6. Hizmet Belgesi Başvurusu

T.C. NEW YORK BAŞKONSOLOSLUĞU 2016
6. HİZMET BELGESİ BAŞVURUSU
Vatandaşlarımız 3201 sayılı yasa kapsamında yurtdışı borçlanmasından yararlanmak için
Sosyal Güvenlik Kurumu tarafından talep edilen ve ABD’de yasal olarak çalışmış oldukları
tarihleri gösteren “Hizmet Belgesi”ni Başkonsolosluğumuzdan alabilmektedir.
Başvuru şahsen veya posta ile yapılabilmektedir.
Başvuru İçin Gerekli Evraklar:
1. Başvuru formu (3. sayfada sunulmaktadır)
2. ABD’ye ilk geliş tarihinden itibaren kullanılmış tüm (T.C. ve ABD) pasaportlar. Varsa,
Oturma ve Çalışma Belgesi (Green Card)
3. İlgili ABD kurumlarından, 4-11. sayfalarda belirtilen hususlar çerçevesinde temin edilen
ve onaylattırılan belgelerin aslı ve 1 adet fotokopisi (4-11. sayfalardaki notların
dikkatle incelenmesi önemle hatırlatılır.)
4. Vatandaşlarımızın çalıştığı iş yerlerinden alacakları ve çalışmış oldukları tarihleri
gün/ay/yıl olarak gösterir yazı veya vatandaşlarımızın kendi iş yerinde çalışmaları halinde,
işyerlerinin açılış/kapanış tarihlerini belirtir resmi belge
5. Başvuru sahibinin nüfus cüzdanı
6. Vatandaşlarımızın “Social Security Statement”ta farklı bir isim ile yer almaları halinde
isim değişikliği belgesi
7. Postayla yapılacak başvurularda belgelerinizin asıllarının tarafınıza geri gönderilmesi için
pullu (pre-paid), takip numarası olan (tracking number) ve üzerinde ad, soyad ve
adresinizin yer aldığı posta zarfını da evraklarınızla birlikte göndermeniz gerekmektedir.
Harç Bedeli:
19.55 $
Başvuru Yöntemi:
Şahsen başvurularda Başkonsolosluğumuza gelmeden önce www.konsolosluk.gov.tr internet
sitesinin sağ üst bölümündeki e-randevu bölümünden randevu alması, işlemlerin daha hızlı
gerçekleştirilebilmesi açısından önem arzetmektedir.
Önemli Not:
ABD’de ikamet edilen süre içerisinde Türkiye’de tahakkuk eden zorunlu Genel Sağlık
Sigortası borcunun silinebilmesi için Noter bölümünden alınacak “İkamet Belgesi”nin
Türkiye’de Sosyal Güvenlik Kurumu’na ulaştırılması gerekmektedir.
Başkonsolosluğumuzda emeklilik müracaatı işlemleri yapılmamakta olup, vatandaşlarımız
müracaatlarını Türkiye’de Sosyal Güvenlik Kurumu’na şahsen ya da Başkonsolosluğumuzda
verecekleri vekâlet ile yaptırabilirler. Yurt dışı borçlanması ile ilgili daha detaylı bilgi, Sosyal
Güvenlik Kurumu’nun internet sitesinde Emeklilik-Yurtdışı İşlemler bölümünden temin
edilebilir.
Türkiye’de yurt dışı borçlanması ile emekli maaşının bağlanabilmesi için vatandaşlarımızın
ABD’de çalışma durumunun bitmiş olması gerekmektedir. Başkonsolosluğumuzda
1
825 Third Avenue, 28th Floor, New York, NY 10022
Tel: (646) 430-6560 [email protected]
T.C. NEW YORK BAŞKONSOLOSLUĞU 2016
vatandaşlarımızın çalışmadığına dair bir belge düzenlenmemekte olup, hizmet belgesi için
istenen güncel belgelerle birlikte ABD’de “Social Security Administration”dan “You do not
receive any benefits now and have not received benefits in the past” ifadesini içerir yazı ibraz
edilmesi halinde başvuru sahiplerine “ABD’de herhangi bir sosyal yardım almadığı” bilgisini
içeren güncel tarihli hizmet belgesi düzenlenebilmektedir.
İlave Açıklamalar:
Şahsen başvurularda nakit ödeme, posta ile başvurularda “Money Order” kabul edilmektedir.
Kredi kartı ya da şahsi çek kabul edilmemektedir.
“Money Order” yapılması halinde “Turkish Consulate General” adına gönderilmesi
gerekmektedir.
Belgelerin Türkiye adresine postalanmasının talep edilmesi halinde normal posta ile
gönderilmesi için 31 Dolar, acele (ekspres) posta ile gönderilmesi için ise 61 Dolar “Money
Order”ın Başkonsolosluğumuza iletilmesi gerekmektedir.
Türkiye’de “Money Order” sistemi mevcut olmadığından, Türkiye’den Başkonsolosluğumuza
posta ile müracaatta bulunacak vatandaşlarımız, ABD’deki bir yakınları aracılığıyla “Turkish
Consulate General”a ödenmek üzere, işlem ücreti kadar “Money Order”ı talep ettiği işlemi
açıklayan bir dilekçe ile birlikte Başkonsolosluğumuza iletebilir.
2
825 Third Avenue, 28th Floor, New York, NY 10022
Tel: (646) 430-6560 [email protected]
Noter Başvuru Dilekçesi
T.C. NEW YORK BAŞKONSOLOSLUĞUNA
Aşağıda işaretli belgenin adıma düzenlenmesi hususunda gereğini
arzederim.
Beyan Tasdiki
İmza ve Mühür Onayı
Birth Extract (Nüfus Kayıt Örneği Tercümesi)
Sürücü Belgesi Tercümesi
x Hizmet Belgesi
İkamet Belgesi
Muvafakatname/Taahhütname/Feragatname
Türkçe Belgelerin Suret Tasdiki
İmza Sirküleri/Beyannamesi
Sağlık Raporu Onayı
Adli Sicil Kaydı
Adı, soyadı
ABD İkametgah Adresi:
Bu Adrese Taşınma Tarihi:
Ev telefonu
İş telefonu
Cep telefonu
E-posta adresi 7
Günün tarihi (gg.aa.yyyy)
İmza
ABD MAKAMLARINCA (SSA VE IRS) TARAFINDAN DÜZENLENEN
BELGELER, ONAY İŞLEMLERİ VE DİĞER İŞLEMLER HAKKINDA DETAYLI
AÇIKLAMALAR NOTU
GENEL AÇIKLAMALAR:
1. 3201 sayılı yasa kapsamında yurtdışı borçlanmasından yararlanarak emeklilik hakkı elde
edilmesi için işlemler, "Yurtdışında Geçen Sürelerin Borçlandırılması ve Değerlendirilmesine
İlişkin Yönetmeliğin 8. ve 9. maddesi uyarınca yerine getirilmektedir. Bu kapsamda, hizmet
belgelerinin kanıtlayıcı belgelere göre düzenlenmesi gerekmekte, yeterli belgeye sahip
olmayanlar için ise hizmet belgesi düzenlenmemektedir.
2. ABD Sosyal Güvenlik Kurumundan (USA Social Security Administration-SSA) temin
edilen ve ABD’de çalışılan yılları gösteren Social Security Statement” ve “Benefit
Verification Letter” belge örnekleri, ABD’deki mutad uygulamalar kapsamında, ABD
makamları önünde kullanılmak üzere düzenlenmektedir.
ABD ile Türkiye arasında ikili/çok taraflı bir sosyal güvenlik sözleşmesi akdedilmemiştir. Bu
kapsamda, SSA veya Internal Revenue Service (IRS) tarafından onaysız (imzasız ve
kaşelenmemiş) bilgisayar çıktısı şeklinde, ya da, kaşeli ve imzalı olarak
Başkonsolosluğumuza sunularak hizmet belgesi düzenlenmesi talepleri Temsilciliklerimize
ağır bir hukuki sorumluluk yüklemektedir. Buna göre, borçlanmaya esas sürenin ispatı
“ilgili”ye, yurtdışı hizmet belgesi düzenlenmesinin hukuki sorumluluğu ise belgeyi
düzenleyen “Dış Temsilciliğimize” aittir.
Bu kapsamda, hizmet belgelerinin kanıtlayıcı belgelere göre düzenlenmesi gerekmekte, yeterli
belgeye sahip olmayanlar için ise hizmet belgesi düzenlenmemektedir.
3. Bu çerçevede, bu tür belgelerin ABD’deki yabancı bir ülke temsilciliği olarak
Başkonsolosluğumuzca kabul edilebilmesi için esas itibariyle “uluslararası geçerliğe sahip
olacak şekilde” onay işlemine tabi tutulmaları icap etmektedir.
4. Bu itibarla, Bakanlığımızdan alınan son talimatlar çerçevesinde bu konu yeniden
değerlendirilmiş ve hizmet belgesi düzenlenmesi için, vatandaşlarımızın aşağıda (A) veya (B)
seçeneklerinde kayıtlı işlemleri tamamladıktan sonra başvuruda bulunmaları
kararlaştırılmıştır:
A) ABD Sosyal Güvenlik Kurumunun Maryland’deki merkezinden temin edilecek
imzalı ve onaylı belgelerin, ABD Dışişleri Bakanlığı, Tasdik İşleri Dairesince (State
Department, Office of Authentications) “Certification” veya "Apostil Onayı"na tabi
tutulması.
B) ABD Sosyal Güvenlik Kurumunca verilen imzalı ve/veya onaylı belgeler ile onaysız
belgelerin, sırasıyla noter, county clerk tarafından onaylanması ve ilgili (NY, NJ, PA,
DE) “Department of State Certification Unit” tarafından “Certification” veya
“apostille” işlemine tabi tutulması, (NOT: Onay işlemleri için eyaletlere ait adres bilgileri
ve diğer açıklamalar 7. sayfada sunulmuştur).
AÇIKLAMA: Bu yöntemlerde, ABD makamlarınca yapılan tüm onay işlemleri esas
itibariyle metne şamil olmaksızın yapılan bir imza tasdiki işleminden ibaret olacak olmakla
birlikte, belgelerdeki onaylar, uluslararası kullanım bakımından belgelere resmi özellik ve
nitelik kazandıracaktır. Hizmet belgesinin, “Apostil onayı alınmış belge”ye göre
düzenlenmesi ise, Apostil onaylı belgenin Temsilciliklerimiz tarafından onaylanacağı
anlamına gelmemektedir. Bu belge, düzenleyeceğimiz hizmet belgesinin ekine konulacak
belge olarak işleme tabi tutulacaktır. Bu bağlamda, Türkiye’de Sosyal Güvenlik Kurumu’nun
(SGK) kabul etmesi koşuluyla, vatandaşlarımız “Apostil onayı” alınmış ve Türkçeye
tercümesi yaptırılmış belge ile doğrudan Türkiye’de de işlem yaptırabileceklerdir.
ABD MAKAMLARINCA
BELGELER NOTU:
DÜZENLENEN
BELGELER
İLE
TAMAMLAYICI
5. ABD’de yerleşik vatandaşlarımızın, ABD Sosyal Güvenlik Kurumundan (USA Social
Security Administration-SSA) temin ettikleri ve ABD’de çalışılan yılları gösteren Social
Statement Statement” ve “Benefit Verification Letter” belge örnekleri ile sözkonusu belgelere
ilişkin açıklamalar aşağıda gösterilmiştir:
A) Web siteleri üzerinden giriş şifresi oluşturularak bilgisayar çıktısı alınan hizmet
dökümü - Ücretsiz),
AÇIKLAMA: SSA’dan bir giriş şifresi edinilmekte (http://www.ssa.gov/), bu kapsamda
alınan hizmet dökümüne ait bilgisayar çıktısı ibraz edilmektedir. Bu belgede, SSA’nın anteti
ve yetkilisinin e-imzası ile ilgilinin yıllar itibariyle vergilendirilmiş geliri yer almaktadır.
B) Posta ile veya şahsen Sosyal Güvenlik Kurumuna başvurularak alınan "sadece
yıllık kazancı" gösteren hizmet dökümü (Onaysız: Ücretsiz, Onaylı: 56 ABD
Doları),
AÇIKLAMA: SSA’dan alınan hizmet dökümüne ait bilgisayar çıktısı ibraz edilmektedir. Bu
belgede, SSA’nın anteti ve yetkilisinin imzası yer almamakta, ilgilinin yıllar itibariyle
vergilendirilmiş gelirinin dökümü gösterilmektedir. 56 ABD Doları ödenmek suretiyle
onaylatılması halinde, SSA’ya ait ofis adı ve adresi ile veriliş tarihinin yer aldığı bir
kaşe/damga basılmakta, ancak, imza ve imzalayan yetkilinin adı ve soyadı gibi bilgilere yer
verilmemektedir.
C) Posta ile veya şahsen Sosyal Güvenlik Kurumuna başvurularak alınan ve işyeri
bilgisi dâhil detaylı hizmet dökümü (Onaysız:136 ABD Doları, Onaylı:192 ABD
Doları),
AÇIKLAMA: SSA’dan alınan hizmet dökümüne ait bilgisayar çıktısı ibraz edilmektedir. Bu
belgede, SSA’nın anteti ve yetkilisinin imzası yer almamakta, ilgilinin yıllar itibariyle
vergilendirilmiş gelirinin dökümü ile işyeri bilgileri gösterilmektedir. Bu belgenin Onaysız
olması halinde 136 ABD Doları ödenmekte, onaylatılması halinde ise 192 ABD Doları
ödenmektedir. SSA’ya ait ofis adı ve adresi ile veriliş tarihinin yer aldığı bir kaşe/damga
basılmakta; ancak imza ve imzalayan yetkilinin adı ve soyadı gibi bilgilere yer
verilmemektedir.
D) SSA’dan belge alamayan, ancak, “Tax ID” ile yasal olarak çalışıp vergi
ödeyenlerin çalışıp vergi ödedikleri her yıl için ayrı ayrı IRS’den (Internal
Revenue Service) aldıkları “tax transcript”’leri gösteren bu belgeler, 10 yıl
geriye dönük olarak düzenlenmekte ve onaysız veriliyor.
AÇIKLAMA: IRS’den alınan bilgisayar çıktısı ibraz edilmektedir. Bu belgede, IRS’in anteti
yer almakla birlikte, yetkilisinin imzası yer almamakta, ilgilinin bir yıl için vergilendirilmiş
gelirinin dökümü gösterilmektedir. Bu belgeye IRS tarafından herhangi bir kaşe/damga
basılmamaktadır.
E) “Federally issued documents” olarak kabul edilen ve ABD Sosyal Güvenlik
Kurumu'nun Maryland'de yerleşik merkez ofisinden 192 ABD Doları ödenmek
suretiyle onaylı ve imzalı şekilde temin edilen hizmet dökümü ve kazanç belgesi.
AÇIKLAMA: ABD’deki tüm vatandaşlarımızın ABD Sosyal Güvenlik Kurumu’nun
Maryland’daki merkez ofisinden posta yolu ile temin edebilecekleri hizmet dökümü ve
kazançlarını gösteren belgeyi, Apostil onayı almak üzere yine posta ile ABD Dışişlerin
Bakanlığının (D.C. Department of State) tasdik işleri bölümüne göndermeleri ve onay
işlemlerini posta ile yaptırmaları mümkündür. Bu belgeler için "Apostil Onayı" ABD
Dışişleri Bakanlığı, Tasdik İşleri Dairesince (State Department, Office of Authentications)
verilmektedir.
6. Diğer taraftan, ABD’de düzenlenen yukarıda kayıtlı tüm belgelerde tarihlerin sadece “yıl”
itibariyle gösterilmesi, borçlanılmak istenen sürelerin tam olarak hesaplanamamasına yol
açmaktadır.
Bu bağlamda, Türkiye’de emekliliğe esas teşkil edecek süreler gün, ay ve yıl üçlüsüne göre
yapıldığı halde, düzenlenen hizmet belgelerinde bu bilgilere yer verilememektedir. Bu husus
Türkiye’de Sosyal Güvenlik Kurumu’nun (SGK) dikkatine getirilmiş, sadece yıl bilgilerine
yer verilmek suretiyle düzenlenen hizmet belgelerinin SGK tarafından kabul edilmesi
sağlanmıştır.
Bununla birlikte, Başkonsolosluğumuza ibraz edilen tamamlayıcı ve kanıtlayıcı belgelere göre
kesin kanaat edinilebilmesi halinde, düzenlenecek hizmet belgelerine çalışılan ya da vergi
ödenen dönemlere ait ay ve gün bilgilerinin de eklenmesi mümkün görülmektedir. (Başvuruda
bulunanın işyerinden alacağı işe başlama ve ayrılma tarihlerini, ya da halen işinin devam
ettiğini gösteren antetli ve ıslak imzalı bir işveren yazısı, işyerine ait maaş bordroları, maaş
ödeme belgeleri, kendi iş yeri var ise, işyerinin kaydını gösteren belgeler, bonservis, iş
sözleşmesi, vs. gibi)
ABD MAKAMLARINCA DÜZENLENEN BELGELERİN ONAY İŞLEMLERİ
HAKKINDA AÇIKLAYICI NOT:
A) ABD Sosyal Güvenlik Kurumunun Maryland’deki merkezinden temin edilecek (5.
Madde E) seçeneğinde kayıtlı imzalı ve onaylı belgelerin, ABD Dışişleri Bakanlığı, Tasdik
İşleri Dairesince (State Department, Office of Authentications) "Apostil Onayı"na tabi
tutulması.
ABD Sosyal Güvenlik Kurumu’nun Maryland’daki merkez ofisinden posta yolu ile temin
edebilecekleri hizmet dökümü ve kazançlarını gösteren belgeyi, apostil onayı almak üzere
yine posta ile ABD Dışişlerin Bakanlığının (D.C. Department of State) tasdik işleri bölümüne
göndermeleri ve onay işlemlerini posta ile yaptırmaları mümkündür. Bu belgeler için "Apostil
Onayı" ABD Dışişleri Bakanlığı, Tasdik İşleri Dairesince (State Department, Office of
Authentications) verilmektedir.
ABD Sosyal Güvenlik Kurumu’na posta ile yapılacak başvurular için
(https://www.ssa.gov/forms/ssa-7050.pdf):
Normal posta kullanılması halinde:
Social Security Administration
Division of Earnings Record Operations
P.O. Box 33003
Baltimore, Maryland 21290-3003
Fed-Ex, UPS v.s. posta kullanılması halinde:
Social Security Administration
Division of Earnings Record Operations
6100 Wabash Ave.
Baltimore, Maryland 21215
ABD Dışişleri Bakanlığı, Tasdik İşleri Dairesi (State Department, Office of
Authentications) Adresi:
Office of Authentications
U.S. Department of State
600 19th Street, NW
Washington, DC 20006
Posta ile başvuru adresi:
Office of Authentications
U.S. Department of State
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure CIR PO BOX 1206 Sterling, VA 20166 1206
B) ABD Sosyal Güvenlik Kurumunca (Social Security Administration-SSA) ve Internal
Revenue Service (IRS) tarafından düzenlenen ekli notun (5. Madde A, B ve C)
seçeneklerinde kayıtlı imzalı/ ve/veya onaylı belgeler ile (5. Madde D) seçeneğinde kayıtlı
onaysız belgelerin, sırasıyla noter, county clerk tarafından onaylanması ve ilgili (NY, NJ,
PA, DE) “Department of State Certification Unit” tarafından “Certification” veya
“Apostille” işlemine tabi tutulması,
Başkonsolosluğumuz görev bölgesi NY, NJ, PA, DE Eyaletleri için, “Certification” veya
“Apostille” alınabilecek ilgili kurum adresleri:
New York
New Jersey
New York Department of State
Division of Licensing Services
123 William Street, 2nd floor
New York, NY 10038
Posta:
State of New Jersey
Division of Revenue and Enterprise Services
PO Box 452
Trenton, NJ 08646
Şahsen veya Kurye Servisi:
State of New Jersey
Division of Revenue and Enterprise Services
33 West State Street, 5th Floor
Trenton, NJ 08608
Pennsylvania
Delaware
Şahsen veya Posta
Şahsen veya Posta
Pennsylvania Department of State
Bureau of Commissions, Elections and
Legislation
Room 210 North Office Building
Harrisburg, PA 17120-0029
Division of Corporations
John G. Townsend Bldg.
401 Federal Street - Suite 4 - Dover, DE 19901.
BELGELERİN ULUSLARARASI KULLANIMINA YÖNELİK NY DEPARTMENT
OF STATE TARAFINDAN HAZIRLANMIŞ İNGİLİZCE NOT:
Aşağıdaki notta, ABD makamlarınca düzenlenmiş olan belgelerin uluslararası kullanımı için
onay yapmaya yetkili makamlar, adresleri, belge türleri, NY County Clerk adres ve temas
bilgileri ile posta ile işlem yaptırılabilecek makamlara ait bilgilerin yer almaktadır.
AUTHENTICATION OF DOCUMENTS FOR INTERNATIONAL USE
THE NEW YORK STATE DEPARTMENT OF STATE ONLY AUTHENTICATES
DOCUMENTS BEARING NEW YORK-QUALIFIED SIGNATURES.
PROCEDURE
1.
Documents Must First Be Notarized By a Notary Public Qualified
Within New York State, Except For These Notarial Equivalents:
BIRTH AND DEATH CERTIFICATES:
In New York City (All Five Boroughs), a CERTIFIED (LONG FORM), together
with a LETTER OF EXEMPLIFICATION. Outside of New York City, these are
certified by the Township Vital Statistics Registrar.
MARRIAGE CERTIFICATES:
In New York City (All Five Boroughs), a Certified Copy with an Original
Signature of the City Clerk. Outside of New York City, these are Certified
with a Raised Seal by the Custodian of these records.
CERTIFIED COURT JUDGMENTS & NEW YORK FEDERAL COURT
DOCUMENTS:
All Court Judgments, (Including New York Federal Court Documents), are to
be certified by the County Clerk in the County where the Judgments
originate from.
EDUCATIONAL
DOCUMENTS
(TRANSCRIPTS,
DIPLOMAS
OR
CERTIFICATES):
An Official of the School, College or University must Certify the document as
being an Official Record, or a True Copy of the Original Document; The
Official’s Signature must be Notarized by a Notary Public (within New York
State).
OUT
OF
STATE
DOCUMENTS
(BIRTH,
DEATH,
MARRIAGE
CERTIFICATES & ETC.):
For All Out of State Documents, attach a Statement or Affidavit saying the
document is either an original or a true photocopy of the document you have
in your possession. Have the Statement or Affidavit notarized by a Notary
Public Qualified in New York State.
2.
The documents then have to be validated by the County Clerk’s office
in which the Notary Stamp of their Equivalents are Qualified. The
Qualifying County should be on the Stamp of the Notary Public.
3.
The New York Secretary of the State’s office will then legalize
(Authenticate of Certify) the documents with an Apostille or
Certification.
Our New York City office accepts Walk-Ins only. The fee is $10.00 per
document. Walk-ins may pay in, Check or Money Order. All Checks and
Money Orders are made payable to NYS Department of State. Personal,
Company and Business Checks are accepted for transactions of $500.00 or
less. Transactions in excess of $500.00 require Certified Checks and Bank
Checks only.
TELEPHONE NUMBERS AND ADDRESSES FOR COUNTY CLERKS
NEW YORK COUNTY CLERK
SUFFOLK COUNTY CLERK
60 CENTRE STREET, ROOM 141B
310 CENTER DRIVE
NEW YORK, NY 10007
RIVERHEAD, NY 11901
(646) 386-5933
(631) 852-2000/2099
KINGS COUNTY CLERK
NASSAU COUNTY CLERK
SUPREME COURT BUILDING
COUNTY OFFICE BUILDING
360 ADAMS STREET
240 OLD COUNTRY ROAD
BROOKLYN, NY 11201
MINEOLA, NY 11501
(347) 404-9778
(516) 571-2661
BRONX COUNTY CLERK
WESTCHESTER COUNTY CLERK
851 GRAND CONCOURSE
110 MARTIN LUTHER KING JR.BLVD
BRONX, NY 10451
LEGAL DIVISION, ROOM 330
(718) 618-3308
WHITE PLAINS, NY 10601
(914) 995-3080/3070
QUEENS COUNTY CLERK
ROCKLAND COUNTY CLERK
88-11 SUTPHIN BLVD.
1 SOUTH MAIN STREET, SUITE 100
JAMAICA, NY 11435
NEW CITY, NY 10956
(718) 298-0605
(845) 638-5070/5221
RICHMOND COUNTY CLERK
ORANGE COUNTY CLERK
130 STUYVESANT PLACE
225-275 MAIN STREET (Official Mailing
Address)
STATEN ISLAND, NY 10301
4 GLENMERE COVE RD (Temporary
(718) 390-5386/5393
physical location due to Irene)
GOSHEN, NY 10924
(845) 291-2698/2699
Fee for each county clerk certificate (in the City of New York) is $3.00.
DEPARTMENT OF HEALTH
Must obtain LONG FORM (8 ½ x 11)
BUREAU OF VITAL RECORDS
Birth/Death Certificate with a
125 WORTH STREET
Letter of Exemplification. Then
NEW YORK, NY 10013
document must go to the New York
(121) 788-4500
County Clerk to verify the signature
on the Letter of Exemplification.
After the County Clerk’s office, the
document must go to NYS, Dept. of
State for further legalization.
MARRIAGE BUREAU
Must obtain a Certified Copy of
OFFICE OF THE CITY CLERK
Marriage
Certificate
with
an
141 WORTH STREET
Original Signature of the City
NEW YORK, NY 10013
Clerk. Then the document must go
(212) 669-8898
to the New York County Clerk to
verify the City Clerk’s signature.
After the County Clerk’s office, the
document must go to the NYS, Dept.
of State for further legalization.
U.S. DEPARTMENT OF STATE
NYS, DEPARTMENT OF STATE
OFFICE OF AUTHENTICATIONS
CERTIFICATION UNIT
Columbia Plaza (State Annex #1)
123 William Street, 2nd Floor
518 23rd Street, N.W.
New York, NY 10038
Washington, D.C. 20520
(212) 417-5684
(202) 647-5002
FOR MAIL SERVICE: SEND DOCUMENTS WITH A COVER LETTER TO:
NYS DEPARTMENT OF STATE
MISCELLANEOUS RECORDS BUREAU
One Commerce Plaza
99 Washington Avenue
Albany, NY 12231-0001
OUR PHONE NUMBER IS (518) 473-6306
YOUR
COVER
INFORMATION:
LETTER
SHOULD
INCLUDE
THE
FOLLOWING
YOUR NAME, ADDRESS, TELEPHONE NUMBER, CHECK OR MONEY
ORDER AND THE DOCUMENT’S DESIGNATED COUNTRY OF USE.
PLEASE DO NOT SEND CASH THROUGH THE MAIL.
YOU MUST ENCLOSE A PRE-PAID LABEL OR ENVELOPE TO HAVE THE
DOCUMENT’S RETURNED TO YOU. PLEASE MAKE YOURSELF THE
SENDER AND THE RECIPIENT WHEN FILLING OUT THE RETURN LABEL
OR ENVELOPE.
FEDERALLY ISSUED
Examples of Federally Issued documents include:
U.S. Department of Agriculture


Animal/Plant Certifications
Animal Health certifications
U.S. Department of Justice



FBI – Back ground check
U.S. Federal Court
Documents
U.S. Bankruptcy Court
U.S. Department of Homeland
Security
U.S. Department of Health and
Human Services


Certificate of Foreign
Governments
Certificate of
Pharmaceutical/Export
U.S. Patent and Trademark Office

Trademark
Environmental Protection Agency
Social Security Administration

Immigration Certifications
Office of Personnel Management
Requirements for Federally Issued documents include:


Executed by U.S. federal agencies.
Have an official’s original and/or stamped signature with the raised
and/or stamped seal of the agency.
Note: Agency letter head is accepted.
Office of Authentications
Physical Address:
Office of Authentications
U.S. Department of State
600 19th Street, NW
Washington, DC 20006
Mailing Address:
Office of Authentications
U.S. Department of State
CA/PPT/S/TO/AUT
44132 Mercure CIR PO BOX 1206 Sterling, VA 20166 1206
Note: Effective October 6, 2014, all express mail ail bill labels sent to the
Office of Authentications for the use of returning documents must reflect the
customer’s mailing address as both the sender and recipient.