Zaman Yönetimi

Zaman Yönetimi
Hiç yapılmaması gereken
bir şeyi çok iyi yapmak için
plan yapmak kadar zaman
kaybı olan birşey yoktur.
GENEL BAKIŞ
Operasyon Danışmanı rolünde henüz yeni olduğunuz ve işinizi iş
başında öğrendiğiniz için, sürekli olarak zamanın yetersiz olduğunu ve
edindiğiniz tüm yeni bilgiler karşısında şaşkına döndüğünüzü
hissedebilirsiniz.
Yeni bir pozisyona geçtiğinizde bu tür hislerin olması her ne kadar
bekleniyor olsa da, bu duyguların üstesinden gelmek için anında
atabileceğiniz adımlar da vardır. Hedefleriniz üzerinde
odaklandığınızda, işinizi öncelik sırasına koyup, hedeflere dayalı
sınırlar belirlediğinizde, o hedeflere ulaşmak için geçireceğiniz
zamanı daha başarılı birşekilde yönetebilirsiniz.
Bu bölüm, sizin zaman yönetimi alışkanlığı geliştirmenize yardımcı
olmak üzere bazı çalışma sayfaları ve bilgiler içermektedir. Burada
öğrendiklerinizi uyguladığınızda gün içinde daha çok zaman
yaratabileceksiniz.
HEDEFLER
Zamanınızı etkin bir şekilde yönetmenin ilk adımı belirgin uzun
vadeli hedefler oluşturmaktır. Hedefler nereye doğru gittiğinizi
gösteren net bir vizyona sahip olmanızı sağlar. Hangi istikamete
doğru gittiğinizi bildiğiniz zaman, sizi oraya götürecek haftalık ve
günlük aktiviteler geliştirebilirsiniz. Uzun vadeli hedeflerden
başlayarak daha belirgin haftalık ve günlük planlara geçmeniz sizin
önceliklerinizi belirlemenize ve hedefe kilitlenmenize yardımcı olur.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
BIRAKIN ÖNCELİKLER TAKVİMİNİZİ PLANLASIN
Eğer aktiviteler ve randevular olarak düşüncek olursanız acil olan
şeylerden fırsat bulup yapmanız gerekenler için hiçbir zaman yeterli
zaman bulamazsınız. Çalışma takviminizi siz, bölgeniz ve Restoran
Müdürleriniz tarafından paylaşılan hedef ve amaçlar şeklinde planlayın.
Öncelikler üzerinde
odaklanmak sizin daha etkin
çalışmanızı sağlar. Bu aynı
zamanda, acil ama önemsiz
işlerle dikkatinizin
dağılmaması açısından da
önemlidir.
ÇABALARINIZI ODAKLAYIN
Açıkcası, tüm aktiviteleriniz için yeterli zaman bulabileceğinize
güvenmeyin. Etkin danışmanlar önemsiz görevleri erteleyerek doğru
olan şeyleri tamamlamayı tercih ederler. İşleyen iki strateji vardır: İlk
olarak, hedef ve öncelikleri doğru belirlemek. Bu çabalarınızın
anlamlı olduğunu gösterir. İkinci olarak da, çabalarınızı odaklamak.
ACİL DEĞİL, ANCAK ÖNEMLİ
Daha fazla bilgi almak için
Etkili Yönetim
Uygulamaları Kursu’nun
(EMP), Zaman Yönetimi
bölümünü gözden geçirin.
Zamanınızı öncelik sırasına koymanıza yardımcı olacak diğer bir
yaklaşım da, aktivitelerinizi aşağıdaki görülen, Franklin Covey’in
Önceliklendirme Matriksi’ndeki dört alandan birine sınıflandırma
modelidir. Sonuç olarak, Acil Olmayan, Ancak Önemli olan
aktiviteler üzerinde ne kadar zaman geçirirseniz o kadar etkin
olursunuz.
ACİL & ÖNEMLİ
(örn; Restoranlarınızdan
birinde yangın çıktı).
Bu aktiviteler normalde
takviminizde yer almaz, ancak gün
içinde yapılacaklar listesinde yer
alabilir.
(Örn; tamamlama tarihi son güne
gelmiş görevler, krizler, ve şimdi
yapılması gereken diğer görevler)
ACİL & ÖNEMLİ DEĞİL
Normalde bu aktiviteler
takviminizde yer almaz ancak
gün içinde planladığınız görevleri
yapmanızı engeller.
(örn; Telefonlar, notlar, gelecek
dönem bölge toplantısında hangi
ürünlerin servis edileceğini soran
yazılı bir mesaj aldınız.)
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
ACİL DEĞİL, ANCAK
ÖNEMLİ
Bu aktivitler takviminizde ve
günlük yapılacaklar listesinde
yer almalıdır.
(Örn;Bir Restoran Müdürü
adayı ile mülakat).
ACİL DEĞİL&
ÖNEMLİ DEĞİL
Bu aktiviteler takviminizde ve
yapılacaklar listesinde yer
almamalıdır.
(Örn;Gelecek dönem bölge
toplantısını nerede ve nasıl
bir gündemle yapacaksınız?).
AKTİVİTE
 ACİL OLMAYAN, ANCAK ÖNEMLİ OLAN AKTİVİTE
İpucu: Acil olmayan, ama
önemli olan aktiviteler için
sarı kalem, acil ve önemli
olmayan aktiviteler için de
yeşil kalem kullanın.
1. Adım: Takviminizdeki son iki haftayı gözden geçirin
 Acil olmayan, ama önemli olan aktiviteleri
vurgulayın.
 Acil ve önemli olmayan aktiviteleri vurgulayın.
Zamanınızı son iki hafta nasıl geçirdiniz?
2. Adım: Takviminizdeki gelecek iki haftayı gözden geçirin.
 Acil olmayan, ancak önemli olan aktiviteleri
vurgulayın. Bu aktivitelerin planlandığı şekilde
tamamlandığından emin olun.
 Acil ve önemli olmayan aktiviteleri
vurgulayın. Bu aktivitelerin içinden üstünü
çizebileceğiniz aktiviteler var mı?
1.
Takviminizi gözden geçirdikten sonra kendiniz hakkında ne
öğrendiniz?
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
ÇALIŞMALARINIZI PLANLAYIN.....PLANINIZI ÇALIŞTIRIN
Zamanı kontrol edemeyeceğimizi biliyoruz. Hepimizin gün içinde
tam 24 saati var, ne azı, ne de fazlası. Ancak dakikalarımızı,
saatlerimizi, gün ve haftalarımızı oluşturan saatleri
yönetebileceğimizi fark ettiğimizde zaman bir kaynak haline gelir.
Bu önerileri koçunuzla tartışın.
…Sabah rutinim… sabah
erkenden, hiçbir şey
yapmadan önce, dünün
sonuçlarına bakarım,
mesajlarımı kontrol ederim,
geri dönmem gereken
telefonlar varsa onları
ararım ve gün için kendimi
organize ederim.....
İŞİNİZİ PLANLAYIN
Hepimiz az zamanda çok iş yapmak isteriz. Biz buna daha çok
çalışmak değil daha akıllıca çalışmak diyoruz. Akıllıca çalışmak
demek iyi bir planla başlamak demektir... ve bunu şu şekilde
yapabilirsiniz:








Erken plan yapın. İyi bir plan için, araştırma yapmak, planı
geliştirmek ve bunu iletmek zaman alır. Kendinize, ayın başından en az
on gün öncesine zaman tanıyın.
Yöneticinizle konuşun. Yeni ayın amaçlarını belirlemeden önce geçen
ay üzerinde çalıştığınız amaçları tartışın. Tüm amaçlarınıza
ulaşamadıysanız, neden ulaşamadığınızı konuşun. Neyi daha farklı
yapabilirdiniz? Tamamlanmamış projelerin yeni plana nasıl dahil
edileceğine karar verin. Son olarak, yeni amaçlarınız üzerinde tartışın
ve hemfikir olun – planınız bu yeni amaçlarla başlayacaktır.
İnsanlarınızla konuşun. Yöneticinizle yaptığınız konuşmanın aynısını
size bağlı çalışan insanlarla yapın. Onların amaçları üzerinde tartışın
ve anlaşmaya varın. Amaçları düzenli tutmanız , doğru amaç ve
aktiviteler üzerinde çalışmanız amaçlarınızı başarmanızda büyük rol
oynayacaktır.
Rutin aktiviteleri sıralayın. Bazı işlerin her ay yapılması gerekir....
bunları planınıza yerleştirin.
Öncelik sırasına koyun. Bazen herşeyi başarmanız imkansızdır.
Mutlak surette yapılması gereken işlere ve yapılırsa iyi olur dediğiniz
işlere karar verin. Planınızı buna göre düzenleyin.
Planınızı kayıt altına alın ve plana bağlı kalın. Amaçlarınızı
belgeleyin ve sonrada aktivitelerinizi planlayın. Planınızı başarmak
için programınızda gerçekten yeterli zamanınız var mı?
Planınızı yöneticinize ve birlikte çalışatığınız insanlara iletin. İyi
düşünülmüş bir planınız olduğunu bildiklerinde, insanların sizi sekteye
uğratmaya olasılığı düşüktür.
Size bağlı çalışan insanların kendi planlarını size
iletmelerini sağlayın. Bu planlar, üzerinde hemfikir olduğunuz
amaçların başarılmasını sağlayabilecek mi?
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
PLANINIZI UYGULAYIN
İyi bir planınız var, şimdi bunu uygulamaya koyun. Unutmayın:





Sürekli olarak iş hedeflerinize bakın.
Her gün “yapılacaklar listesi” kullanın. Her gün için amaç ve
öncelikler belirleyin. Önemli işlere öncelik verin.
Sürekli olarak kendinize.... “Zamanımı en iyi şekilde kullanıyor
muyum? ” diye sorun. Amaçlarınıza ulaşmanızı engelleyecek,
işinizi bölen veya dikkatinizi dağıtan şeyler üzerinde zaman
harcamayın.
Size bağlı çalışan insanları takip edin. Zamanlarını etkin bir şekilde
kullanmalarına yardımcı olun.
“Hayır” demekten korkmayın. Hepimiz bizi planımızdan
uzaklaştırabilecek taleplerle karşılaşabiliyoruz. Bazen hayır demekte
sakınca yoktur. Sadece güzel bir şekilde söylenmelidir. Unutmayın,
zaman sınırlı bir kaynaktır.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
AKTİVİTE
ÇALIŞMANIZI PLANLAYIN…PLANI UYGULAYIN
Aşağıdaki yazıda belirtilen önerileri gözden geçirin. Yeni
sorumluluklarınızı düşünün. Daha etkin ve verimli olmanıza
yardımcı olması açısından, en iyi uygulamaları alıp yeni rolünüzde
nasıl kullanabilirsiniz? Bu önerileri uygulayabilme yollarını
yazın.
Yanıtlarınızı koçunuzla tartışın.
İŞİNİZİ PLANLAYIN
(AMAÇLARIM NELER?)
ZAMANIMI DAHA İYİ PLANLAMAM İÇİN BU ÖNERİLERİ
NASIL KULLANABİLİRİM?
Erken plan yapın
Patronunuzla konuşun
İnsanlarınızla konuşun
Rutin aktiviteleri listeleyin
Öncelik sırasına koyun
Planınızı kağıda yazın ve bağlı kalın
Planınızı yöneticinize ve size bağlı
çalışan insanlara iletin
Size bağlı çalışan insanların
planlarını size iletmelerini
sağlayın.
PLANINIZI ÇALIŞTIRIN
Sürekli iş hedeflerinize bakın.
Günlük yapılacaklar listesi kullanın.
Sürekli olarak kendinize… Zamanımı
en iyi şekilde kullanıyor muyum diye
sorun.
Size bağlı çalışan insanları takip edin.
Hayır demekten korkmayın.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
Verimli ve etkin olmanızı engelleyen bir takım baskılardan, öncelikler ve
streslerden oluşmuş, halihazırda yerleşik alışkanlıklarınız bulunmaktadır.
Şimdi, yeni rolünüze girerken bazı değişikliklerde bulunmayı düşünmenizin
tam zamanı. Birazdan, mevcut aktivitelerinize bakmanıza yardımcı olacak
bir çalışma yapacaksınız ve etkinliğinizi neyin artırdığını veya azaltığını
değerlendireceksiniz.
AKTİVİTE
DAHA ÇOK, DAHA AZ AKTİVİTESİ
Not: Tüm görevlerinizi
tamamlamakta
zorlandığınızı fark
ettiğinizde bu aktiviteyi
tekrarlamanız faydalı
olacaktır.
Kutuya çek işareti () koyarak bu adımı tamamladığınızı gösterin.
1. Aktiviteleri sıralayın. Çalışma haftanızı oluşturan
aktivitleri sıralayın (örneğin, maillerinizi kontrol etmek)
2. Mevcut zaman. Her aktivite için her hafta yaklaşık ne kadar
zaman gerektiğini hesaplayın. Mevcut zaman sütünuna bu
saatleri kayıt edin (örneğin, mailler için günde 1 saat
geçiriyorsanız, mevcut sütununa beş iş günü için 5 saat yazın.)
3. Toplam hafta. Çalışma haftanızı toplayın. Not: Bu toplamı
gözden geçirin ve gerçekten çalıştığınız saatleri yansıtığını
doğrulayın.
4. Daha çok zaman geçirin/daha az zaman geçirin. Başarınız
için nelerin gerçekten önemli olduğunu ve nelerin boşa
zaman kaybı olduğunu düşünün. Hangi aktiviteler sizin daha
çok zamanınızı hak ediyor? Zaman yatırımınızı nerede
azaltabilirsiniz? Uygun sütuna çek işareti () koyun ( örneğin,
maillerle daha az zaman geçirmeyi ve takım toplantılarında
daha çok zaman geçirmeyi düşünebilirsiniz).
5. “Düzeltilmiş” yeni bir zaman planı oluşturun. Her
aktivite için saatleri ayarlayın ve haftalık saatleri toplayın.
6. Koç değerlendirmesi. Yeni zaman planınızı koçunuzla gözden
geçirin. Zamanınızı nasıl geçireceğinize dair planınızda
yapacağınız değişikliklerin hedefleri başarmanıza yardımcı
olacağı konusunda koçunuzdan onay alın.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
AKTİVİTE
MEVCUT
Mailler
Yönetici ile toplantı/ telefon görüşmeleri
Eğitimim ve kişisel gelişimim
Restoran Müdürleriyle telefon görüşmeleri
Raporlar hazırlamak
Restoran aciliyetleri
Restoran ziyaretleri
Takım toplantıları
Restoran müdürlerinin eğitimi/gelişimi
Restoranlar arası ulaşım
Genel telefon konuşmaları
Plan yapmak ve dosyalarımı organize etmek
Sesli mesaj
Diğer
Diğer
Diğer
Diğer
TOPLAM
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
DAHA ÇOK
DAHA AZ
ZAMAN
GEÇİR
ZAMAN
GEÇİR
YENİ ZAMAN
PLANI
AKTİVİTE
ÇABALARINIZI ODAKLAMA AKTİVİTESİ
İpucu:Aşağıdaki
kutucuklara bölge
restoranlarıyla ilgili
istatistiki bilgileri
yazmak isteyebilirsiniz.
1. Adım:
Bölgenizdeki her restoranın bugünkü durumu hakkında bilgi
toplayın.
1. Tablodaki her bir alanda, restoranlarınızdan hangisi en
büyük fırsat alanınız? (örneğin, gelişmelerin en çok
nerede olumlu değişimle sonuçlanacağını düşünüyorsunuz).
Kutuya () işareti koyun.
2. Değerlendirmenizin sonuçlarını gözden geçirin. Bölgenizde
ortak fırsatlar mevcut mu? En büyük fırsat alanı olarak
gördüğünüz kutuya () işareti koyun.
3. Koçunuzla değerlendirmenizi tartışın. Zamanınızı yeniden
nasıl odaklayabilirsiniz?
EN BÜYÜK FIRSAT
RESTORAN
İNSAN
2.Adım: BÖLGE
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
KST
SATIŞ
KAR
Restoran Müdürüyle en büyük fırsat alanları üzerinde çalışmak
üzere zamanınızı nasıl odaklayabilirsiniz (veya yeniden
odaklanabilirsiniz) ?
Zamanınızı daha iyi kullanmak açısından bölgenizde hangi
alanlar üzerinde odaklanabilirsiniz?
Koçun aşağıda ayrılan kısma
yorumlarını yazmasını isteyin.
Koç için yönlendirmeler: Yeni Operasyon Danışmanı ile şu an
yaptığınız görüşmeden edindiğiniz ana noktaları (sizin bakış
açınızla) özetleyiniz. Özetlediğiniz ana noktalar bir yönlendirme
öneri, koçluk ve tavsiye içermelidir. Böylelikle, Operasyon
Danışmanı verdiğiniz bilgilerden yararlanarak başarılarının
gelecekte devam etmesini sağlayabilir.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
PLANLAMA TAKVİMİ:
Sonunu düşünerek işe başla..
Ayın sonunda, başarı nasıl
gözükecek? Başarılı
olduğumdan emin olmak
için zamanımı nasıl
planlayabilirim?
Aktivitelerinizi planlamak için kağıt takvim, bilgisayar veya başka
bir araç kullanabilirsiniz. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, süreç
ve alışkanlıklar hep aynı kalacaktır. Aşağıda aylık planınızı
oluştururken önerilen bazı adımlar göreceksiniz:





Keşke o zamanlar......
bazı taleplere “hayır”
demeyi ve önemli ile acil
arasındaki farkı
bilebilseydim.
Amaçlar. Aylık İnsan, KST, Kar ve Satış amaçlarınızı görebileceğiniz,
kolayca hatırlayabileceğiniz bir yere kayıt edin. Amaçlarınızı yazın!
Elde Edilen Başarılar. Yöneticinizle ve çalışanlarınızla paylaşmak
üzere geçen ayın amaçlarından ulaştığınız başarıları ayrı bir sayfaya
kayıt edin.
Rutinler. Günlük, haftalık ve aylık rutin aktivitelerinizi çalışma
takviminizdeki belirgin günlere transfer edin.
Haftalık Aktiviteler. Restoranınızda gelişen hareket planlarına destek
veren ve içinde rol aldığınız aktiviteleri ele alan bir Haftalık Aktivite
listesi oluşturun. Belirli günlere bu aktivitelerle ilgili görevleri kayıt
edin ve ne yapacağınızı belirtin – koçluk yapma, takipte bulunma vs.
Kişisel gelişim. O ay için belirlemiş olduğunuz amaçlara bağlı olarak
gelişen hareket planınızı oluşturun.
YARARLI İPUÇLARI






Aylık özel - Restoran Yönetim Aktivitelerini veya – Orta Kademe
Yönetim Aktivitelerini – belirlemek için kontrol listesi kullanın.
Seçilen aktiviteleri özel günlere kayıt edin (örneğin ; Kasım ayı tatilsonrası saatler).
Kağıt işleri, telefon görüşmeleri ve mailler gibi idari işlere bakmak için
zamanınızı programlayın.
Günün her dakikasını programa koymayın. Ay içinde planlamadığınız
aktivitelere vakit bırakabilmek için birkaç zaman dilimini ayırıp, bunları
esnek zaman olarak takviminize planlayın. Her ay bir tam günü veya
birkaç yarım günü Esnek Zaman altında planlamak isteyebilirsiniz.
Sizin için önemli olan diğer aktiviteleri de haftalık planınıza
programlayın (örneğin, egzersiz veya sosyal aktiviteler gibi). Her
hafta özel hayatınızdaki Rol ve Hedeflerinizi sıralayın. Kişisel
aktivitelerinizi belirgin günlere kayıt edin.
Ay sonunda tamamladığınız amaçları Amaçlar ve Başarılanlar olarak
kayıt edin. Bunları koçunuzla paylaşın.
Her restoran Müdürüyle Değerlendirme/ÖnDeğerlendirme seansları
yapın. Mevcut hedef ve amaçlarınızı tartışın. Çalışma takvimlerinize
bakın. Son 30 günde nelerin tamamlandığını gözden geçirin. Gelecek
30 gün için hazırladığınız planın ön değerlendirmesini yapın. Bu plan
hedeflerinize ulaşmanızı sağlayacak mı?
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011
AKTİVİTE
ZAMAN YÖNETİMİ: KOÇUNUZLA AKTİVİTELERİ TARTIŞMAK
1. Bölüm: Gözden geçirmek.
Zaman yönetimi üzerinde bazı çalışmaları tamamladınız.
Koçunuzla birlikte çalışma kağıtlarını ve takip sorularını tartışın.
Zamanınızı daha iyi yönetebilmeniz için koçunuzdan önerilerde
bulunmasını ve yararlı ipuçları vermesini isteyin. Aktiviteyi
tartıştıktan sonra kutuya ()işareti koyun.
 Acil Değil, Ancak Önemli bir Aktivite.
 Çalışmanızı Planlayın… Planı Uygulayın
 Daha Çok, Daha Az Aktivitesi.
 Çabalarınızı Odaklama Aktivitesi.
2. Bölüm: Takvimi Gözden Geçirmek
Koçunuzla birlikte gelecek ayın takvimini gözden geçirin.
 Planınız belirgin mi?
 Hedeflerinizi başarmanıza yardımcı olur mu?
 Ulaşılabilir mi?
 Gerçekçi mi?
3. Bölüm: Senaryo
Yeni çalışma arkadaşlarınıza ve her bir restoranınıza kendinizi
tanıtmak üzere yoğunlaştınız. Hangi restoranlarınızın yüksek veya
düşük öncelikli olduğunu belirlediniz.
Restoranlarınızdan biri (zayıf perfomans gösteren, düşük hacimli bir
restoran) sizden planladığınızdan daha fazla zaman talep ediyor.
Daha iyi olan restoranlarınızda daha az zaman geçirip bu restoranın
talep ettiği ilgiyi gösterir misiniz yoksa planınıza sadık mı kalırsınız?
Bu senaryoyu koçunuzla tartışın.
Version 2: NCDP
Franklin Covey Pre-Work: Time Management_2
Date Published: July 13, 2011