ya da diğer sergiciler
gibi), Organizatör’e, sergi salonuna ya da fuar alanına gelebilecek her türlü şahsî ve maddî hasardan Sergici
yükümlü olacaktır. Sergici, kişilere ya da mallara gelebilecek her türlü hasara karşı gerekli mali sorumluluk
sigortasını yaptırmakla mükelleftir. Organizatör, kendi personelinin eylemlerinden kaynaklanan her türlü
hasardan ve kendi ekipmanları ve tesislerinin sebep olduğu sergicilere ve üçüncü şahıslara gelen her türlü
hasardan sorumlu olacaktır.
2. Sergi Alanı Rezervasyonu
Organizatör’e yazılı olarak ya da elektronik ortamdan başvuru formu gönderilmesi, bağlayıcı bir anlaşmanın
imzalanması anlamına gelir. Başvurunun onaylanmasını takiben Organizatör tarafından sergiciye yazılı
ya da elektronik bir onay gönderilecektir. Organizatör, başvuran sergicileri reddetme hakkını saklı tutar.
Organizatör’ün yazılı izni olmaksızın sergicinin kendine ayrılan bir standı ya da standın bir kısmını üçüncü bir
tarafa bir süreliğine ya da tamamıyla devretme hakkı yoktur.
3. Stantların Yerleri
Stantların nihai yerleri Organizatör’ün vereceği karara bağlı olacaktır. Bu kararda salondaki boşluğun etkili
kullanımı, etkinlikle ilgili iş dallarının gruplandırılması hususları ve mümkün mertebe sergicilerin istekleri
dikkate alınacaktır. Organizatör; sergiciye danışmadan, rezerve edilen sergi alanını azami %10 oranında
arttırma ya da azaltma hakkını saklı tutar.
4. Ödeme
Organizatör’ün KDV dâhil faturayı kesmesini takip eden 30 gün içerisinde ücretin tamamının (KDV dâhil)
ödenmesi gerekmektedir. Organizatör’ün fatura kesim tarihini takip eden 30 günlük müddetin Etkinlik’ten
önceki son dört hafta içerisine sarkması durumunda ise rezervasyon bedeli olan ücretin ödeme tarihi Etkinlik
başlama tarihinden önceki son dört haftaya girildiği gün sona erecektir. Bir başvurunun Organizatörler
tarafından kabul edilmemesi durumunda, yapılmış olan her türlü ödeme Sergici’ye iade edilecektir.
5. Standın Küçültülmesi ya da İptal Edilmesi
Bir Sergici’nin başvurusu Organizatör tarafından kabul edildikten sonra stant yerini küçültmeye ya da standını
iptal etmeye karar vermesi durumunda en kısa süre içerisinde Organizatör’e yazılı ya da elektronik ortamda
bilgilendirmede bulunduğu takdirde sadece aşağıdaki iptal/küçültme ücretlerini ödemesi gerekecektir:
- Etkinlik tarihine 6 aydan fazla bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %10’u,
- Etkinlik tarihine 3 ila 6 ay arasında bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %50’si,
- Etkinlik tarihine 3 aydan az bir zaman kala iptal edilmesi hâlinde toplam bedelin %100’ü.
6. Standın Kurulması
9. Risk Değerlendirmesi
Organizatör gerekli gördüğü durumlarda ve/veya Fuar Merkezi sahiplerinin talepleri doğrultusunda,
Sergici’den kesin bir risk değerlendirme formu doldurmasını ve göndermesini isteme hakkını saklı tutar. Bu
hükme riayet edilmemesi, sözleşme hükümlerinin ihlâli anlamına gelecek ve ödenen ücretlerin herhangi bir
iadesi söz konusu olmaksızın Sözleşme’nin feshiyle sonuçlanabilecektir.
10. Elektrik Bağlantısı ve Elektrik İşleri
Genel ışıklandırma Organizatör’ün sorumluluğunda olacaktır. Sergici, standı için Organizatör’e elektrik
bağlantısı ve gerekli kurulum işlemlerini yapması için sipariş verebilecektir. Sergici, standa kendisinin
getirdiği elektrik teçhizatından kendisi sorumlu olacaktır. Hilton Istanbul Bosphorus Convention & Exhibition
Center’deki elektrik tesisatı Organizatör tarafından yetkilendirilen bir yüklenici tarafından sağlanacaktır. Bir
elektrik kesintisinden kaynaklanabilecek herhangi bir hasardan Organizatör sorumlu olmayacaktır.
11. Güvenlik, Yangın ve diğer Önlemler
Organizatör, Hilton Istanbul Bosphorus Convention & Exhibition Center’deki yangın tedbirlerini almakla
ve genel düzeni sağlamakla sorumlu olacaktır fakat sergicilere ait ürünlere, yapılara vb. gelen hasarları
karşılamayacaktır. Yangın güvenliği ve stantta kullanılan yapı ve materyaller konusunda sergicilerin mevcut
düzenleme ve hükümlere uyması ve Hilton Istanbul Bosphorus Convention & Exhibition Center’in güvenlik
esaslarını izlemesi gerekmektedir. İzne tabi olan her türlü ekipman, yapı ya da performansın gösteriminden
önce itfaiyeden ve polisten gerekli izinlerin alınmış olması gerekmektedir. Makinelerin ve diğer ekipmanların
gösterimi esnasında sergicilerin İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile Hilton Istanbul Bosphorus Convention &
Exhibition Center’in güvenlik esaslarında geçen hükümlere uygun davranması gerekmektedir.
12. Giriş Kartları
Sergicinin çalışanları ve taşeronlarının fuar sırasında ve stant kurma-sökme işlemleri süresince Organizatör
tarafından sağlanan kişisel giriş kartlarını taşımak zorundadırlar. Kartların görünür şekilde asılması
gerekmektedir.
13. Mücbir Sebepler
Standın kurulması, dekorasyonu, sökülmesi, kaldırılması ve temizliğinin yanı sıra atık yönetimi tamamen
Sergici’nin sorumluluğundadır. Salonun tavanına, sütunlarına ya da duvarlarına herhangi bir şey asılması
kesinlikle yasaktır. Organizatör’den kiralanan stant paketlerinde pakette belirtilen teknik yapıların kurulum
ve söküm masrafları paket ücretine dâhildir. Sergici; stant ile ilgili kendisi tarafından sipariş edilen tüm
malzemelerden ve yaptırılan işlerden doğan masraflar ile taşeronlar vb. Organizatör’ün standı kurmasından
doğan tüm masraflardan sorumlu olacaktır. Organizatör’ün sergici tarafından sipariş edilen hizmetler için
gerekli ödemeyi önceden talep etme hakkına sahiptir. Organizatör, stant büyüklüğüyle ilgili limitler koyma
hakkına sahiptir.
Organizatör, mücbir sebeplerden dolayı etkinliğin iptal edilmesi ya da ertelenmesi nedeniyle yaşanan
gecikmelerden ve zararlardan sorumlu tutulamayacaktır. Mücbir sebepler; Organizatör’ün Anlaşma
imzalanırken öngörmesi makul nedenlerle mümkün olmayan ve yine doğuracağı sonuçlardan makul
nedenlerle kaçınamayacağı ya da üstesinden gelemeyeceği bütün durumları içermektedir. Bu durumlardan
bazıları; genel güç kaynağındaki kesintiler, fuar alanı tesislerinin yangın ya da başka bir olay sebebiyle normal
şekilde kullanılamaması, doğal afetler, deprem, terör, savaş ya da ayaklanma hâlleridir. Grevler, lokavtlar,
boykotlar ve benzeri diğer iş ihtilafları, Organizatör firma bu eylemlerin hedefindeki taraf ya da katılımcısı
olduğu zamanlarda dahi mücbir sebep olarak sayılmaktadır. Organizatör tarafından yetkilendirilen bir taşeron
firmayı etkileyen mücbir sebepler olması durumunda yine sorumluluk Organizatör’de aranmayacaktır.
Aşağıdaki durumlarda mutlaka Organizatör’ün önceden izni alınmış olmalıdır:
14. Genel Şartlar
- Ağırlığı 1.000 kg’dan fazla olan bir ögenin sergiye konulması,
Organizatör, sergi alanının kontrolünden daima sorumlu olacaktır. Sergici is kendi materyalleri, ekipmanı ve
diğer eşyalarının güvenliği ile çalışanlarının, yüklenicilerinin, tedarikçilerinin ve mümessillerinin eylemlerinden
sorumlu olacaktır. Eğer şartlar Sergi’nin doğru yönetilmesi açısından acil bir karar alınmasını gerektiriyorsa
Organizatör’ün kararı nihai karar olarak kabul edilecektir. Sergici, yerel yönetimin ya da benzer bir otoritenin
Organizatör üzerine koyduğu yükümlülüklere uygun davranmak zorundadır.
- 250 cm’den yüksek yapı ve dekorasyonlar kullanılması,
- İki katlı stantlar kurulması (bu durumda üst katın taban alanı da metrekare başına belirlenen temel kira
bedelinin %50’si ile ücretlendirilecektir).
Yukarıdakilerden herhangi birini yapmak isteyen Sergici’lerin söz konusu etkinlikten en geç 45 gün
öncesine kadar Organizatör onayı için yazılı olarak ya da elektronik ortamda bir başvuru gerçekleştirmesi
gerekmektedir.
15. Değişiklikler
7. Sergileme
16. Feragat
Sergicilerin aşağıdakilerden birini yapmak istemesi durumunda Organizatör’ün önceden onayını alması
gerekmektedir:
- Sergici’nin kendisi, baş yöneticileri ve temsilcileri dışındaki tarafların isimlerine stantta yer verilmesi. Sergici
ve Organizatör kayıt sırasında ortak bir stant kurulmasına karar verdiği ya da söz konusu etkinliğin katılım
şartları böyle bir uygulamaya izin verdiği hâller dışında bunun gibi bir gösterim için kayıt ücreti ya da asgari
katılım ücreti tahsil edilecektir;
- Sergici’nin kendine ait olmayan ürünlerin ya da pazarlama materyallerin dağıtımı;
- Sergici’nin kendi stant sınırları dışındaki herhangi bir faaliyetle ilgili materyallerin dağıtımı.
Bu Hüküm ve Şartlar ancak ve ancak her iki tarafın yazılı bir anlaşma yapması ve yapılan değişikliğin her iki
taraftan murahhas imzalar alması gerekmektedir.
Organizatör tarafından herhangi bir zaman dilimi içerisinde işbu Sözleşmenin herhangi bir hükmünün
uygulanmaması veya uygulamakta ihmal gösterilmesi, işbu Sözleşme kapsamındaki haklarından feragat
ettiği şeklinde yorumlanmayacak olup, bu nitelikteki bir feragat da sayılmayacağı gibi, işbu Sözleşmenin bir
kısmının veya tümünün geçerliliğini de herhangi bir şekilde etkilemeyecek ve Organizatörün müteakip başka
iş ve işlemler yapma haklarına da halel getirmeyecektir.
17. Gizlilik
Sergici, Organizatör’ün firması ya da işleri ile ilgili herhangi bir gizli bilgiyi, kendi mesleki danışmanları
dışındaki üçüncü şahıslarla, hukuki gerekliliği bulunmadığı ya da Organizatör kabul etmediği takdirde
paylaşmayacağını taahhüt eder.
Resmî söküm süresi başlamadan önce stantların boşaltılması ya da sökülmesi yasaktır. Her etkinlik için bu
süre Organizatör tarafından belirlenecektir. Bu hükmü ihlâl ettiği tespit edilen tüm sergiciler iki yüz elli Avro’luk
(250,00-€) bir sözleşme cezası ödeyecektir.
Lütfen bu bölümü kaşeleyiniz ve imzalayınız.
Bu bölüm ZED Etkinlik Yönetimi ve Danışmanlığı’nca doldurulacaktır.
ETKİNLİK YÖNETİMİ VE DANIŞMANLIĞI
Adres : Mustafa Kemal Mah. 2132. Sokak No:2 Çankaya, Ankara - TÜRKİYE
Tel : +90 312 219 57 00
Fax : +90 312 219 57 01
Web : www.zed.com.tr E-mail : [email protected]
İLETİŞİM
Proje Koordinatörü:
Emre Bahçekapılı
Tel : +90 212 352 60 60
E-mail : [email protected]
Sponsorlukla İlgili Sorular için:
Mert Şimşek ve Begüm Gözüyeşil
Tel : +90 212 352 60 60
Faks : +90 212 352 60 30
E-mail : [email protected] Gsm : +90 533 966 60 61
[email protected] Gsm : +90 533 966 60 11
www.si-istanbul2015.org